Vanliga frågor

Oy Apotti Ab är ett aktiebolag som registrerades 2015. Bolaget grundades eftersom det fanns behov av att i Nyland bilda ett gemensamt verksamhetsstyrningssystem som är först i världen med att skapa ett gemensamt datasystem för primärhälsovård, specialiserad sjukvård och socialvård och som förenhetligar verksamheten och tjänsterna inom social- och hälsovården. Oy Apotti Ab ägs av HUS-koncernen och Helsingfors stad samt Nylands välfärdsområden (Vanda och Kervo samt Västra, Östra och Mellersta Nyland).

Syftet med bolagets verksamhet är att för sina ägare till självkostnadspris producera service i anknytning till användningen av klient- och patientdatasystemet för social- och hälsovård samt service som gäller utveckling och underhåll av detta datasystem. Det strategiska målet är att erbjuda ägarklienterna lösningar på social- och hälsovårdens utmaningar. Avsikten är också att driva fram ett ekosystem (se nedan) som gör det möjligt för klientorganisationerna att ansluta nya innovationer till systemhelheten.

Apotti-projektet startade 2012 och slutfördes 2022 efter den sista bilddiagnostiklanseringen. Projektets slutrapport godkändes i Apottis styrgrupp 24.11.2023. Projektskedet avslutades officiellt efter detta godkännande. Avsikten med rapporten är att säkerställa att projektets väsentliga innehåll har levererats.

Mer information om slutrapporten hittar du här (på finska).

Bekanta dig närmare med Oy Apotti Ab:s administration här.
Läs också närmare om Apottis värderingar här.

Apottis ekosystem erbjuder finländska välfärdsföretag en viktig väg till växande internationell affärsverksamhet. I ekosystemet kan man innovera, testa och utveckla social- och hälsovårdens digitala tjänster. Det erbjuder också möjligheter att i unik skala nå både klienter och yrkespersoner inom social- och hälsovården såväl i Finland som internationellt. När en ekosystempartner får en kundreferens från Apotti, är det ett starkt bevis på integration i det internationella Epicsystemet och därmed en betydande hjälp för att ta sig in på den globala marknaden.

Apottis helhetssystem kan kompletteras och utvidgas med applikationer producerade av innovativa företag inom hälsoteknik. Det viktigaste tekniska verktyget för att öva på integrationen av dessa applikationer är Apottis sandlådemiljö (Apotti Online Sandbox), som i praktiken är Apottisystemet utan verkliga patientdata. Sandbox har varit i drift sedan våren 2023 och gör det möjligt för ekosystempartnerna att testa sina egna tjänster med s.k. syntetiska data, dvs. fiktiva finländska patientdata.

Läs mera om Apottis ekosystem här.

nom social- och hälsovården i Europa och annanstans i världen. Apotti samarbetar med andra nationella projekt.

När Oy Apotti Ab:s systemupphandling kom i gång gjordes det upp en gemensam upphandlingsstrategi där man fastslog vad den nya lösningen skulle omfatta. Det var fråga om en offentlig upphandling som överskred EU:s tröskelvärden. Det amerikanska företaget Epic Systems Corporation uppfyllde kriterierna bäst då fokus låg på användbarhet, flexibilitet, öppenhet och anpassningsförmåga. I Apottiprojektet fungerade Accenture som Epic Systems underleverantör och stödde Epic Systems och Apotti vid implementeringen av systemet.

Epic har mycket omfattande färdigt innehåll som man kunnat utnyttja och anpassa i utvecklingsarbetet. Utöver referensinformation mellan Epicanvändarna möjliggörs även internationell benchmarking. Apottisystemet är en modulär helhet som består av en kärna och på den uppbyggda funktionella moduler. Apotti har kunnat och kan fortfarande skaffa moduler av Epic Systems samt modifiera och skapa moduler på Epics plattform. Apotti kan komplettera systemet via öppna gränssnitt med extra tillämpningar och bygga upp ett ekosystem kring kärnan.

