Hankkeesta yritykseksi
Huom! Oheinen materiaali on hankkeen alkuvuosilta 2012−2016, eikä materiaalia ole päivitetty vuoden 2018 jälkeen, joten se on joltain osin jo vanhentunutta.
Suunnitteluvaihe 2012-2013
Esisuunnitteluvaiheessa luotiin perusta hankkeelle ja määriteltiin hankkeen alustavat tavoitteet, sovittiin hankkeen kumppanuuksista, organisoinnista ja hallintakäytännöistä.
Suunnitteluvaiheen alussa täsmennettiin hankkeen tavoitteet, aikataulut ja resurssit. Lisäksi suunniteltiin ja valmistauduttiin hankkeen toteutukseen yksityiskohtaisesti. Vaiheessa valmisteltiin myös neuvotteluissa tarvittavat materiaalit, sovittiin yhteisesti kehitettävät prosessit ja järjestelmän mahdollistama tuki niille. Lisäksi suunniteltiin ja sovittiin järjestelmän käyttöönottoaikataulu.
Suunnitteluvaiheessa tehtiin myös useita selvityksiä, analyysejä sekä tapaamisia ja vierailuja niin sosiaali- kuin terveydenhuollon organisaatioihin:
markkinatilanteen tarkempi selvitys
lähialueet selvitys (Viro, Ruotsi, Norja, Tanska)
KLAS- ja Gartner-analyysit
kohdevierailut (Viro, Tanska, Espanja, Saksa, USA)
kongressit ja toimittajatapaamiset (HIMMS ja WOHIT)
muut vertailuhankkeet kaikkialla länsimaissa (mm. NHS:n viimeaikaiset suuret kilpailutukset, esimerkiksi NHS Skotlanti)
Open source EMR tarjonta
kaksi ilmoitusta teknisestä vuoropuhelusta eri painotuksilla (yli 30 kiinnostunutta)
Päätöksenteko
Apotti-hanketta varten perustettiin yhteistyösopimuksella kuntien (Helsinki, Vantaa, Kirkkonummi ja Kauniainen), HUS:n ja KL-Kuntahankinnat Oy:n hankintarengas. Kunnat, HUS ja KL-Kuntahankinnat Oy tekivät päätöksen neuvotteluihin otettavista tarjoajista, mahdollisista välikarsinnoista ja lopuksi vielä itse hankinnasta.
Hankintasopimuksen mukaisesti myös muut HUS-alueen kunnat voivat liittyä hankkeeseen. Jokainen hankintarenkaan jäsenkunta sekä HUS päättävät hankinnasta omalta osaltaan.
Asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelua hallinnoidaan, hyödynnetään ja kehitetään keskitetysti yhdessä sovittujen tavoitteiden mukaisesti. Apotin toteutuksen suunnittelussa on kiinnitetty huomiota siihen, miten kuntalaisten ja kuntapäättäjien on mahdollista saada tietoa hankkeen etenemisestä.
