Vanliga frågor

Oy Apotti Ab är en leverantör av ett gemensamt klient- och patientdatasystem för social- och hälsovården.

Apottiprojektet är ett omfattande förändringsprojekt inom social- och hälsovården. Projektets centrala mål är att utveckla social- och hälsovårdens tjänster som en helhet och lansera ett gemensamt datasystem som styr verksamheten och säkerställer därigenom en högre kvalitet i arbetet.

Att bygga upp ett gemensamt datasystem för både social- och hälsovården är unikt också i internationell jämförelse. När social- och hälsovården anlitar ett regionalt enhetligt system är alla data om kommuninvånarna, i den mån det är tillåtet enligt lag, i realtid tillgängliga inom vård och service. Systemet stöder den gemensamma utvecklingen av social- och hälsovården och intensifierar samarbetet mellan olika aktörer.
I Apottisystemet utvinns och analyseras data med hjälp av olika verktyg. Dessa verktyg är bl.a. styrning av arbetsflöden, ordinationshelheter, beslutsstöd, prognoser och larmmeddelanden.

Apotti är uttryckligen ett projekt för att förändra sättet att arbeta. Man har kommit överens om gemensamma tyngdpunktsområden för verksamhetsförändringen, till exempel att förenhetliga processer och förbättra samarbetet mellan olika aktörer.
Därtill har man i samband med nyttobedömningen av projektet identifierat flera utvecklingsområden, bl.a. förenhetligande av arbetet och strukturell registrering. Dessa ökar smidigheten, höjer kvaliteten och påverkar klient- och patientsäkerheten direkt.

Oy Apotti Ab:s kund- och ägarorganisationer är HUS Helsingfors universitetssjukhus, Helsingfors, Vanda, Kyrkslätt, Grankulla, Kervo, Ingå, Lovisa, Tusby och Sjundeå.

Bland Apottis anställda finns proffs från olika branscher, t.ex. social- och hälsovården och ICT.

Partner i projektet har varit Aalto-universitetet, Tammerfors universitet, Kehitysvammaliitto, Teknologiska forskningscentralen VTT, Social- och hälsovårdsministeriet, Institutet för hälsa och välfärd THL, Kommunförbundet, Sitra samt ett flertal stora projekt inom social- och hälsovården i Europa och annanstans i världen. Apotti samarbetar med andra nationella projekt.

I HUS-kommunerna används i dag hundratals olika datasystem som inte kommunicerar med varandra. Att systemen är så splittrade försvagar patient- och klientsäkerheten eftersom yrkespersonerna inte har tillgång till alla klient- och patientuppgifter i vård- och servicesituationer. Data kan inte heller utnyttjas för att utveckla verksamheten.

Både när det gäller att stävja kostnaderna och när det gäller kvaliteten i servicen är det nödvändigt att personalen kommer åt data smidigare än i dagens läge. Därtill behövs stora förändringar i arbetssätten och effektivare utnyttjande av data. Detta möjliggörs av det nya data- och verksamhetsstyrningssystemet.

Oberoende av organisation behöver läkare, skötare och socialarbetare information för att på bästa möjliga sätt ta hand om sina patienter och klienter samt för att leda verksamheten. Kommuninvånarna behöver elektroniska tjänster som är enkla att använda, som utvecklas ständigt och som utnyttjar datalager om hälsa och välbefinnande på både riksnivå och landskapsnivå. Mitt under alla omvälvningar omkring oss utvecklar Apottiprojektet tjänster för att tillfredsställa just dessa behov.

Apottisystemet har som mål att förbättra dels kvaliteten på vården, dels klient- och patientsäkerheten. Städerna och kommunerna är skyldiga att följa upp befolkningens välfärd och hälsa, social- och hälsovårdens kvalitet och effektivitet, kostnader och lönsamhet samt hur samordningen av tjänsterna har genomdrivits. För allt detta behövs stöd av moderna och ändamålsenliga datasystem.

