Usein kysyttyä

Oy Apotti Ab on yhtenäisen sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmän toimittaja.

Apotti-hanke on ollut laaja-alainen sosiaali- ja terveydenhuollon muutoshanke, jonka keskeisenä tavoitteena on ollut kehittää kaikkia sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja kokonaisuutena sekä ottaa käyttöön yhtenäinen sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmä, joka mahdollistaa toiminnan ohjauksen ja sitä kautta paremman laadun. Hankevaihe päättyi vuonna 2021 suurten käyttöönottojen jälkeen. Kehitystyö on kuitenkin jatkuvaa. Loppuvuonna 2021 aloitetun Apotti 2.0. -ohjelman tavoitteena on parantaa järjestelmän käytettävyyttä ja käyttäjätyytyväisyyttä. Ohjelma jatkuu kesään 2023 saakka, jonka jälkeen käytettävyyden kehittäminen jatkuu osana Apotin normaalia kehittämistä.

Sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisen tietojärjestelmän rakentaminen on kansainvälisesti ainutlaatuista. Alueellisesti yhtenäisessä sosiaali- ja terveydenhuollon järjestelmässä kuntalaista koskeva tieto on lain sallimissa rajoissa ajantasaisesti käytettävissä hoito- ja palvelutilanteissa. Järjestelmä tukee sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistä kehittämistä ja tiivistää yhteistyötä eri toimijoiden välillä.

Apotti-järjestelmä rikastaa tiedon merkitystä analysoimalla sitä eri työkaluilla. Työkaluja ovat mm. työnkulun ohjaus, määräyspaketit, päätöksentuki, ennusteet ja hälytteet.

Apotissa on sovittu yhteisiä toiminnan muutoksen painopistealueita, kuten prosessien yhtenäistäminen ja toimijoiden välinen yhteistyö. Lisäksi hankevaiheen hyötyarviossa on tunnistettu useita toiminnan kehittämiskohteita, kuten toiminnan yhtenäistäminen ja rakenteinen kirjaaminen, joilla on tärkeä vaikutus toiminnan sujuvuuteen, laatuun sekä suoraan asiakas- ja potilasturvallisuuteen.

Oy Apotti Ab:n asiakas- ja omistajaorganisaatiot ovat HUS-yhtymä ja Helsingin kaupunki sekä Uudenmaan hyvinvointialueet (Vantaa ja Kerava, Länsi-, Itä- ja Keski-Uusimaa).

Apotissa työskentelee muun muassa sosiaali- ja terveydenhuollon sekä ICT-alan ammattilaisia.

Apotti-hankkeen kumppaneina ovat olleet Aalto-yliopisto, Tampereen yliopisto, Kehitysvammaliitto, VTT, STM, THL, Kuntaliitto, Sitra sekä useat suuret sosiaali- ja terveydenhuollon hankkeet Euroopassa ja muualla maailmassa. Apotti toimii yhteistyössä muiden kansallisten hankkeiden kanssa.

HUS-kuntien alueella on ollut käytössä satoja erilaisia tietojärjestelmiä, jotka eivät kommunikoi keskenään. Järjestelmien sirpaleisuus heikentää potilas- ja asiakasturvallisuutta, sillä asiakas- ja potilastiedot eivät ole ammattilaisten käytettävissä hoito- tai palvelutilanteissa. Tietoja ei voida myöskään hyödyntää toiminnan kehittämiseen.

Sekä kustannusten hillitsemisen että palvelun laadun kannalta on välttämätöntä saada tiedot liikkumaan nykyistä paremmin. Lisäksi tarvitaan isoja toimintatapojen muutoksia ja tiedon tehokkaampaa hyödyntämistä, jotka tieto- ja toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa.

Organisaatiosta riippumatta lääkärit, hoitajat ja sosiaalityöntekijät tarvitsevat tietoa potilaiden ja asiakkaiden hyvään hoitoon ja huolenpitoon sekä johtamiseen. Kuntalaiset tarvitsevat helppokäyttöisiä, jatkuvasti kehittyviä sähköisiä palveluja, jotka hyödyntävät sekä valtakunnallisen tason että maakunnan tietovarastoja heidän terveydestään ja hyvinvoinnistaan. Kaiken ympäröivän muutoksen keskellä Apotti kehittää palveluita juuri näihin tarpeisiin.

Apotti-järjestelmän tavoitteena on hoidon laadun sekä asiakas- ja potilasturvallisuuden paraneminen. Kaupunkien ja kuntien on seurattava alueensa väestön hyvinvointia ja terveyttä, järjestämänsä sosiaali- ja terveydenhuollon laatua ja vaikuttavuutta, kustannuksia ja tuottavuutta sekä sitä, miten asiakkaiden palvelujen yhteensovittaminen on toteutunut. Kaikki tämä vaatii tuekseen modernit ja tarkoituksenmukaiset tietojärjestelmät.

Apotti-järjestelmä tukee kaikkia kansainvälisiä asiakas- ja potilastiedon välitysstandardeja, laadunmittausta ja vertaisarviointeja, ja kykenee siten toteuttamaan tavoitteen mukaisen sote-tietointegraation. Apotti-järjestelmä on ainoa näin pitkällä oleva ja aikataulussa toteutuva sote-tietojärjestelmähanke Suomessa. Koska järjestelmä on yhteensopiva valtakunnallisen Kanta-tietovaraston kanssa, liikkuu tieto myös kansallisesti. Yksityinen toimija voi vaihtaa tietoja Apotti-järjestelmän kanssa rajapintojen kautta.

Apotin hankintasopimus mahdollistaa Apotti-järjestelmän käytön ainoastaan Apotin asiakas-ja omistajakunnille ja HUSille. Yksityiset palveluntuottajat, jotka ovat Apotin omistajaorganisaatioiden kanssa sopimussuhteessa, pääsevät näkemään tarvitsemiaan tietoja potilaista ja asiakkaista ja välittämään omiin tapahtumiinsa liittyviä tietoja Apotti-järjestelmään Apotti linkki -palvelun kautta.