Epicsystemet används i dagens läge av ca. 550 klientorganisationer på olika håll i världen. I Europa används Epicbaserade datasystem i Danmark, Norge, Nederländerna, Schweiz, Storbritannien och Irland.

Apottisystemet är ett klient- och patientdatasystem för social- och hälsovård som Oy Apotti Ab levererar till sina klienter. I Apottisystemet förenas data från primärhälsovården, den specialiserade sjukvården och socialvården i ett och samma datasystem, vilket förenhetligar tjänster och arbetssätt inom social- och hälsovården. Apottisystemet används inom HUS område, i Helsingfors och i Vanda-Kervo välfärdsområde.

Tack vare Apottisystemet förmedlas data smidigt från en serviceenhet till en annan. Alla data om kommuninvånarna, i den mån det är tillåtet enligt lag, är i realtid tillgängliga inom vård och service oberoende av service- och vårdplats. Apottisystemet påverkar 1,7 miljoner finländares liv i Nyland. Systemet används av över 47 000 anställda inom social- och hälsovård, vilket motsvarar ungefär 77 procent av de social- och hälsovårdsanställda i hela Nyland.

Under åren har över 5 000 anställda inom bl.a. hälso- och socialvården, ICT, juridik och användbarhetsforskning varit med och utvecklat systemet. Partner i projektet har varit Aalto-universitetet, Tammerfors universitet, Kehitysvammaliitto, Teknologiska forskningscentralen VTT, social- och hälsovårdsministeriet, Institutet för hälsa och välfärd THL, Kommunförbundet, Sitra och ett flertal projekt inom social- och hälsovården i Europa och annanstans i världen. Tillgången till data och informationens tillförlitlighet har haft en central roll såväl under upphandlingen som i planeringen av Apottisystemets användning och drift.

Apottis klientportal Maisa och dess mobilapp står till förfogande för alla klienter som anlitar social- och hälsovårdstjänster. Maisa har redan över 1,1 miljoner användare. Via Maisa kan de kommunicera med social- och hälsovårdspersonalen, boka tider och granska sina patient- och klientuppgifter. Dessutom kan vårdnadshavare företräda sina minderåriga barn i Maisa och en myndig person kan ge en annan person rättigheter att uträtta sina ärenden i Maisa.

Maisa gör det möjligt att anlita social- och hälsovårdstjänster även på distans. Distansmottagningar gör de olika tjänsterna lättare att tillgå och underlättar också yrkespersonernas arbetsbörda. Till exempel pilotprojekten med distansmottagningarna på akuten i HUS gav bra resultat: Fram till mitten av september 2022 har 1 625 patienter behandlats på distansmottagningarna och totalt 819 e-recept har skrivits. Läs mera här (på finska).

Mera information om Maisa och svar på vanliga frågor hittar du här.

Apottisystemet lanserades första gången i slutet av 2018 i HUS-Pejas sjukhus i Vanda. Efter det har det genomförts flera lanseringar. År 2022 användes Apottisystemet i Helsingfors, Grankulla, Kervo och Vanda samt i HUS Helsingfors universitetssjukhus. Det fanns totalt över 47 000 Apottianvändare år 2022.

För patienter och klienter:

Social- och hälsovårdsuppgifterna finns tillgängliga i realtid i olika vård- och servicesituationer, vilket ökar patientsäkerheten. Klientportalen Maisa som används inom hela Apotti-området fungerar inom social- och hälsovården samt den specialiserade sjukvården (HUS). Maisa är den mångsidigaste digitala kanal som marknaden erbjuder.

För social- och hälsovårdspersonal:

Alla social- och hälsovårdsuppgifter hittas i ett och samma system och finns tillgängliga i realtid i olika vård- och servicesituationer. Apottisystemet och dess mobila lösningar, såsom Rover som används på vårdavdelningar, utvecklas kontinuerligt.

Tidsbokningar som finns i systemet och färdigt ifyllda blanketter med förhandsuppgifter sparar arbetstid. Kommunikationen mellan klienten, yrkespersoner och de olika enheterna blir effektivare eftersom alla data hålls inom ett och samma system.