Apottisystemet stöder alla internationella standarder för förmedling av klient- och patientdata, kvalitetsmätning och referentgranskning och kan således genomföra den målsatta informationsintegrationen inom social- och hälsovården. Apotti är det enda så här långt framskridna och inom tidtabellen genomförbara datasystemprojektet för social- och hälsovården i Finland. Eftersom systemet är kompatibelt med det riksomfattande Kanta-datalagret förmedlas informationen också på nationell nivå. Privata aktörer kan växla information med Apottisystemet via gränssnitt.

Enligt Apottis upphandlingsavtal kan Apottisystemet bara användas av Apottis kund- och ägarkommuner och HUS. Privata serviceproducenter som står i avtalsförhållande med Apottis ägarorganisationer får ta del av uppgifter om patienter och klienter och förmedla information till Apottisystemet via tjänsten Apotti Linkki.

Verksamheten kan utvecklas i en allt mer klientorienterad riktning
Apottisystemet ger konkret information om volymen, kvaliteten, effekten och kostnadseffektiviteten hos vård och service. Systemet producerar hela tiden data om de resultat som nåtts genom olika slags praxis. Tack vare mätning och uppföljning möjliggörs kontinuerlig inlärning och förnyelse av arbetssätt.

Dessutom förbättrar Apottis klientportal Maisa kommuninvånarnas möjligheter att få information om tillgängliga tjänster. Kommuninvånarna kan utnyttja den elektroniska klientportalen och även sköta sina ärenden via distansmottagningar om de vill.

Intensivare samarbete mellan social- och hälsovården
Apotti är det första gemensamma datasystemet för social- och hälsovården i hela världen. De anställda inom hälso- och socialvården kan kommunicera med varandra och data om patienter eller klienter kan användas i realtid i vård- och servicesituationer inom ramen för dataskyddskraven i lagar och myndighetsbestämmelser.

Speciellt gynnar systemet de grupper som anlitar överlappande tjänster, bl.a. mental-, missbrukar-, handikapp- och äldreomsorgstjänster.

Arbetssätten förenhetligas
Tack vare identiska utvärderingsverktyg skapas en grund för hur beslut om vård och service fattas inom organisationerna. Det gemensamma data- och verksamhetsstyrningssystemet ger många fördelar, t.ex. jämn kvalitet på vård och service, underlättad rörlighet för personalen samt ökad klient- och patientsäkerhet.

Effektivare utnyttjande av data
Apottisystemet ger uppdaterad information om verksamheten och dess kvalitet, vilket möjliggör en ständig utveckling. Också enskilda användare får information om sina patienters eller klienters situation och jämföra med allmänna data inom enheten. Med hjälp av systemet kan man dessutom inrikta tjänster så att de når dem som mest behöver dem.

Enklare och effektivare registrering av klient- och patientuppgifter
I fortsättningen kommer social- och hälsovårdspersonalen i stället för ett otal separata system att använda ett system. Uppgifter behöver bara registreras en gång och det är också lättare att hitta information. Därtill styr systemet användarens arbete. Apottis sammandragsvy ger snabbt en uppfattning om enhetens, patientens eller klientens situation och om åtgärder som behövs.

E-tjänster blir en del av vardagen
Apottis elektroniska klientportal Maisa erbjuder kommuninvånarna ett informationssäkert sätt att kommunicera med yrkespersonerna inom social- och hälsovården, till exempel via mobilen. I portalen kan man bl.a. boka tider, se sina patient- eller klientuppgifter och spara t.ex. mätresultat eller uppgifter om sin klient- eller vårdplan.

KL Kuntahankinnat Oy (i dag Hansel) konkurrensutsatte upphandlingsannonsen om klient- och patientdatasystemet (Apottisystemet) 1.10.2013 i enlighet med begäran om deltagande. Oy Apotti Ab grundades genom ett ömsesidigt avtal mellan de ursprungliga beställarna, HUS, Helsingfors, Grankulla, Kyrkslätt och Vanda. Tusby, Kervo, Ingå, Lovisa och Sjundeå anslöt sig till ramavtalet och blev delägare i Oy Apotti Ab senare.