Toimintaa voidaan kehittää entistä asiakaslähtöisemmäksi:
Apotti-järjestelmän kautta saadaan konkreettista tietoa hoidon ja palvelun määrästä, laadusta, vaikuttavuudesta ja kustannustehokkuudesta. Järjestelmä tuottaa jatkuvaa dataa siitä, millaisiin tuloksiin erilaiset käytännöt ovat johtaneet. Mittaaminen mahdollistaa jatkuvan oppimisen ja toimintatapojen uudistamisen.

Apotin Maisa-asiakasportaali parantaa myös kuntalaisten tiedonsaantia omista palveluistaan. Kuntalaiset voivat hyödyntää asioinnissaan sähköistä asiakasportaalia ja halutessaan hoitaa asiansa etävastaanotolla.

Sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistyö tiivistyy:
Apotti-järjestelmä on maailman ensimmäinen yhtenäinen sosiaali- ja terveydenhuollon järjestelmä. Sote-ammattilaiset voivat viestitellä toisilleen sähköisesti, ja asiakasta tai potilasta koskevaa tietoa pystytään käyttämään ajantasaisesti hoito- ja palvelutilanteissa lakien ja viranomaismääritysten tietosuojavaatimukset huomioon ottaen.

Tästä hyötyvät erityisesti ne ryhmät, joille suunnatut palvelut limittyvät toisiinsa, muun muassa mielenterveys-, päihde-, vammais- ja vanhuspalvelujen asiakkaat.

Toimintatavat yhtenäistyvät:
Apotti-organisaatioiden yhteisten arviointivälineiden avulla luodaan perusta sille, miten organisaatioissa tehdään hoito- ja palvelupäätöksiä. Yhteisen tieto- ja toiminnanohjausjärjestelmän kautta saavutetaan lukuisia hyötyjä, esimerkiksi hoidon ja palveluiden tasalaatuistuminen, työvoiman liikkuvuuden helpottuminen sekä parantunut asiakas- ja potilasturvallisuus.

Tietoa päästään hyödyntämään tehokkaammin:
Apotti-järjestelmästä saadaan jatkuvasti ajantasaista tietoa toiminnasta ja laadusta, mikä mahdollistaa jatkuvan kehittämisen. Yksittäinenkin käyttäjä voi saada tietoa omien potilaidensa tai asiakkaidensa tilasta suhteessa muihin yksikön ammattilaisiin. Järjestelmän avulla pystytään myös kohdentamaan palveluita niitä eniten tarvitseville.

Asiakas- ja potilastietojen kirjaaminen helpottuu ja tehostuu:
Jatkossa sote-ammattilaisten käytössä on lukuisten eri järjestelmien sijasta yksi, yhtenäinen järjestelmä. Tämän johdosta tietoja ei tarvitse kirjata kuin kerran, ja ne myös löytyvät helpommin. Järjestelmä myös ohjaa ammattilaista. Apotin koontinäytöiltä saa nopeasti käsityksen yksikön, potilaan tai asiakkaan tilanteesta sekä tarvittavista toimenpiteistä.

Sähköisestä asioinnista tulee arkipäivää:
Apotin sähköisen asiakasportaalin, Maisan, kautta kuntalaiset voivat halutessaan kommunikoida tietoturvallisesti sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten kanssa, vaikka kännykällään. Lisäksi portaalin kautta onnistuvat mm. ajanvaraukset, omien potilas- ja asiakastietojen katselu sekä omien tietojen tallentaminen, esim. asiakas- tai hoitosuunnitelman tiedot tai hoitoihin liittyvät mittaustiedot.

KL Kuntahankinnat Oy (nykyään Hansel) kilpailutti asiakas- ja potilastietojärjestelmän (Apotti-järjestelmä) hankintailmoituksen 1.10.2013 osallistumispyynnön mukaisesti. Alkuperäiset tilaajat perustivat keskinäisellä sopimuksellaan Oy Apotti Ab:n. Alkuperäisiä tilaajia olivat HUS, Helsinki, Kauniainen, Kirkkonummi ja Vantaa. Tuusula, Kerava, Inkoo, Loviisa ja Siuntio tulivat mukaan puitejärjestelyyn ja Oy Apotti Ab:n osakkaaksi myöhemmin.

Kuntahankinnat kilpailutti järjestelmähankinnan (Apotti) yhteishankintana seuraaville kunta-asiakkailleen:
Askola, Espoo, Hanko, Hyvinkää, Inkoo, Järvenpää, Karkkila, Kerava, Lapinjärvi, Lohja, Loviisa, Mäntsälä, Nurmijärvi, Pornainen, Porvoo, Raasepori, Sipoo, Siuntio, Tuusula ja Vihti.

Yllämainittu kunta tai mainituista kunnista muodostuva kuntayhtymä olisivat voineet alkuperäisten tilaajien suostumuksella liittyä puitejärjestelyyn ja Oy Apotti Ab:n osakkaaksi puitejärjestelyn aikana. Osakkaaksi liittymisen jälkeen kunnalla tai kuntayhtymällä on ollut mahdollisuus saada Apotti- järjestelmä ja siihen liittyvät palvelut kunnan tai kuntayhtymän käyttöön.

Oy Apotti Ab:n puitejärjestely päättyi 20.4.2020.

Hankkeessa on käytetty yli 5 000 terveyden ja sosiaalihuollon, ICT:n, juridiikan, käytettävyystieteiden ja muiden ammattilaisen työpanosta ja osaamista. Esimerkiksi toiminnallisissa tuotearvioinneissa oli mukana yli 200 sote-ammattilaista.

Kumppaneina ovat olleet Aalto-yliopisto, Tampereen yliopisto, Kehitysvammaliitto, VTT, STM, THL, Kuntaliitto, Sitra ja useat suuret sosiaali- ja terveydenhuollon hankkeet Euroopassa ja muualla maailmassa.

Apotti mahdollistaa paljon hyötyjä – vain pieni osa on arvioitu taloudellisen hyödyn näkökulmasta. Oy Apotti Ab:ssa tehdyn hyötyarvion taustalla ovat omistajaorganisaatioiden toimittama pohjadata, erilaisiin muuttujiin perustuva laskentalogiikka, tieteelliset tutkimukset Epic-järjestelmätoimittajan referenssit sekä Apotti-asiantuntijoiden ja heidän verkostojensa asiantuntemus esimerkiksi hyötyjen validoinnissa.