Över 77 % av social- och hälsovårdspersonalen i Nyland använder Apotti, vilket bidrar till att uppnå synergiförmåner.

För välfärdsområden och social- och hälsovårdsaktörer:

Apottisystemet möjliggör att data förmedlas smidigt mellan HUS och välfärdsområdena. När data produceras av ett och samma system är det också enklare att erbjuda enhetlig och högklassig service.

Man kan mäta, utveckla och leda social- och hälsovårdstjänster som en helhet på ett faktabaserat sätt. Om man har ett enda omfattande system undviks också kostnader som förorsakas av flera överlappande system.

Apotti är ett data- och verksamhetsstyrningssystem som dagligen används av över 47 000 social- och hälsovårdsanställda.

Exempel på händelser i Apottisystemet 2022:

• 8 961 000 social- och hälsovårdsmöten behandlades via Apottisystemet
• 232 000 tidsbokningar gjordes via klientportalen Maisa
• 39 725 000 läkemedel administrerades
• 447 000 e-incheckningar till mottagningar gjordes
• 583 000 frågeformulär fylldes i via klientportalen Maisa
• 15 720 barn föddes

I Apottisystemets nuvarande omfattning uppgår investeringskostnaderna till 416 miljoner euro. I investeringsutgiften ingår bl.a. alla nödvändiga licenser, hela utvecklingsarbetet och omfattande integrationer, en data- och driftssäker teknisk användarmiljö med datacenter, användarutbildning och därtill anknytande stödmaterial och kursmiljöer. I takt med att antalet användare har ökat har även kostnaderna blivit högre. Totalkostnaden för Apottisystemet, inklusive produktionskostnaderna, är ca 626 miljoner euro.

Driftsutgifterna för Apottisystemet, dvs. uppdateringar, kontinuerlig utveckling, underhåll, stöd och utbildning, beräknas bli 86 miljoner euro per år. Det motsvarar 1,2 procent av de årliga utgifterna för social- och hälsovård. Per enskild användare är driftskostnaden ca 1 700 euro (användare/år). För kommuninvånaren i Nyland kostar Apottisystemet lite under 4 euro i månaden.

Bekanta dig närmare med Apottis ekonomi här.
Läs även Apottis VD Hannu Välimäkis blogg om kostnaderna (på finska).

När uppgifterna dokumenteras strukturellt är det till hjälp i synnerhet när det gäller att följa upp eller rapportera verksamheten eller förbättra förutsägbarheten. Strukturerad dokumentation producerar hela tiden data om kvaliteten på vård och service och om effekterna och kostnadseffektiviteten. Mera information finns här (på finska). På lång sikt kan data som samlas komma till nytta på många olika områden.

Strukturerad dokumentation underlättar ledning med kunskap och förbättrar därigenom klient- och patientsäkerheten och vårdens kvalitet, hjälper till med organiseringen av arbetet samt ökar kostnadseffektiviteten. Läs mera om ledning med kunskap här och om patientsäkerhet här (på finska). I Apottisystemet ingår flera på strukturerad dokumentation baserade lösningar för ledning med kunskap för den närmaste ledningen och ledningen på mellannivå samt för läkare, skötare och de anställda inom socialarbetet. Lösningar som baseras på strukturerad dokumentation stöder beslutsfattande och planering samt hjälper till vid dagligt operativt arbete.

Apottisystemet utvecklas kontinuerligt och aktivt utifrån de önskningar som klientorganisationerna och yrkespersoner inom social- och hälsovården framför. Redan under upphandlingsskedet deltog ett stort antal social- och hälsovårdsanställda i att jämföra produkter ur olika perspektiv. Under utvecklingsskedet har alla yrkespersoner inom olika specialiteter och tjänster inom social- och hälsovården deltagit i utvecklingen av innehållsdefinitioner och arbetsflöden.  Med hjälp av Apottis/Epics internationella nätverk kommer de nyaste lösningarna, bl.a. sådana som bygger på artificiell intelligens, att snabbt kunna tas i bruk. Apottisystemet kan smidigt revideras så att det stöder skiftande behov och omständigheter. Redan 133 olika system har integrerats i det (bland annat Kanta-arkivet, Kantas e-recept och Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata).