Systemupphandlingen (Apotti) konkurrensutsattes av Kuntahankinnat som en gemensam upphandling för följande kommuner:
Askola, Esbo, Hangö, Hyvinge, Ingå, Träskända, Högfors, Kervo, Lappträsk, Lojo, Lovisa, Mäntsälä, Nurmijärvi, Borgnäs, Borgå, Raseborg, Sibbo, Sjundeå, Tusby och Vichtis.

Dessa kommuner eller samkommuner som bildats av dessa kommuner kunde med de ursprungliga beställarnas samtycke ansluta sig till ramavtalet och bli delägare i Oy Apotti Ab under ramavtalet. Efter att kommunen eller samkommunen blivit delägare hade den möjlighet att anlita Apottisystemet och därtill hörande tjänster.

Ramavtalet för Oy Apotti Ab löpte ut 20.4.2020.

I projektet har utnyttjats arbetsinsatsen och kunnandet av över 5 000 proffs inom bl.a. hälso- och socialvården, ICT, juridik och användbarhetsforskning. T.ex. i de funktionella produktutvärderingarna deltog över 200 social- och hälsovårdsanställda.

Partner i projektet har varit Aalto-universitetet, Tammerfors universitet, Kehitysvammaliitto, Teknologiska forskningscentralen VTT, social- och hälsovårdsministeriet, Institutet för hälsa och välfärd THL, Kommunförbundet, Sitra och ett flertal stora projekt inom social- och hälsovården i Europa och annanstans i världen.

Apotti medför stor nytta – bara en bråkdel har bedömts ur den ekonomiska synvinkeln.

Grunden för den nyttobedömning som uppgjorts i Oy Apotti Ab utgörs av underliggande data från ägarorganisationerna, en på olika variabler baserad beräkningslogik, vetenskapliga undersökningar, systemleverantör Epics referenser och den sakkunskap som Apottiexperterna och deras nätverk besitter när det gäller att validera nytta.

Exempel: Minskat antal trycksårsfall
Direkta kostnader som hänför sig till trycksår uppgår i Finland till 350–525 miljoner euro per år, vilket utgör 2–3 procent av utgifterna inom hälsovården. Tidig identifiering av riskpatienter, förebyggande av trycksår och komplikationer är centrala när kostnadsutvecklingen ska tyglas och klientnöjdheten förbättras.

I Apottisystemet har nyttopotentialen uppskattats till 15 procent färre fall. Identifieringen av riskpatienter baserar sig på ett riskbedömningsprogram som systematiserar vårdarbetet. Personalen får utbildning i att använda programmet. För att nyttan ska realiseras måste objektet följas upp och utvärderas kontinuerligt.

Enhetliga arbetssätt
Jämförbar information om verksamheten (sammandragsvy med nyttomätare)
Kvaliteten på hälso- och socialvården är inte beroende av personen/enheten
Genomskinlig information

Färre riskhändelser
Riskpatienter identifieras
Minskat antal trycksår, fallskador och sepsisincidenter
Minskat antal vårddagar

Effektivare arbetstidsallokering
Registreringen tar mindre tid
Mottagningstiden används ändamålsenligt
Mobilapparater utnyttjas oberoende av plats

Nyttan med elektroniska tjänster
Tidsbesparing tack vare den elektroniska portalen, bl.a. tidsbokning, förhandsinformation, kallelser
Distansmottagningar

Den mångsidiga klient- och patientportalen Maisa och dess mobilapp står till kommunivånarnas förfogande. Maisa underlättar kontakten med yrkespersonerna och t.ex. tidsbokningen kan skötas elektroniskt. Apotti gör vården och servicen genomskinligare. Kommuninvånarna ser, utöver sina egna social- och hälsovårdsuppgifter, även hur den egna vården och de egna tjänsterna framskrider.
Data om kommuninvånarna kan, med beaktande av dataskyddskraven i lagar och myndighetsbestämmelser, användas i realtid vid vård och service oberoende av förvaltningsmässiga gränser. Detta är av stor vikt för både klient- och patientsäkerheten och kvaliteten på vård och service.