Esimerkki: Painehaavatapausten väheneminen

Painehaavoihin liittyvät suorat kustannukset ovat Suomessa arviolta 350–525 milj. €/vuosi, mikä on 2–3 % terveydenhuollon kuluista. Riskipotilaiden varhainen tunnistaminen, painehaavojen ennaltaehkäiseminen ja komplikaatioiden välttäminen ovat avainasemassa kustannusten hillitsemisessä ja asiakastyytyväisyyden parantamisessa.

Apotti-järjestelmässä määritelty hyötypotentiaali on 15 % vähemmän tapauksia. Riskipotilaiden tunnistaminen perustuu riskiarvio-ohjelmaan, jonka avulla hoitotyö systematisoituu. Henkilöstö koulutetaan sovitulla tavalla ohjelman käyttöön.

Hyödyn realisoituminen edellyttää hyötykohteen jatkuvaa seurantaa ja arvioimista.

Yhtenäiset toimintatavat:
Vertailukelpoinen tieto toiminnasta (hyötymittari-koontinäyttö)
Tekijästä/yksiköstä riippumaton terveydenhuollon ja sosiaalihuollon toiminnan laatu
Tiedon läpinäkyvyys

Haittatapahtumien väheneminen:
Riskipotilaiden tunnistaminen
Painehaava-, kaatumis- ja sepsistapausten vähentyminen
Hoitopäivien määrän väheneminen

Työajan tehokkaampi kohdentuminen:
Kirjaamiseen käytetyn ajan väheneminen
Vastaanottoajan tarkoituksenmukainen käyttö
Mobiililaitteiden hyödyntäminen paikasta riippumatta

Sähköisten palveluiden tuomat hyödyt:
Sähköisen portaalin tuoma ajan säästö, mm. ajanvaraus, esitiedot, kutsut
Etävastaanottojen tuomat hyödyt

Kuntalaisella on käytettävissään monipuolinen asiakas- ja potilasportaali Maisa ja sen mobiilisovellus sähköiseen asiointiin. Sen avulla yhteydenpito ammattilaisiin helpottuu ja vaikkapa ajanvaraus onnistuu sähköisesti. Apotti parantaa myös hoitojen ja palveluiden läpinäkyvyyttä. Kuntalainen voi katsoa – paitsi omia sote-tietojaan – myös mitä hänen hoidoissaan ja palveluissaan tapahtuu.

Kuntalaista koskevat tiedot ovat ajantasaisesti käytössä hänen hoidoissaan ja palveluissaan hallinnollisista rajoista riippumatta, lakien ja viranomaismääritysten tietosuojavaatimukset huomioon ottaen. Tällä on suuri merkitys asiakas- ja potilasturvallisuuden sekä hoidon ja palvelun laadun kannalta.

Esimerkiksi kun potilas siirtyy leikkausosastolta vuodeosastolle, ei tietoja tarvitse enää siirtää toiseen tietojärjestelmään. Kun lääkitystiedot kulkevat saumattomasti ja ovat ammattilaisten käytettävissä, vältytään myös turhilta päällekkäisiltä kokeilta. Kaiken kaikkiaan Apotti-järjestelmä vaikuttaa yli 1,7 miljoonan suomalaisen sosiaali- ja terveydenhuoltoon. Erityisesti hyötyvät ne ryhmät, joille suunnatut palvelut limittyvät toisiinsa, muun muassa mielenterveys-, päihde-, vammais- ja vanhuspalvelujen asiakkaat.

Terveydenhuollon potilastietoja ja sosiaalihuollon asiakastietoja käsittelevien järjestelmien tietoturva on äärimmäisen tärkeä asia. Apotti-järjestelmä tarjoaa ensiluokkaisen, tietoturvallisen ympäristön, joka tukee luotettavasti sosiaalihuollon toimintaa, potilaiden laadukasta hoitoa ja kansalaisten asiointia. Apotti-järjestelmän ympäristö myös kehittyy jatkuvasti.

Tiedon saatavuus ja luotettavuus ovat olleet keskeisessä asemassa Apotti-järjestelmän hankinnan sekä käytön ja ylläpidon suunnittelun kaikissa vaiheissa. Korkealaatuinen tietoturva koostuu monista tekijöistä: korkeatasoisista sovelluskomponenteista, tietoturva-auditoinneista, tietoturvan huomioivista työmenetelmistä ja henkilöstön osaamisesta.

Tietoturva mobiililaitteissa

Vaaditaan erityistä huolellisuutta, jotta mobiililaitteissa voidaan käsitellä luottamuksellisia tietoja. Terveydenhuollon järjestelmissä riittävän tietoturvan saavuttaminen edellyttää tietoliikenneyhteyksien salausta, päätelaitteiden hallintaa, auditoituja ja turvalliseksi todettuja sovelluksia sekä käyttäjien teknistä tunnistamista.

Lisäksi jos esimerkiksi sairaalakäytössä oleva mobiililaite katoaa tai varastetaan, tulee keskitetyn laitehallinnan pystyä viipymättä poistamaan sitä aktivointi ja tyhjentämään se etäyhteydellä. Nämä on kaikki huomioitu Apotissa.
Riittävä tietoturvan taso vaatii myös käyttäjältä toimia. Hyvä esimerkki on kansallinen Kanta-palvelu, joka antaa kansalaiselle näkymän resepti- ja potilaskertomustietoihinsa, mutta vaatii toimiakseen salatun yhteyden ja vahvan tunnistautumisen ennen omien tietojen katselua.

Sovellukset, tunnistautumismenetelmät ja suojausteknologiat kehittyvät kaiken aikaa tehokkaammiksi ja huomaamattomammiksi. Apotissa tavoitteenamme on aina mahdollisimman helppo käyttö tarpeellisen tietoturvallisuuden antamissa puitteissa.