Apotin päätöksentekotasot
Strategisen tason ohjaus tapahtuu hankeohjausryhmässä, jossa kuntalaisia edustavat sote- ja ict-asioista vastaavat johtajat. Oy Apotti Ab:n hallituksessa ovat edustettuna omistaja-/tilaajakuntien ylimmän johdon edustajat. Apotin käytännön johtamisesta vastaa hankejohtoryhmä, joka on myös yhtiön johtoryhmä ja näin sitoo hallituksen ja omistajaohjauksen arjen toimintaan. Kuntien ja HUS:in Apottiin liittyvät päätöksentekoaineistot löytyvät organisaatioiden päätöksentekosivuilta alla olevien linkkien kautta:
Helsinki
Kirkkonummi
HUS
Vantaa
Kauniainen
KL-Kuntahankinnat Oy
Hankintapäätöksen taustaa ja perusteluja
Taustamateriaalia asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintapäätöksestä
(Materiaali julkistettu 17.8.2015)
Esitys hankintapäätöksestä
Taustamateriaalia kuntien ja HUS:in hankintailmoitusta koskevaa päätöskierrosta varten
(Materiaali julkistettu 24.5.2013)
Osallistumishakemuksen esitysteksti
Esitystekstin liitteet:
Liite 1 Osallistumispyyntö
Liite 2 Hankintailmoitus
Liite 3 Hankintayhteistyösopimus
Liite 4 Hankesuunnitelma
Liite 5 Riskianalyysi 5/2013
Liite 6 Yhteenveto kustannushyötylaskelmasta 6/2013
Teknisten vuoropuheluiden materiaalit
Apotti-hankkeen tekninen vuoropuhelu toteutettiin kahdessa vaiheessa 2013. Ensimmäisen vaiheen vuoropuhelun tarkoituksena oli kerätä tietoa markkinoilla olevista asiakas- ja potilastietojärjestelmien toimittajista ja heidän ratkaisuistaan. Tavoitteena oli myös käydä keskustelua hankittavan asiakas- ja potilastietojärjestelmän toiminnallisista ja teknisistä vaatimuksista sekä hankintaan liittyvistä yksityiskohdista potentiaalisten tarjoajien kanssa .Vuoropuheluun ilmoittautui 29 yritystä, joista 15 toimitti vastauksensa määräaikaan 12.5.2013 klo 12.00 mennessä.
Toisessa vaiheessa toimittajilta pyydettiin kommentteja hankinta-asiakirjojen selkeydestä ja osallistumishakemusvaiheen aikataulusta. Kommentteja hyödynnettiin asiakirjojen viimeistelyssä.
Vaihe 1, huhti–toukokuu 2013
Apotti-hankkeen lyhyt kuvaus
KA-periaatteet
Tietopyyntö
Sosiaalihuollon palveluluokittelu
Terveydenhuollon palveluluokittelu
Vaihe 2, kesäkuu 2013
Alustavat osallistumishakemusvaiheen hankinta-asiakirjat:
Osallistumispyyntö, luonnos
Liite 1 Alustava toiminnallisuuksien ja arkkitehtuurin kuvaus, luonnos
Liite 2 Ehdokkaan referenssit, luonnos
Hankintapäätöksen selvitykset
Helsingin lautakunnille tehdyt selvitykset
Selvitys Apotti-järjestelmähankinnan vaihtoehtojen kustannusvaikutuksista ja riskeistä (Deloitte 30.10.2012)
Hanketoimiston selvityksiä: Järjestelmien hankintavaihtoehtojen analyysiä (7.11.2012)
Hankintavaihe 2013–2016
Uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta käynnistyi syksyllä 2013. Silloin pääkaupunkiseudun kunnat (Helsinki, Kauniainen, Kirkkonummi, Vantaa) ja HUS muodostivat hankintarenkaan, jossa yhtenä sopijapuolena on KL-Kuntahankinnat Oy. Tuusula liittyi puitejärjestelyyn ja tuli Oy Apotti Ab:n osakkaaksi syksyllä 2017. Kerava liittyi osakkaaksi 1.1.2019.
Asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintamenettely alkoi 30.8.2013, kun pyyntö osallistumishakemusten jättämiseen julkaistiin. Kukin hankintarenkaan jäsen on oma hankintayksikkönsä. Jokainen hankintayksikkö on tehnyt erikseen päätöksensä osallistumisestaan hankintaan.
Kunnat, HUS ja KL-Kuntahankinnat Oy tekevät myös päätöksen neuvotteluihin otettavista tarjoajista, mahdollisista välikarsinnoista, ja lopuksi vielä itse hankinnasta.
Hankinnan aikaiset kustannukset jaetaan siten, että HUS maksaa puolet ja kunnat toiset puolet väkilukujensa suhteessa. Toteutus- ja käyttöönotto koko alueelle maksetaan Oy Apotti Ab:n omistusten mukaisessa suhteessa (HUS 44,0 %, Helsinki 36,3 %, Vantaa 12,4 %, Kirkkonummi 2,4 %, Tuusula 2,3 %, Kerava 2,1 % ja Kauniainen 0,5 %).