När en patient till exempel flyttas från operationsavdelning till vårdavdelning behöver uppgifterna inte längre flyttas över till ett annat datasystem. I och med att medicineringsuppgifterna överförs friktionsfritt och är tillgängliga för vårdpersonalen undviks dessutom onödig provtagning.

Allt som allt inverkar Apottisystemet på över 1,7 miljoner finländares social- och hälsovård. Speciellt stor är nyttan för de grupper som anlitar överlappande tjänster, bl.a. mental-, missbrukar-, handikapp- och äldreomsorgstjänster.

Informationssäkerheten är ytterst viktig när det gäller system som hanterar hälsovårdens patientuppgifter och socialvårdens klientuppgifter. Apottisystemet utgör en informationssäker miljö som stöder socialvårdens verksamhet, säkerställer kvaliteten i patientvården och erbjuder medborgarna e-tjänster. Systemmiljön utvecklas ständigt.

Tillgången till data och informationens tillförlitlighet har haft en central roll såväl under upphandlingen som i planeringen av Apottisystemets användning och drift. Högklassig informationssäkerhet består av många faktorer: applikationskomponenter av god kvalitet, auditering, arbetsmetoder som iakttar informationssäkerheten och personalens kompetens.

Informationssäkerhet i mobila enheter
Det krävs extra noggrannhet för att man ska kunna hantera konfidentiell information i mobila enheter. När det gäller hälsovårdens system förutsätter tillräcklig informationssäkerhet kryptering av datakommunikationen, kontroll av terminaler, auditerade tillämpningar samt teknisk identifiering av användarna.
Om t.ex. en mobil enhet som används på sjukhus försvinner eller blir bestulen ska den centraliserade apparatkontrollen omedelbart kunna avaktivera den och tömma dess innehåll på distans. Allt detta har beaktats i Apotti.

För att informationssäkerheten ska nå en tillräckligt hög nivå krävs det åtgärder även av användarna. Ett bra exempel är den nationella Kanta-tjänsten via vilken medborgaren ser sina recept och patientjournaler men som förutsätter en krypterad förbindelse och stark autentisering innan uppgifterna visas.

Appar, identifieringsmetoder och säkerhetsteknologier utvecklas och blir hela tiden effektivare och osynligare. I Apotti är målet att systemet ska vara så enkelt att använda som bara möjligt inom ramen för de krav som ställs på informationssäkerheten.

Apottisystemets datalager och produktionsmiljö finns i Finland i liknande utrymmen där man driver bankernas, statsförvaltningens och försvarsmaktens system. En central del av den normala driften i dylika produktionsmiljöer utgörs av övervakning och monitorering av in- och utgående datakommunikation i syfte att upptäcka och förebygga informationsläckor och attacker.

Med stöd av ett avtal enligt EU:s dataskyddsförordning har Epic möjlighet att i separat överenskomna situationer åtgärda och utreda eventuella problem som Apotti inte kan avhjälpa. I fall där systemleverantören blir tvungen att se enskilda uppgifter om klienter eller patienter för att erbjuda en överenskommen stödtjänst, avgränsas insynen till det som är nödvändigt för att lösa problemet, och systemleverantören förbinder sig att hemlighålla uppgifterna.

Fujitsu Finland Oy valdes till leverantör av Apottis driftservice hösten 2016. Datacentralerna, molntjänsterna och alla klient- och patientdata finns i Finland.
Oy Apotti Ab har rätt att auditera systemleverantörens verksamhet bl.a. när det gäller att efterfölja avtalsvillkoren gällande hantering av personuppgifter.