Apotti-järjestelmän tietovarannot ja tuotantoympäristö sijaitsevat Suomen maaperällä, samankaltaisissa tiloissa, joissa ylläpidetään pankkien, valtionhallinnon ja puolustusvoimien järjestelmiä. Tämänkaltaisissa tuotantoympäristöissä kaiken sisään- ja ulosmenevän tietoliikenteen valvonta ja monitorointi tietovuotojen ja hyökkäysten havaitsemiseksi ja torjumiseksi on keskeinen osa tuotannon normaalia ylläpitoa.

EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisella sopimuksella Epicillä on mahdollisuus erikseen sovittavissa tilanteissa päästä korjaamaan ja selvittämään mahdollisia ongelmatilanteita, joita Apotin ei ole mahdollista itse korjata. Tapauksissa, joissa järjestelmätoimittaja joutuu näkemään yksittäisiä asiakas- ja potilastietoja voidakseen tarjota sovitun tukipalvelun, rajataan näkymä vain asian ratkaisemiseksi välttämättömään, ja järjestelmätoimittaja sitoutuu tietojen salassapitoon.
Apotin käyttöpalvelut toimittaa Fujitsu Finland Oy. Käyttöpalveluiden toimittajaksi valittiin Fujitsu Finland Oy syksyllä 2016. Palveluna hankittavat konesalit, pilvipalvelut ja kaikki asiakas- ja potilastieto sijaitsevat Suomessa.

Oy Apotti Ab:lla on myös oikeus auditoida järjestelmätoimittajan toiminta muun muassa henkilötietojen käsittelyyn liittyvien sopimusehtojen noudattamisen osalta.

Apotti-järjestelmässä asiakas- ja potilastiedot ovat samassa järjestelmässä, mutta teknisesti sosiaali- ja terveydenhuollon tiedot ovat erotettuna toisistaan.

Ammattilaisille on Apotti-järjestelmään tehty yksilöidyt käyttövaltuudet, joiden puitteissa he pääsevät tarkastelemaan vain niitä tietoja, joihin heillä on lupa. Lähtökohtaisesti ammattilainen ei näe tietoja sosiaali- ja terveydenhuollon rekisterirajojen yli. Joissakin palveluissa on asiakas- ja potilasturvallisuuden varmistamiseksi välttämätöntä nähdä rajatusti tietoja toisesta rekisteristä.
Ammattilaiset saavat kuitenkin katsoa tietoja vain niiden asiakkaiden ja potilaiden osalta, joihin heillä on hoitosuhde sillä hetkellä. Lisäksi ammattilaisella pitää olla asiallinen syy, miksi hän käsittelee asiakas- tai potilastietoja. Kaikista käynneistä asiakas- ja potilastiedoissa jää järjestelmään lokitieto.

Asiakas tai potilas voi antaa suostumuksensa siihen, että sosiaalihuollossa nähdään hänen terveydenhuollon tietojaan, tai päinvastoin.

Apotti-järjestelmässä kaikesta asiakas- ja potilastietojen käsittelystä jää jälki käyttölokiin mahdollistaen nykytilanteesta merkittävästi paremman, lähes reaaliaikaisen tietojen käsittelyn valvonnan. Apotin käyttäjäorganisaatiot valvovat tietojen käyttöä ja puuttuvat tarvittaessa havaittuihin virheisiin ja väärinkäytöksiin.

Kyseessä oli julkinen EU-kynnysarvot ylittävä hankintamenettelyn mukainen hankinta, jossa toimittajaksi valittiin parhaiten kriteereihin vastannut yritys, tässä tapauksessa amerikkalainen Epic Systems Corporation.

Syksyllä 2013 hankinnan käynnistyessä laadittiin yhdessä mukana olevien kuntien ja HUS:n kanssa yhteinen hankintastrategia, jossa määriteltiin, miten hankinta tehdään ja millaisia asioita uudelta ratkaisulta haetaan. Hankinta toteutettiin päätettyjen strategisten linjausten mukaisesti, joista keskeisimpiä olivat:
Asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuus koostuu ydinjärjestelmäkokonaisuudesta sekä sitä täydentävistä erityisjärjestelmistä, jotka liitetään yhtenäiseksi kokonaisuudeksi avoimien rajapintojen avulla
Järjestelmäkokonaisuus muodostuu markkinoilla olevista alan kehittyneistä tuotteista, jotka ovat joustavasti konfiguroitavissa

Järjestelmäkokonaisuutta voidaan täydentää tarvittaessa erillishankinnoilla ja sillä voi olla useita toimittajia.

Valintakriteereissä hinnan osuus oli 40 % ja laadullisten kriteerien 60 %. Epic-järjestelmä täytti parhaiten asetetut kriteerit, joissa painottuivat:
käytettävyys
joustavuus
avoimuus ja
mukautettavuus

Epic Systems on tehnyt useita satoja onnistuneita käyttöönottoja. Epic-järjestelmällä on maailmanlaajuisesti yli 350 käyttäjäorganisaatiota, joista osa on suurempia ja monimutkaisempia kuin Apotti. Järjestelmä kehittyy jatkuvasti.

Epic Systemsin alihankkijana toimii Apotti-hankkeessa Accenture. Accenture tukee Epic Systemsiä ja Apottia näiden toimeksiannosta järjestelmän implementoinnissa ja ylläpidossa. Lisäksi Accenture suunnittelee ja toteuttaa Apottiin sosiaalitoimen maksatuksen ratkaisun.

Hankintastrategiassa päätettiin, että HUS-kuntien alueelle halutaan toimintavarma ja luotettava järjestelmäkokonaisuus, joka muodostuu markkinoilla olevista alan kehittyneistä, joustavasti muokattavissa olevista tuotteista. Hankinnassa olennaista oli, että emme ole ainoa taho, joka kehittää järjestelmää vaan Apotti-alueelle haluttiin järjestelmä, joka kehittyy jatkuvasti.

Hankinnassa varmistettiin myös, että järjestelmässä on avoimet rajapinnat ja että pystymme itse muokkaamaan järjestelmää. Nykyjärjestelmien kohdalla jokainen pieni muutos maksaa kalliin hinnan.