Hankintamenettelyn eteneminen 2013–2016
Syksyllä 2013 hankinnan käynnistyessä laadittiin yhdessä mukana olevien kuntien ja HUS:n yhteinen hankintastrategia, jossa määriteltiin, miten hankinta tehdään ja millaisia asioita uudelta ratkaisulta haettiin.
Apotin hankintastrategiset linjaukset:
- asiakas- ja potilastietojärjestelmä koostuu ydinjärjestelmäkokonaisuudesta sekä sitä täydentävistä erityisjärjestelmistä, jotka integroidaan yhtenäiseksi kokonaisuudeksi tietojen yhteiskäyttö ja avoimet rajapinnat varmistaen
- hankinta toteutetaan järjestelmähankintana ja erillisenä käyttöpalveluhankintana
järjestelmähankinnassa haetaan päävastuullista toimittajaa tai toimittajayhteenliittymää, joka vastaa mahdollisimman laajasta, yhtenäisestä järjestelmäkokonaisuudesta ja siihen liittyvistä järjestelmäpalveluista - järjestelmäkokonaisuus muodostuu markkinoilla olevista alan kehittyneistä tuotteista, jotka ovat joustavasti muokattavissa
- järjestelmäkokonaisuutta voidaan täydentää tarvittaessa erillishankinnoilla ja sillä voi olla useita toimittajia
- järjestelmähankinta toteutetaan neuvottelumenettelyllä
hankittavien järjestelmien ja palveluiden hallinta toteutetaan keskitetysti.
Hankinta tehtiin neuvottelumenettelyllä. Ensimmäisessä vaiheessa toimittajat jättivät osallistumishakemuksensa määräaikaan 4.11.2013 mennessä. Hankinta toteutettiin päätettyjen strategisten linjausten mukaisesti. Toimittajaksi valikoitui taho, joka täytti parhaiten strategiassa määritellyt kriteerit.
Hankintamenettelyn viimeisessä vaiheessa jäljellä olivat tarjoajat CGI Suomi Oy ja Epic Systems Corporation. Ohjausryhmän päätösehdotus oli 17.8.2015, että hankkeen järjestelmätoimittajaksi valitaan Epic Systems Corporation. Ohjausryhmän päätösehdotus hyväksyttiin hankintarenkaassa syksyllä 2015.
Päätösehdotus perustui pisteytykseen, määräytyi ratkaisujen laadullisten ominaisuuksien sekä hinnan perusteella. Laadullisia ominaisuuksia olivat ratkaisun käytettävyys, toiminnallisuus, laajuus, avoimuus ja ylläpidettävyys sekä tarjoajan käyttöönottokyky. Valinnassa laatukriteereillä oli 60 prosentin ja vertailuhinnalla 40 prosentin painoarvo. Päätöksentekoon liittyvät perustelumuistiot löytyvät Päätöksenteko-sivuilta.
CGI Suomi Oy valitti tehdyistä hankintapäätöksistä markkinaoikeuteen 5.11.2015. Apotti-hanke ei saanut markkinaoikeudelta hakemaansa täytäntöönpanolupaa toimittajan tekemän valituksen käsittelyaikana. Markkinaoikeus hylkäsi CGI Suomen valituksen 21.3.2016, jonka jälkeen Apotti pääsi jatkamaan seuraavaan vaiheeseen, jossa ensin tehtiin lopullinen hankintasopimus Epicin kanssa ja sen jälkeen edettiin nopeasti toteutus- ja käyttöönottovaiheeseen.
Käyttöpalveluiden kilpailutus
Järjestelmän käyttämiseksi tarvittavien käyttöpalveluiden, kuten konesalipalveluiden, kilpailutus käynnistyi 28.8.2015. Kilpailutukseen saapui määräaikaan 16.10.2015 mennessä seitsemän osallistumishakemusta.