I Apottisystemet befinner sig klient- och patientuppgifterna i ett och samma system, men tekniskt sett är social- och hälsovårdens uppgifter separerade från varandra. Yrkespersonerna tilldelas individuella behörigheter till systemet för att säkerställa att de bara kommer åt den information som de har tillstånd att se. I regel ser yrkespersonerna inte uppgifter över registergränserna mellan social- och hälsovården. För att garantera klient- och patientsäkerheten är det i vissa tjänster dock nödvändigt att se bestämda uppgifter i det andra registret. Yrkespersonerna får ändå bara se de klienters och patienters uppgifter som de vid den givna tidpunkten står i vårdrelation till. Därtill ska man ha en korrekt orsak att behandla klient- eller patientuppgifter. Om alla besök i klient- och patientuppgifterna blir det kvar en anteckning i systemets logg.

Klienten eller patienten kan ge sitt samtycke till att socialvården ser uppgifter om hens hälsovård och vice versa.

Tack vare logguppgifterna är övervakningen av informationshanteringen avsevärt effektivare än tidigare och sker så gott som i realtid. Användarorganisationerna övervakar informationshanteringen och ingriper vid behov i uppdagade fel och eventuellt missbruk.

Eftersom det var fråga om en offentlig upphandling som överskred EU:s tröskelvärden föll leverantörsvalet på det företag som bäst svarade mot kriterierna, i detta fall det amerikanska Epic Systems Corporation.

När upphandlingen kom i gång hösten 2013 gjorde kommunerna och HUS upp en gemensam upphandlingsstrategi där man fastslog hur upphandlingen skulle göras och vad den nya lösningen skulle omfatta. Upphandlingen genomfördes enligt överenskomna strategiska riktlinjer, av vilka de mest centrala var följande:
Klient- och patientdatasystemet består av ett kärnsystem som kompletteras av olika specialsystem och dessa slås ihop till en helhet via öppna gränssnitt.
Systemhelheten består av avancerade konfigurerbara produkter som finns på marknaden.

Helheten kan vid behov kompletteras med separata upphandlingar och det kan finnas flera leverantörer.

Vid valet var prisets andel 40 procent och kvalitetskriteriernas andel 60 procent. Epicsystemet uppfyllde kriterierna bäst då fokus låg på:
användbarhet
flexibilitet
öppenhet och
anpassningsförmåga.

Epic Systems har genomfört hundratals framgångsrika lanseringar. Systemet anlitas av över 350 organisationer världen över och en del av dem är både större och mer komplicerade än Apotti. Systemet utvecklas ständigt.

I Apottiprojektet fungerar Accenture som Epic Systems underleverantör. Accenture stöder på uppdrag av Epic Systems och Apotti implementeringen och driften av systemet. Därtill planerar och genomför Accenture en lösning för socialvårdens utbetalningar för Apotti.

Upphandlingsstrategin gick ut på att HUS-kommunerna ville ha en funktionssäker och pålitlig systemhelhet som byggs upp av avancerade och flexibelt anpassbara produkter på marknaden. Väsentligt var att Apotti inte är den enda instansen som utvecklar systemet. Apottiområdet skulle ha ett system under ständig utveckling.
Vid upphandlingen säkerställdes att systemet har öppna gränssnitt och att vi själva kan modifiera det. I dagens datasystem är varje liten ändring dyr.

Ser man på de 50 bäst rankade hälsovårdsenheterna i världen har alla stannat för ett färdigt system för patientdata och verksamhetsstyrning. Systemuppbyggnad i egen regi har testats såväl i Finland (bl.a. Uranus) som ute i världen. Den amerikanska hälsovårdsorganisationen Kaiser Permanente satsade ca 2 miljarder dollar på att skapa ett eget system för att sedan ändå övergå till Epic.

I Europa används Epic i Holland, Cambridge och modellandet inom e-hälsa Danmark.

Ur både yrkespersonens och patientens synvinkel fungerar hälsovården till stor del på ett likartat sätt i alla västländerna. När verksamheten ska förändras kan man utnyttja Epics mycket omfattande färdiga innehåll som utvecklats i samarbete med Epics klienter, bl.a. arbetsflöden, rapporter och logiken i beslutsstödet.
Det centrala är att färdigt innehåll kan anpassas och kompletteras till de delar processerna är olika.