Målet för programmet Apotti 2.0, som inleddes 2021, har varit att förbättra systemets användbarhet och öka användarnas tillfredsställelse. Här kan du läsa mera om programmet (på finska). Under programmets gång har det färdigställts över 230 funktioner och förändringar som förbättrar användbarheten. Mera om detta här (på finska). Programmet pågick till slutet av 2023. Därefter har utvecklingen av användarvänligheten fortsatt som en del av Apottis normala utvecklingsverksamhet.

Klientorganisationernas Apottiexperter är med i utvecklingsarbetet. Syftet med konceptet med Apottiexperter är att så många yrkespersoner som möjligt får delta i utvecklingen av systemet. Apottiexperterna kommer från klientorganisationerna. Dessa erfarna yrkespersoner inom social- och hälsovården har ett omfattande nätverk av kolleger med nyttigt specialkunnande. För närvarande finns det bland Apottis anställda 63 Apotti-experter (resursavtal), 4 ämnesområdesexperter (resursavtal) samt 7 experter (HUS Diagnostikcentrum, räknas som HUS arbetstid).

Apottisystemet är ett viktigt verktyg (data- och verksamhetsstyrningssystem) för anställda inom social- och hälsovården, där man hanterar personuppgifter som tillhör både patienter och socialvårdsklienter. Informationssäkerheten är ytterst viktig för att säkerställa att systemet fungerar på rätt sätt och att uppgifterna skyddas.

Apottisystemets produktionsmiljö finns i Finland. Systemet är så planerat att eventuella utrustningsfel eller andra undantagstillstånd inte påverkar dess funktioner. Säkerhetsuppdateringar av produktionsmiljöns komponenter görs regelbundet.

Apottisystemet är så väl skyddat som möjligt mot yttre säkerhetshot och övervakas dygnet runt för att upptäcka eventuella avvikande situationer.

Datasäkerhet är en central del av Apottisystemets programvaruutveckling. Om man upptäcker brist på dataskydd eller säkerhet i programvaran, åtgärdas den snarast möjligt. Alla ändringar i systemet testas noggrant och uppdateras till produktion kontrollerat.

Varje år görs ett flertal olika säkerhetstester och säkerhetsbedömningar för att förbättra Apottisystemets säkerhet och kontrollera hur effektiva de tidigare utvecklingsåtgärderna är. Apottisystemet har beviljats ett certifikat utfärdat av ett organ för bedömning av informationssäkerheten i enlighet med kraven i lagen om behandling av klientuppgifter (Lagen om behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården).

Läs mera om kybersäkerhet t.ex. här (på finska).

Apotti genomför en integrerad och standardiserad dataskyddspraktik, vilket innebär att hela organisationen har beredskap och kompetens för att bedöma hur dataskyddet fungerar t.ex. i systemutvecklingen redan i ett tidigt planeringsskede. Kompetensen stärks genom regelbundna utbildningar och genom att aktuella frågor om dataskydd tas upp i olika forum, t.ex. vid personalinfo och gruppmöten.

Dataskyddet omfattar samarbete med interna och externa intressentgrupper. Av dessa sammanträder regelbundet en intern dataskyddsgrupp, en grupp som granskar intern informationssäkerhet och dataskydd samt en extern grupp som granskar dataskyddet mellan Apotti och dess kunder.

Apottisystemet kan bara användas med användarkod och lösenord. Yrkespersonerna tilldelas individuella behörigheter till systemet för att säkerställa att de bara kommer åt den information som de behöver i sina arbetsuppgifter.

Yrkespersonerna får bara behandla de klienters och patienters uppgifter som de står i vårdrelation till. Det ska alltid finnas grundad anledning att ta del av uppgifterna. Om all användning av Apottisystemet skapas det en anteckning i loggen. Den registrerade har rätt att få veta vem som behandlat hens uppgifter.

Alla användarorganisationer övervakar att personalen använder Apottisystemet på rätt sätt och ingriper vid behov i fel som upptäckts och i missbruk.