Hankintayksikkö valitsi osallistumishakemusten perusteella neuvotteluihin kolme toimittajaa: Capgemini Finland Oy:n, Fujitsu Finland Oy:n ja Hewlett-Packard Oy:n. Näistä käyttöpalveluiden toimittajaksi valittiin Fujitsu Finland Oy.
Hankinta
Päätöksenteon taustamateriaalit
Virallinen tarjouspyyntömateriaali 24.4. 2015 (lukuun ottamatta salassapidettäviä liitteitä 22 ja 44, JulkL 24 § 1 mom 7)
Liite 1. Tarjouspyyntö
Liite 2. Selvitys F Hinnoittelulomake
Liite 3. Selvitys D Toimittajan resurssit ja osaaminen
Liite 4. 5 Vertailuperusteet
Liite 5. 5.1 Toteutus- ja käyttöönottosuunnitelman riskit
Liite 6. 5.2 AAP-arvioinnin kuvaus ja toteutussuunnitelma
Liite 7. 5.3 Järjestelmän ylläpidettävyyden arviointi
Liite 8.1 Hankintasopimus
Liite 8.2 Toimitussopimus
Liite 8.3 Palvelusopimus
Liite 9. A Määritelmät
Liite 10. C1 Lisenssit(päädokumentti)
Liite 11. D1 Hallintamalli
Liite 12. E Salassapito- ja tietoturvasitoumus
Liite 13. H Projektimenetelmät (käyttäjälähtöisyys, testaus, versiohallinta, konfiguraationhallinta)
Liite 14. I Järjestelmätoimittajan soveltuvuusvaatimukset
Liite 15. J Järjestelmätoimittajan ja 3. osapuolen salassapitosopimus (NDA)
Liite 16. Selvitys A Ratkaisukuvauksen sisällysluettelo
Liite 17. L Teknisten ympäristöjen kuvaus
Liite 18. M AAP-arvioinnin dokumentit
Liite 19. N Kielivaatimukset
Liite 20. TS2.1 Toteutus- ja Käyttöönottoprojektien kuvaus
Liite 21. TS2.2 Toteutusprojektin ja hankintarenkaan käyttöönottoprojektien lopputulokset
Liite 23. TS2.4 Migraatiovaatimukset
Liite 24. TS2.5 Konversiosuunnitelma
Liite 25. TS2.6 Konversiovaatimukset
Liite 26. TS2.7 Koulutus
Liite 27. TS2.8 Toteutus- ja käyttöönottoprojektien suunnitelma
Liite 28. TS2.9 Maksupostien aikataulu
Liite 29. TS2.10 Resurssisuunnittelma
Liite 30. TS4 Tuotevertailujen dokumentit
Liite 31. PS 2.1 Palvelukuvaus
Liite 32. B1 Järjestelmän vaatimusmäärittely (päädokumentti)
Liite 33. B2 Toimintaympäristön volyymitiedot
Liite 34. B3 Toiminnallisuuskartta
Liite 35. B4 Toiminnalliset vaatimukset
Liite 36. B5 Terveydenhuollon palvelumatriisi
Liite 37. B6 Sosiaalihuollon palvelumatriisi ja kuvaukset
Liite 37. B6.1-6.23
Liite 38. B7 Käyttötapaukset
Liite 39.-40. B8 Ei toiminnalliset vaatimukset (yhdistetty Käytettävyys)
Liite 41. B9 Tietoturvallisuus
Liite 42. B10 Tietosuoja
Liite 43. B11 Arkkitehtuurivaatimukset
Liite 45. B13 Apotti Avoin Palvelurajapinta
Liite 46. B14 Apotti Avointen Rajapintojen vaatimukset
Liite 47. B15 Integraatiot lääkintälaitteisiin
Liite 48. B16 Sanasto
Liite 49. B17 Koodistot
Hankintamenettelydokumentit 16.9.2015
Apotti Käyttöpalveluiden hankinta, Osallistumispyyntö, korjausilmoitus
Apotti Käyttöpalveluiden hankinta, Osallistumispyyntö, korjausilmoitus
Liite 1 Apotti Käyttöpalveluiden hankinta, Osallistumispyyntö, korjausilmoitus
Liite 2 Apotti Käyttöpalveluiden hankinta, Osallistumispyyntö, korjausilmoitus
Liite 3 Apotti Käyttöpalveluiden hankinta, Osallistumispyyntö, korjausilmoitus