Det finns ca 80 000 olika rapporter som användarorganisationerna delar avgiftsfritt på Epic Userweb. Utöver referensinformation mellan Epicanvändarna möjliggörs även internationell benchmarking.

Apotti har under åren samarbetat intensivt med organisationerna som lanserat Epic i Danmark, Holland och England. Vi har fått information om de övriga ländernas erfarenheter i god tid och kunnat beakta dem i vårt projekt.
På Apotti har man t.ex. gått in på ett mycket välresurserat lanseringsstöd tillräckligt länge efter lanseringen. Apottisystemet underkastas omfattande slutanvändartest och användbarhetstest.
I Danmark har man haft problem i synnerhet med medicineringen. Problemen har till stor del berott på integrationen med det danska nationella medicinkortet FMK.
I Apottiprojektet har man utöver Apottiexperterna anlitat hundratals sakkunniga från olika specialiteter inom användarorganisationerna. På detta sätt har man säkerställt en direkt förbindelse med de verksamma enheterna. Många programutvecklare i Apotti är dessutom proffs inom social- och hälsovården. Apotti kan modifiera och utveckla systemet vidare.

Våra utbildare har rekryterats från användarorganisationerna och representerar samma yrkesgrupper som kursdeltagarna. Till exempel läkare utbildas i regel av läkare inom samma specialitet. Apotti satsar kraftigt på systemkunnandet hos utbildarna och användarstödspersonalen. Efter lanseringen fortsätter utbildningen t.ex. i form av kurser till nya anställda.

I Danmark används ett Epicbaserat patientdatasystem inom Region Hovedstaden. Lanseringarna kom i gång 2016 och slutfördes i slutet av 2017. Efter en utmanande början har situationen stabiliserat sig och nyttan med det nya systemet börjar komma fram. Under de senaste åren har man i systemutvecklingen speciellt beaktat önskemål från hälsovårdspersonalen.

Enligt en nyligen publicerad utredning uppvisade de danska Epicsjukhusen (sjukhusen i huvudstadsregionen) 2018 de näst högsta produktivitetssiffrorna bland alla sjukhus i landet. Från 2017 till 2018 uppmättes den största produktivitetsökningen i huvudstadsregionens sjukhus: ett år efter att lanseringarna slutförts hade produktiviteten ökat med 4,4 procent. Under de föregående 15 åren uppgick produktivitetsökningen till ca 2,4 procent per år. (https://sundhedsdatastyrelsen.dk/da/tal-og-analyser/analyser-og-rapporter/sundhedsvaesenet/produktivitet-i-sygehussektoren)

Epicsystemets anpassbarhet testades grundligt under upphandlingen och den konstaterades motsvara riktlinjerna i upphandlingsstrategin. Användarorganisationerna eller tredje parter kan anpassa Epic till framtida förändringar och nya arbetssätt utan tillverkarens insats.

Apottisystemet är en modulär helhet som består av en kärna och på den uppbyggda funktionella moduler (t.ex. sjukhusapotek) samt s.k. färdigt innehåll. Apotti använder t.ex. den nuvarande laboratorietillämpningen och de nuvarande systemen för det bilddiagnostiska arkivet, logistiken, ekonomiförvaltningen, personaladministrationen och akutvården som delar i den integrerade helheten.

Oy Apotti Ab kan
• skaffa moduler av systemleverantören Epic Systems eller av någon annan leverantör
• modifiera och skapa moduler på Epics plattform
• komplettera systemet via öppna gränssnitt med extra tillämpningar och bygga upp ett omfattande ekosystem kring kärnan.

När kärnfunktionaliteterna och datamodellen är enhetliga garanteras effektiv verksamhetsstyrning, datainsamling och kvalitetsuppföljning. Epichelheten svarar för att data förmedlas smidigt mellan modulerna och att arbetsflödena är sinsemellan kompatibla och användarvänliga. Det är mycket svårt att självständigt bygga intermodulära integrationer.