Jokainen maailman 50:ksi parhaimmaksi rankatuista terveydenhuollon yksiköistä on päätynyt käyttämään modernia, valmista potilastieto- ja toiminnanohjausjärjestelmää. Itse tekemistä on kokeiltu niin Suomessa (muun muassa Uranus) kuin maailmalla. Esimerkiksi amerikkalainen terveydenhuollon organisaatio Kaiser Permanente laittoi noin 2 miljardin dollarin panostuksen oman järjestelmän rakentamiseen, kunnes siirtyi Epic-järjestelmään.

Euroopassa Epic on käytössä Hollannissa, Cambridgessä sekä eHealth-mallimaassa Tanskassa.

Terveydenhuollon toiminta on ammattilaisen ja potilaan kannalta hyvin samankaltaista kaikissa länsimaissa. Toiminnan muutoksen toteuttamisessa voidaan hyödyntää Epicin sisältämää laajaa valmista sisältöä, jonka Epicin asiakaskunta on yhdessä Epicin kanssa kehittänyt, mm. työnkulkuja, raportteja ja päätöksentuen logiikkaa.

Keskeistä on, että Epic-järjestelmässä valmista sisältöä voidaan mukauttaa ja luoda itse niiltä osin kuin prosessit ovat erilaisia.

Erilaisia valmiita raportteja on Epicin Userwebissä käyttäjäorganisaatioiden ilman veloitusta toisilleen jakamana noin 80 000 kappaletta. Epic mahdollistaa oman keskinäisen vertailutiedon lisäksi myös kansainvälisen benchmark-vertailun.

Apotti on tehnyt vuosien ajan tiivistä yhteistyötä niin Tanskan, Hollannin kuin Englannin Epic-käyttöönotto-organisaatioiden kanssa. Olemme saaneet hyvissä ajoin tietoa muiden maiden kokemuksista Epic-järjestelmän käyttöönotossa, ja ne on pystytty huomioimaan hankkeen organisoinnissa.

Apotissa on esimerkiksi suunniteltu käyttöönoton tuki erittäin hyvin resursoiduksi riittävän pitkälle käyttöönoton jälkeen. Apotti-järjestelmälle suoritetaan laajat loppukäyttäjätestaukset ja käytettävyystestaus.

Tanskassa on ollut ongelmia etenkin järjestelmän lääkeosiossa. Nämä ongelmat ovat johtuneet pitkälti integraation ongelmista FMK:hon eli Tanskan kansalliseen lääkekorttiin.

Apotti-asiantuntijoiden lisäksi hankkeeseen on resursoitu käyttäjäorganisaatioista satoja erityisalojen asiantuntijoita. Näin on saatu suora yhteys toiminnan yksiköihin. Lisäksi moni sovelluskehittäjä on sote-ammattilainen. Apotissa pystytään itse muokkaamaan ja kehittämään järjestelmää edelleen.

Apotin kouluttajat on rekrytoitu käyttäjäorganisaatioista ja he edustavat samoja ammattiryhmiä kuin koulutettavat. Esimerkiksi lääkäreitä kouluttaaa pääasiassa saman erikoisalan lääkärit. Kouluttajien ja käytön tuen järjestelmäosaamiseen panostetaan vahvasti. Käyttöönoton jälkeen käynnistyvät jatkuvat koulutukset esimerkiksi organisaatioon tulevien uusien henkilöiden kouluttaminen.

Tanskassa pääkaupunkialueella (Region Hovedstaden) on käytössään Epic-pohjainen potilastietojärjestelmä. Käyttöönotot alkoivat vuonna 2016 ja ne saatiin päätökseen vuoden 2017 lopussa. Alun haasteiden jälkeen tilanne on vakiintunut ja järjestelmäuudistuksen hyödyt alkavat tulla näkyviin. Viime vuosina järjestelmäkehityksessä on kiinnitetty erityistä huomiota terveydenhuollon ammattilaisten kehitystoiveisiin.

Juuri julkaistun selvityksen mukaan Tanskan Epic-sairaaloilla (pääkaupunkialueen sairaalat) oli vuonna 2018 toiseksi korkeimmat tuottavuusluvut maan sairaaloista. Vuodesta 2017 vuoteen 2018 pääkaupunkialueen sairaaloissa on mitattu korkein tuottavuuden lisääntyminen: vuosi käyttöönottojen päätyttyä tuottavuus on noussut 4,4 prosenttia. Edellisten 15 vuoden aikana tuottavuuden kasvu on ollut n. 2,4 prosenttia vuodessa. (https://sundhedsdatastyrelsen.dk/da/tal-og-analyser/analyser-og-rapporter/sundhedsvaesenet/produktivitet-i-sygehussektoren)

Epic-järjestelmän mukautettavuuden tasoa testattiin perusteellisesti hankintamenettelyn aikana ja sen todettiin vastaavan erittäin hyvin hankintastrategian linjauksia. Käyttäjäorganisaatio tai kolmas osapuoli voi mukauttaa Epiciä tulevaisuuden muutoksiin ja toimintatapoihin ilman valmistajan panosta.

Apotti-järjestelmä on modulaarinen kokonaisuus, joka koostuu ytimen päälle rakennettavista toiminnallisista moduuleista (esimerkiksi sairaala-apteekki) sekä ns. valmiista sisällöstä. Käytämme Apotissa esimerkiksi nykyistä laboratoriosovellusta sekä nykyisiä kuvantamisarkisto-, logistiikka-, taloushallinnon, henkilöstöhallinnon ja ensihoidon järjestelmiämme osana Epic-järjestelmään kytkettyä integroitua kokonaisuutta.

Oy Apotti Ab:lla on mahdollisuus:
• hankkia tarvitsemansa moduulit järjestelmätoimittaja Epic Systemsiltä tai muulta toimittajalta
• muokata tai tehdä tarvitsemansa moduulit itse Epic-alustalla
• täydentää järjestelmää avoimen rajapinnan kautta lisäsovelluksilla ja rakentaa näin kattava ekosysteemiytimen ympärille.
• Yhtenäiset ydintoiminnallisuudet ja tietomalli ovat tehokkaan toiminnanohjauksen, tiedonkeräämisen ja laadunseurannan lähtökohta. Epic-kokonaisuus vastaa moduulien välisen tiedon-, työnkulkujen ja yhteentoimivuuden sujuvuudesta sekä hyvästä käytettävyydestä. Moduulien välisiä integraatioita on erittäin vaikea toteuttaa itsenäisesti.