Liite 4 Apotti Käyttöpalveluiden hankinta, Osallistumispyyntö, korjausilmoitus
Liite 5 Apotti Käyttöpalveluiden hankinta, Osallistumispyyntö, korjausilmoitus
Vastaukset osallistumispyyntöön liittyviin kysymyksiin
Vastaukset osallistumispyyntöön liittyviin kysymyksiin 6.10.2015
Hankinnan välipäätös
Apotin Käyttöpalveluiden hankinnan välipäätös 26.10.2015
Hankintamenettelydokumentit 28.8.2015
Apotti Käyttöpalveluiden hankinta, Osallistumispyyntö
Liite 1 Apotti Käyttöpalveluiden hankinta, Osallistumispyyntö
Liite 2 Apotti Käyttöpalveluiden hankinta, Osallistumispyyntö
Liite 3 Apotti Käyttöpalveluiden hankinta, Osallistumispyyntö
Liite 4 Apotti Käyttöpalveluiden hankinta, Osallistumispyyntö
Liite 5 Apotti Käyttöpalveluiden hankinta, Osallistumispyyntö
Vastauksia tarjoajien osallistumispyyntöön liittyviin kysymyksiin
Vastaukset tarjoajien kysymyksiin
Hankintamenettelydokumentit 30.8.2013
Pyyntö osallistumishakemusten jättämiseen
Liite 1 Alustava toiminnallisuuksien ja arkkitehtuurin kuvaus
Liite 3 Ehdokkaan asiantuntijat
Liite 5 Listaus soveltuvuusvaatimuksista
Oy Apotti Ab: Asiantuntijapalvelut – Puitejärjestely 17.10.2016
Tarjouspyynnöstä esitetyt kysymykset
Liite 3 Hinta- ja laatulomake
Verkko-oppimisympäristö
Tietopyyntö: verkko-oppimisymparistö ja koulutusten hallinta
Sähköisen oppimisympäristön palvelut
Tarjouspyyntö: Sähköisen oppimisympäristön palvelut
Liite 2 Palvelun kuvaus, vaatimukset ja palvelutasot
Liite 3 Toiminnalliset ja ei-toiminnalliset vaatimukset
Liite 4 Toimitusprojektin kuvaus
Liite 5 Järjestelmätoimittajan salassapitosopimus
Sähköisen oppimisympäristön palvelut tarjouspyyntö – kysymykset ja vastaukset
Ulkoinen päätöksenteon tuki
Päätös suorahankinnasta: Asiakas- ja potilastietojärjestelmän ulkoinen päätöksentuki
Tietopyyntö: Asiakas- ja potilastietojärjestelmän ulkoinen päätöksenteon tuki
SMS Gateway –hankintamateriaali
SMS Gateway Liite 1 ESPD-lomake
SMS Gateway Liite 2 Referenssilomake
SMS Gateway Liite 3 Hinnoittelulomake
SMS Gateway Liite 4 Sopimusluonnos
SMS Gateway Liite 5 Palvelukuvaus, vaatimukset ja palvelutasot
SMS Gateway Liite 6 Tietoturva
Tarjouspyyntöön esitetyt kysymykset ja vastaukset
Tarjouspyyntöön esitetyt kysymykset ja vastaukset
eKirje –palvelun hankintamateriaali
Hankintaan tehty korjausilmoitus 22.6.2017
Tarjouspyyntöön esitetyt kysymykset ja vastaukset
eKirje Tarjouspyyntö KORJAUSILMOITUS
eKirje Liite 3 Hinnoittelulomake KORJAUSILMOITUS
eKirje Liite 4 Sopimusluonnos KORJAUSILMOITUS
eKirje Liite 6 Tietoturva KORJAUSILMOITUS
—————–
eKirje Liite 2 Referenssilomake
eKirje Liite 3 Hinnoittelulomake
eKirje Liite 5 Palvelukuvaus, vaatimukset ja palvelutasot
eKirje Liite 7 JIT 2015 – Palvelut v2.0
eKirje Liite 8 JIT 2015 – Yleiset ehdot v2.3
Määrittelyvaihe 2013–2019
Hankkeen perusteellisen vaatimusmäärittelyvaiheen aikana luotiin hankkeen toiminnallisuuskartta ja ensimmäinen vaatimusmäärittelyversio, joka sisälsi toiminnalliset vaatimukset, mukautettavuus- ja käytettävyysvaatimukset – yhteensä yli 6000 vaatimusriviä.