Dessutom skapas en stor del av funktionerna med hjälp av plattformverktygen i form av innehåll som
• hämtas från Epic Foundation-systemet
• skapas själv
• fås av övriga Epicanvändare (utnyttja gemenskapen)
• beställs från andra leverantörer.

Apottimodellen ger ett verkligt mervärde till utvecklingen av social- och hälsovården: utvecklingen av nya arbetssätt och stödtjänster sker snabbare när man har en fungerande plattform som erbjuder lämpliga redskap för utvecklingsarbetet.

I Apottisystemets nuvarande omfattning uppgår investeringskostnaderna till 408 miljoner euro. De största posterna i beloppet är utgifter som redovisas i systemleverantören Epic Systems, driftserviceleverantören Fujitsus och Oy Apotti Ab:s balanser.

I det totala beloppet ingår även tjänster som Oy Apotti Ab konkurrensutsatt på nytt och som överförs från projektorganisationerna till Oy Apotti Ab:s portfölj. Sådana är t.ex. sms- och e-brevstjänster, Duodecims beslutsstödssystem, VideoVisit och RAI-bedömningsmätare för funktionsförmåga.

Under upphandlingen fördelas kostnaderna så att HUS betalar hälften och kommunerna den andra hälften i förhållande till invånarantalet. Genomförandet och lanseringen i hela området betalas i förhållande till ägarandelen i Oy Apotti Ab.

I Estland lanserades mycket effektivt och framgångsrikt en centraliserad informations- och arkiveringstjänst, som dock inte är ett patientdatasystem. Den estniska tjänsten kan således inte jämföras med det operativa data- och verksamhetsstyrningssystemet som är Apottiprojektets syfte och där klient- och patientdatabasen utgör en del av systemet. Också i Estland anlitar sjukhusen och hälsovårdens enheter separata operativa patientdatasystem.

Som begrepp liknar ”det estniska systemet” finansministeriets projekt om den nationella informationsleden. Den nationella informationsleden är ett kommunikationskoncept där data som olika verksamhetsmiljöer och tjänster behöver finns tillgängliga över öppna gränssnitt. Varje system som kopplats till serviceleden förvaltar sina egna data.

I sig gör serviceleden ingenting. Det är de till den kopplade tjänsterna som bildar helheten. Klient- och patientdatasystemet däremot är en mångsidig helhet som består av ett datalager för patientdata, ett omfattande verksamhetsstyrningssystem och elektroniska tjänster. Systemet stöder yrkespersonerna i deras arbete, bistår patienterna i egenvården och ledningen när det gäller att utveckla verksamheten.
I Finland är den nationella serviceleden som bäst i piloteringsfasen. Närmare information om serviceleden finns på finansministeriets webbplats. Apottisystemet kommer att anslutas till den nationella serviceleden.

Apottisystemets närstöd fungerar i kommunernas och HUS egna organisationer. Oy Apotti Ab ansvarar för stödet när närstödet inte kan hjälpa. När det finns behov av att anpassa systemet på ett nytt sätt eller ansluta helt nya delar till systemhelheten är det Oy Apotti Ab som svarar för genomförandet. Användarorganisationerna kan själva skapa t.ex. nya rapporter eller datavyer.

Apottisystemets kapacitet räcker bra till för den specialiserade sjukvården, den primära sjukvården och socialvården. Skalbarheten är inte någon utmaning för Apottisystemet. Den har testats med utmärkta resultat, i både Finland och Danmark.

Apottisystemet är ingalunda den till användarantalet största kunden hos Epic Systems. Epic Systems största kund, Kaiser Permanente, har ca 177 000 användare, dvs. nästan lika många som hela den finländska social- och hälsovården sammanlagt.

Gränssnitten mot ändamålsenliga nationella, regionala och organisationsspecifika system definierades minutiöst i samband med upphandlingen. Användningen av och datainnehållet i dessa gränssnitt finns avgiftsfritt till beställarens förfogande.