Lisäksi suuri osa toiminnallisuuksista toteutetaan alustan työkaluilla sisältöinä, joita saadaan Epic Foundation -järjestelmästä:
• itse tekemällä
• muilta Epic-käyttäjiltä (yhteisöllisyyden hyödyntäminen)
• teettämällä ulkopuolisilla.

Apotti-malli tarjoaa todellista lisäarvoa sosiaali- ja terveydenhuollon kehitykseen: uusien toimintatapojen ja niitä tukevien palvelujen kehittäminen tapahtuu nopeimmin hyväksi todetun, kehitysvälineet tarjoavan alustan päälle.

Apotti-järjestelmän investointikulu on nykyisessä laajuudessaan 416 miljoonaa euroa. Summaan kuuluu suurimpina erinä järjestelmätoimittajan Epic Systemsin, käyttöpalvelutoimittajan Fujitsun ja Oy Apotti Ab:n taseeseen projektista kirjattavat kulut.

Lisäksi kokonaissummaan on laskettu Oy Apotti Ab:n uudelleen kilpailuttamat, hankeorganisaatioilta Oy Apotti Ab:n portfolioon siirtyvät palvelut projekti- ja käyttökustannuksineen. Tällaisia ovat esimerkiksi SMS- ja eKirje-palvelut, Duodecimin päätöksenteon tuen järjestelmä, VideoVisit-palvelu ja RAI-toimintakyvyn arviointimittaristo.

Hankinnan aikaiset kustannukset jaetaan siten, että HUS maksaa puolet ja kunnat toisen puolen väkilukujensa suhteessa. Toteutus- ja käyttöönotto koko alueelle maksetaan Oy Apotti Ab:n omistusten mukaisessa suhteessa.

Virossa toteutettiin erittäin tehokkaasti ja hyvin keskitetty tiedonvälitys- ja arkistointipalvelu, joka ei ole potilastietojärjestelmä. Täten Viron palvelua ei voi verrata Apotti-hankkeen kohteeseen eli operatiiviseen tieto- ja toiminnanohjausjärjestelmään, jossa asiakas- ja potilastietokanta on yksi osa järjestelmää. Myös Virossa on sairaaloilla ja terveydenhuollon yksiköillä käytössään erilliset operatiiviset potilastietojärjestelmät.

”Viron järjestelmä” on käsitteenä lähellä valtiovarainministeriön palveluväylähanketta. Kansallinen palveluväylä on tiedonvälityskonsepti, jossa eri toimintaympäristöjen palveluiden tarvitsema tieto on saatavilla avointen rajapintojen yli kaikille tietoa tarvitseville palveluille. Kukin palveluväylään liitetty järjestelmä hallitsee omia tietojaan.

Palveluväylä itsessään ei tee mitään, vasta siihen liitetyt palvelut muodostavat toimivan kokonaisuuden. Asiakas- ja potilastietojärjestelmä sen sijaan on potilastietojen tallennuspaikan, laajan toiminnanohjausjärjestelmän ja sähköisen asioinnin monipuolinen kokonaisuus. Se muun muassa tukee ammattilaisia työssään, auttaa potilaita omahoidossa ja toimii johdon tukena toiminnan kehittämisessä.

Suomessa kansallisen palveluväylän rakentamista aloitetaan parhaillaan pilottihankkeilla. Lisää tietoja palveluväylästä löytyy valtionvarainministeriön sivuilta. Apotti-järjestelmä liitetään kansalliseen palveluväylään.

Apotti-järjestelmän lähituki on kuntien ja HUSin omissa organisaatioissa. Oy Apotti Ab vastaa tuesta, jos lähituki ei pysty auttamaan. Mikäli halutaan mukauttaa järjestelmää uudella tavalla tai liittää kokonaan uusia järjestelmän osia kokonaisuuteen, vastaa Oy Apotti Ab niiden toteuttamisesta. Käyttäjäorganisaatiot voivat tehdä itse esimerkiksi uusia raportteja ja näkymiä.

Apotti-järjestelmän kapasiteetti riittää hyvin erikoissairaanhoito–perusterveydenhuolto–sosiaalihuolto -laajuiseen toimintaan. Skaalautuminen ei ole Apotti-järjestelmälle haaste. Järjestelmän skaalautumista on myös testattu erinomaisin tuloksin, sekä Suomessa että Tanskassa.

Apotti-järjestelmä ei suinkaan ole järjestelmätoimittaja Epic Systemsin käyttäjämääriltään suurin asiakas. Epic Systemsin suurimmalla asiakkaalla, Kaiser Permanentella, on noin 177 000 käyttäjää, eli lähes yhtä paljon kuin Suomen sote-ammattilaisia yhteensä.

Hankinnan yhteydessä on yksityiskohtaisesti määritelty ja vaadittu toteutettavaksi rajapinnat tarkoituksenmukaisiin kansallisiin, alueellisiin ja organisaatiokohtaisiin järjestelmiin. Näiden rajapintojen käyttö ja tietosisältö ovat maksutta tilaajan hallinnassa.

Tämän vaaditun perustason lisäksi Epic-järjestelmän rajapintateknologiat ja niiden toiminnallinen laajuus on arvioitu yhteistyössä VTT:n kanssa ns. AAP (Apotti Avoimet Rajapinnat) -arviointiosuudessa. Hankintarenkaan asiantuntijoiden toteuttama arvioinnin pisteytys perustuu keskeisiin käyttötapauksiin ja niistä toteutettuihin demonstraatioihin.

Avointen rajapintojen vaatimus on Apotti-hankkeen hankintaprosessissa tarjouspyynnön liitteessä B13 määritelty seuraavasti:
”Avoimen palvelurajapinnan kautta kolmannen osapuolen toteuttamille sovelluksille mahdollistetaan tietoturvallinen ja tapauskohtaisesti konfiguroitavissa oleva yhteys Järjestelmän tietoihin. ”Avoimella” tarkoitetaan tässä sitä, että Apotti-organisaatio voi vapaasti (Järjestelmän toimittajasta riippumatta) hyödyntää rajapintaa siirtämään tietoja Järjestelmän ja muiden sovellusten ja sovelluskomponenttien kanssa. AAP-rajapinnan tulee toteuttaa seuraavissa kappaleissa kuvatut vaatimukset. Avoimen rajapinnan kutsut voidaan varmentaa tarkoituksenmukaisesti tunnistamalla rajapintoja käyttävät sovellukset ja sovelluksia käyttävät henkilöt.”
Apotti-hankkeessa saadaan siten laajat rajapinnat tilaajaorganisaation tavoitteen mukaiseen käyttöön.