Toiminnalliset vaatimukset kerättiin pääosin laaja-alaisissa terveyden- ja sosiaalihuollon työpajoissa, joita pidettiin yli sata kappaletta. Niihin osallistui yli 200 ammattihenkilöä. Lisäksi luotiin tuotevertailuja varten yli 600 sivua käyttäjätarinoita ja selvitettiin esimerkiksi säädöksiin liittyviä vaatimuksia, kansallisia vaatimuksia sekä sosiaali- ja terveydenhuollon integrointiin liittyviä tekijöitä.
Määrittelytyön kuluessa päätettiin toiminnan muutoksen periaatteiksi:
- Asiakaslähtöinen toiminta
- Yhtenäiset toimintatavat
- Kustannustehokas ja laadukas toiminta
- Tiedolla johtaminen ja tiedon hyödyntäminen
- Tyytyväiset käyttäjät
- Uudet innovatiiviset toimintatavat
Määrittelytyön lisäksi hankintavaiheen laajoihin tuotevertailuihin ja testaamiseen osallistui noin 250 Apotin jäsenorganisaatioiden sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaista ja muuta asiantuntijaa. Osallistujia oli muun muassa seuraavista ammattiryhmistä: hoitajat, lääkärit, johdon ja hallinnon edustajat, sosiaaliohjaajat, sosiaalityöntekijät ja tietohallinnon edustajat.
Syksyn 2016 aikana järjestettiin Linjaustilaisuuksia, joihin kutsuttiin tuhansia sote-ammattilaisia tekemään linjauksia siitä, miten sosiaali- ja terveydenhuollon työnkulut mukautetaan Apotti-järjestelmään. Muokkausta vaativat työnkulut tuotiin saadun palautteen perusteella uudestaan näytille vuoden 2017 aikana, jolloin ne tarkastettiin ja varmistettiin, että ne ovat soveltuvia hankeorganisaatioiden ympäristöissä käytettäviksi.
Linjaustilaisuuksien valmistelutyön tehneet, HUSista ja kunnista Apotti-asiantuntijoiksi valitut sote-ammattilaiset jatkavat tiivistä yhteistyötä eri alojen asiantuntijoiden kanssa koko hankkeen ajan.
Järjestelmän sisältöjen muokkausta tehdään lähes käyttöönottohetkeen saakka työpajoissa, joista jokaisessa on mukana useampien erikoisalojen ja ammattiryhmien edustajia kunnista ja HUS:sta sekä Apotin henkilökuntaa. Niin sote-asiantuntijoiden kuin teknologiaosaajien näkemykset kohtaavat.
Toteutusvaihe 2016–2020
Toteutuksen keskeisimpiä tehtäviä ovat:
- valmisjärjestelmän mukautus asiakkaiden tarpeisiin (esimerkiksi satoja työnkulkuja, määräyspaketteja ja hoitosuosituksia)
- lukuisten järjestelmäintegraatioiden toteuttaminen kansallisiin, alueellisiin ja asiakaskohtaisiin järjestelmiin
- teknisten ympäristöjen toteuttaminen
- käännöstyön ja terminologian validointi
- testaukset
- järjestelmän ylläpito- ja tukiorganisaation suunnittelu ja käynnistys
- Testausvaihe päättyy hyväksymistestauksiin
Hyväksymistestauksissa valmista järjestelmää testaavat hankeorganisaatioiden edustajat, jotka hyväksyvät Apotti-järjestelmän toiminnallisuudet testien perusteella. Apotin pohjana on Epic-valmisjärjestelmä, mutta sen toiminnallisuudet on rakennettu yhdessä tuhansien sote-ammattilaisten kanssa. Näin on haluttu varmistaa, että järjestelmä vastaa aidosti käyttäjien tarpeisiin.