Tietojärjestelmätieteessä käsite ”avoimet rajapinnat” voidaan määritellä myös vaihtoehtoisella tavalla, jossa prioriteettina pidetään käyttäjäorganisaation ulkopuolisten, jopa käyttäjäorganisaatiolle tuntemattomien kolmansien osapuolten mahdollisuutta saada vapaasti käyttöönsä järjestelmän rajapintakuvaukset ja rajapinnat. Näiden rajapintojen kautta kolmas osapuoli voi, ilman järjestelmän omistajaorganisaation tukea tai lupaa, ohjelmoida suoraan tuotantojärjestelmään liittyviä ohjelmistokomponentteja tai hyödyntää sen tietovarantoja.
Täysin avoimen ohjelmistolaboratorion avaaminen asiakas- ja potilastietoa sisältävissä ja toimintakriittisissä järjestelmissä ei kuitenkaan koskaan tapahdu avaamalla pääsyä suoraan tuotantoympäristöön tai sen kaikkiin rajapintoihin.
Tämän laajemman määritelmän mukainen kokeiluun ja kolmansien osapuolten tuotekehitykseen tarkoitettu ns. sandbox-ympäristö on mahdollista rakentaa Epic-alustan pohjalle, ja tällaisen ympäristön hyödyntämisestä on myös esimerkkejä Epiciä käyttävillä asiakkailla. Tällöin on oleellista, että julkiseen käyttöön avatut rajapinnat ja tietosisällöt valitaan ja rajataan huolellisesti ja niistä suodatetaan pois esimerkiksi kaikki luottamuksellinen potilas- ja asiakastieto.

Näin toimittaessa kaikille avoimet rajapinnat ovat toiminnaltaan ja tietosisällöltään rajatumpia kuin varsinaiset tuotantoympäristön sisäiset rajapinnat, eikä niiden kautta pysty esimerkiksi henkilötiedon sokkoutuksen purun kautta pääsemään käsiksi luottamuksellisiin potilastietoihin.

Edellä mainitun lisäksi tarjouspyyntömateriaaliin liittyy rajapintamäärityksiä, jotka ovat julkisuuslain mukaan salassa pidettäviä tietoturvallisuusperusteella asiakas- ja potilastietoa tietoa käsittelevän nykyisen tuotantoympäristön suojelemiseksi. Nämä ovat siis olemassa olevien järjestelmien kuvauksia.

Lääkitystiedot ladataan kullekin potilaalle kansallisesta Reseptikeskuksesta. Vuosien varrella Reseptikeskukseen on kertynyt etenkin ikäihmisille kymmeniä, joskus jopa satoja reseptejä, jotka pitää kaikki käydä läpi, jotta potilaan todellinen lääkitys saadaan Reseptikeskukseen ja Apotti-järjestelmään oikein. Lääkityksen läpikäynti vie aikaa, mutta lopputuloksena on nykyistä turvallisempi lääke- ja reseptilista. Tässä yhteydessä on järkevää toteuttaa Sosiaali- ja terveysministeriön ”Turvallinen lääkehoito” – ohjeen mukainen potilaiden haastattelu, jotta saadaan tietää, mitä lääkkeitä potilas resepteistään oikeasti käyttää sekä saadaan myös ns. käsikauppalääkkeet ja muut potilaan mahdollisesti käyttämät lääkkeet mukaan. Näiden toimenpiteiden johdosta potilaiden lääkitysturvallisuus paranee merkittävällä tavalla.

Lääkityskirjausten hidastavin tekijä on Reseptikeskuksessa olevien reseptien annostelutiedon (esim. ”2 tablettia iltaisin”) rakenteistamattomuus. Vapaata tekstiä oleva annosohje on muutettava Apotti-järjestelmään rakenteiseen muotoon, jotta saadaan käyttöön antokirjaaminen, päätöksenteon tuen antamat annosvaroitukset ja soveltuvissa yksiköissä suljettu lääkekierto.

Tämä muuntaminen vie luonnollisesti aikaa, etenkin kun samalla on hyvä mitätöidä Reseptikeskuksen ylimääräiset ja tarpeettomat reseptit pois. Muuntamisen avuksi kehitetään parhaillaan tekoälylähtöistä ratkaisua. Puolet raportoiduista potilasvahingoista on lääkitysvirheitä, joten suljetulla lääkekierrolla saavutettava lääkitysturvallisuuden lisäys on erittäin merkittävä. Terveyden ja Hyvinvoinnin laitoksella on menossa hanke, jonka tavoitteena on Reseptikeskuksen uudistaminen muun muassa annosteluohjeen rakenteistamisella, jotta lääketurvallisuushyödyt saadaan käyttöön Apotin lisäksi myös valtakunnallisella tasolla.

Apotti-järjestelmä korvaa mm. HUSin nykyisen potilastietojärjestelmän ja muita HUSin sisäisiä järjestelmiä. Näillä järjestelmillä on ollut omat tietovarantonsa ja tietokantaratkaisunsa. Kun potilaiden tietoja ja palveluita (esimerkiksi ajanvaraukset, potilaiden sisään- ja uloskirjoitukset) siirretään vanhoista järjestelmistä Apotti-järjestelmään, syntyy siirron yhteydessä joissain tilanteissa uusia palvelutapahtumia ja vanhoja päättyy. Uusilla palvelutapahtumilla ei ole vaikutusta potilaan hoidon dokumentaatioon muuten kuin että saman hoitojakson asiakirjoja voi olla usealla palvelutapahtumalla.

Terveydenhuollon kirjaukset eivät aina ole valmiita potilaan lähdettyä vastaanotolta. Ne välitetään arkistoon vasta, kun käynnin asiakirjat ovat valmiita. Viive voi olla joissakin tapauksissa tarkoituksella asetettu, jotta varmistetaan asiakirjojen siirtyminen hallitusti. Jos sairaaloiden Kanta-palveluihin liittymisessä on teknisiä tai asiakirjojen rakenteisiin liittyviä ongelmia, asiakirjojen siirto Kanta-palveluihin voidaan väliaikaisesti keskeyttää tai tuottaa tiedot myöhemmin. Mahdollinen viive ei vaikuta potilastietojen talletusvelvoitteeseen eikä sisältöön, ainoastaan tietojen kansalaiselle näkyminen voi väliaikaisesti viivästyä.

Apotti-järjestelmän käyttöönoton yhteydessä on haettu potilaiden tietoja esimerkiksi sairaanhoitopiirin yhteisrekisterin (terveydenhuoltolaki) rakentamista varten. Haku on tehty teknisen toteutuksen varmistamista varten ja tietoja ei ole tarkastellut kukaan henkilö. Haulla on haluttu varmistaa tietosuoja Apotti-järjestelmän käyttöönoton jälkeen.

Apotin asiakasportaali, Maisa, on sähköisen asioinnin väylä ammattilaisen ja kansalaisen välillä. Maisassa pääset hoitamaan omia sosiaali- ja terveysasioita missä ja milloin vain. Maisa muistuttaa tulevista tapaamisista, uusista viesteistä tai vaikkapa valmistuneista tutkimustuloksista. Saat herätteet halutessasi joko sähköpostilla, tekstiviestillä tai mobiilisovellukseen.

Käyttämällä sähköisen asioinnin portaalia www.maisa.fi tai käyttämällä Maisa mobiilisovellusta omien terveystietojen seuranta helpottuu sekä viestintä oman hoitotiimin kanssa onnistuu kätevästi ja tietoturvallisesti. Mobiilisovellus on myös ladattavissa IOS- ja Android-sovelluskaupoissa.

Eri organisaatiot käyttävät Maisa-applikaatiota omissa palveluissaan eri tavoilla. Laitathan palautteen suoraan omaan sosiaali- ja terveydenhuollon toimipisteeseesi. Maisaan voi tutustua osoitteessa www.maisa.fi. Tutustu myös Maisan usein kysyttyihin kysymyksiin täältä: https://ukk.maisa.fi/

Apotti-koulutuksiin voivat osallistua sellaiset sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset, jotka käyttävät työssään Apotti-järjestelmää.
Apotti-koulutusten opinto-oppaasta näet sinulle suositellut kurssit. Jos olet uusi työntekijä ja haluat osallistua koulutukseen ennen työsuhteen alkua, ole yhteydessä tulevaan esihenkilöösi.

Jos työskentelet kuntaorganisaatiossa (Helsinki, Vantaa, Kerava, Kauniainen), pääset ilmoittautumaan Apotin koulutusjärjestelmä Aapelissa osoitteessa https://apotti-koulutus.fi. Tarvitset ilmoittautumiseen työnantajasi myöntämän käyttäjätunnuksen. Aapelissa näet kaikki tarjolla olevat koulutukset ja opinto-oppaasta roolillesi suositellut kurssit.

Jos työskentelet HUSissa, pääset ilmoittautumaan Apotti-koulutuksiin HUSin Harppi-järjestelmän kautta. HUSin sovelluskoulutustiimi vastaa ilmoittautumisista, koulutusjärjestelyistä sekä koulutusten suoritusmerkinnöistä. HUSin koulutuksiin liittyvät ajankohtaiset asiat ja ohjeet löydät HUSin intrasta Apotti-koulutukset -sivulta.

Jos työskentelet ostopalveluyrityksen (esimerkiksi Seure, Luona) kautta ja haluat ilmoittautua Apotti-koulutukseen tai sinulla on kysyttävää Apotti-koulutuksista, ole yhteydessä omaan työnantajaasi tai tulevan keikkakohteesi esihenkilöön tai muuhun yhteyshenkilöön.

Jos olet ostopalveluyrityksen edustaja ja haluat järjestää henkilöstöllesi Apotti-koulutusta, ole yhteydessä Apottia käyttävään organisaatioon, jonka kanssa yritykselläsi on sopimus ja tiedustele koulutusmahdollisuuksia heiltä. Apotti järjestää koulutuksia ainoastaan omistajaorganisaatioidensa kautta.

Jos työskentelet kuntaorganisaatiossa (Helsinki, Vantaa, Kerava, Kauniainen), kurssisuorituksesi tallentuvat Aapelin Omat kurssini -osioon, josta voit tallentaa ja/tai tulostaa itsellesi opintosuoritusotteen. Tämä kannattaa tehdä heti kurssisuorituksen jälkeen. Kaikki suoritustiedot toimitetaan aina myös työnantajallesi.

Jos työskentelet HUSissa, pääset tarkastelemaan suoritustietojasi (suoritukset vuodesta 2018 alkaen) HUSin hallinnoiman Harppi-järjestelmän kautta.
Jos olet lopettanut työsi organisaatiossa, jonka tunnuksilla suoritit kurssin, etkä pääse enää itse katsomaan suoritustietoja, ole yhteydessä aiempaan esihenkilöösi tai organisaation henkilöstöhallintoon ja tiedustele suoritusmerkintöjä heiltä.

Apotti järjestää kuntaorganisaatioiden Apotti-koulutukset. Apotin koulutusjärjestelmä Aapelissa, kurssin tiedoissa on osio Koulutuspaikka, josta löydät tiedon siitä, onko kyseessä etätoteutus vai luokkahuonetoteutus. Luokkahuonetoteutukset järjestetään Apotti-toimisto koulutusluokissa Helsingin Pitäjänmäessä. Etätoteutukseen voit osallistua Teamsillä, Apotin omistajaorganisaation myöntämillä käyttäjätunnuksilla.

HUS järjestää itse omat Apotti-koulutuksensa. Jos työskentelet HUSissa, löydät tarkemmat koulutustiedot HUSin hallinnoimasta Harppi-järjestelmästä. Lisätietoja saat HUSin intrasta Apotti-koulutukset -sivulta.