Jos järjestelmässä ilmenee hyväksymistestausten aikana vielä kriittisiä virheitä, ne korjataan välittömästi, mutta myös pidemmän tähtäimen parannusehdotukset kerätään Apotin jatkokehitystä varten. Ensimmäisen käyttöönoton jälkeen Apotti-järjestelmän koko potentiaalista on joka tapauksessa käytössä vasta pieni osa. Aitoon käyttäjäpalautteeseen perustuva jatkokehittäminen on aikaisempaan verrattuna huomattavasti helpompaa ja halvempaa, sillä muokkauksia voidaan tehdä itsenäisesti Oy Apotti Ab:ssä ilman järjestelmätoimittajan apua.
Käyttöönottovaihe 2018–2021
Apotti-järjestelmän ensimmäinen käyttöönotto tapahtui 10.11.2018 HUSin Peijaksen sairaalassa. Apotti-järjestelmä on nyt käytössä HUS Peijaksen, Hyvinkään, Länsi-Uudenmaan, Lohjan ja Porvoon sairaanhoitoalueilla ja HYKS-sairaanhoitoalueella Jorvin sairaalassa sekä Naistentautien ja synnytysten ja Psykiatrian tulosyksiköissä.
Vantaalla Apotti-järjestelmää käyttävät vammaispalvelut, päihdepalvelut, asunnottomien asumispalvelut, suun terveydenhuolto, työllisyyspalvelut, maahanmuuttajapalvelujen Uusiniityntien asumisyksikkö ja osa perheoikeudellisista asioista (olosuhdeselvitykset ja tapaamispaikkatoiminta). Apotti-järjestelmä on myös käytössä Vantaalla suurimmassa osassa terveys- ja perhepalveluita sekä vanhuspalveluissa.
Apotin seuraavat käyttöönotot jatkuvat vaiheistetusti HUSissa sekä Helsingissä, Kauniaisissa, Keravalla, Kirkkonummella, ja Tuusulassa vuosien 2020–2021 aikana.
Apotti-järjestelmän toukokuulle 2020 suunniteltua käyttöönottoa HUSissa lykätään korona-viruspandemian vuoksi. HUSin seuraava Apotti-järjestelmän käyttöönotto on 31.10.2020.
Tämän hetkisen tiedon mukaan Helsinki, Kirkkonummi, Kauniainen, Kerava ja Tuusula sekä HUS diagnostiikan kuvantamistoiminnot ottavat Apotti-järjestelmän käyttöön keväällä 2021.
Tämän hetkisen arvion mukaan Apotti-järjestelmällä on käytttöönottojen jälkeen yhteensä noin 50 000 käyttäjää.
Käyttöönottovaiheeseen kuuluu tärkeänä osana käyttäjien koulutus sekä vanhan asiakas- ja potilastiedon siirtäminen Apotti-järjestelmään. Koulutuksessa keskitytään sujuvan käytön oppimisen lisäksi toiminnan muutoksen edellyttämiin järjestelmän käyttötapoihin ja toimintamalleihin. Uusia käyttötapoja ja toimintamalleja ovat esimerkiksi Apotti-järjestelmän rakenteinen kirjaaminen, sähköisen asioinnin toimintamallit ja toiminnan ohjauksen elementit. Niiden toteutumista johdetaan ja seurataan käyttöönoton jälkeen.
Järjestelmän jatkuva kehittäminen, muokkaus ja optimointi jatkuvat käyttöönottojen jälkeen.