Utöver denna förutsatta grundnivå utvärderades Epicsystemets gränssnittsteknologier och deras funktionella omfattning i samarbete med Teknologiska forskningscentralen VTT enligt s.k. AAP (Apotti Avoimet Rajapinnat). Upphandlingsringens experter poängsatte värderingen utgående från centrala användningsfall och demonstrationer av dessa.

Kravet på öppna gränssnitt har definierats vid upphandlingsprocessen i offertbegärans bilaga B13.

Där står det att tillämpningar som skapas av tredje parter ska ha en informationssäker och fallspecifikt konfigurerbar förbindelse till systemdata via ett öppet servicegränssnitt. Med öppet gränssnitt avses här att Apottiorganisationen fritt (oberoende av systemleverantör) kan utnyttja gränssnittet för att överföra data mellan systemet och övriga tillämpningar och applikationskomponenter. AAP-gränssnittet ska svara mot kraven nedan. Begäran till det öppna gränssnittet kan verifieras genom att man identifierar vilka tillämpningar som använder gränssnitten och vilka personer som använder tillämpningarna.

Detta ger Apottiprojektet breda gränssnitt att användas enligt beställarorganisationens mål.
I datasystemvetenskapen kan begreppet ”öppna gränssnitt” alternativt definieras så att prioriteten ligger på att externa, t.o.m. för användarorganisationen okända tredje parters möjlighet att fritt förfoga över gränssnittsbeskrivningarna och gränssnitten. Via dessa gränssnitt kan den tredje parten, utan stöd eller tillstånd av systemets ägarorganisation, utnyttja datalagren eller direkt programmera programkomponenter som anknyter till produktionssystemet.
I funktionskritiska system som innehåller klient- och patientdata öppnas helt öppna programlaboratorier dock aldrig så att direkt åtkomst ges till produktionsmiljön och dess gränssnitt.

Denna så kallade sandbox-miljö som är avsedd för test och tredje parters produktutveckling kan byggas på Epicplattformen, och det finns exempel på att miljöer av denna typ också utnyttjas av Epics klienter. Då är det av stor vikt att gränssnitt och datainnehåll som öppnas för offentligt bruk avgränsas noggrant och t.ex. alla konfidentiella uppgifter om patienter och klienter filtreras bort.
De för alla öppna gränssnitten är begränsade till både funktion och datainnehåll jämfört med de egentliga inre gränssnitten i produktionsmiljön, och via dem kommer man tack vare bl.a. avkodning av personuppgifter inte åt konfidentiell information.

Utöver det ovan anförda innehåller materialet i anbudsbegäran sådana definitioner av gränssnitt som enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet är sekretessbelagda för att garantera informationssäkerheten i den nuvarande produktionsmiljön där klient- och patientdata behandlas. Dessa är beskrivningar av befintliga system.

Uppgifterna om varje enskild patients medicinering laddas ner från det nationella receptcentret. Under åren har det i synnerhet för äldre personer samlats tiotals, ibland hundratals recept som alla måste gås igenom för att patientens medicinering ska vara rätt i såväl Receptcentret som Apottisystemet. Det tar tid att gå igenom medicineringsuppgifterna men resultatet är en läkemedels- och receptlista som är säkrare än den nuvarande. I samband med genomgången rekommenderas att man enligt social- och hälsoministeriets anvisning Säker läkemedelsbehandling intervjuar patienten för att försäkra sig om vilka läkemedel patienten faktiskt använder och även antecknar alla receptfria läkemedel och eventuella övriga mediciner. Dessa åtgärder förbättrar medicineringssäkerheten avsevärt.

Den faktor som mest bromsar upp läkemedelsregistreringen är att doseringsuppgiften (t.ex. 2 tabletter på kvällen) i recepten i Receptcentret inte är strukturell. Doseringsanvisningen i fri text måste struktureras för Apottisystemet för att administreringsanteckning, dosvarningar och closed loop-läkemedelsadministration ska fungera.

Detta tar naturligtvis tid, i synnerhet då man samtidigt helst ska makulera och ta bort överlappande och onödiga recept från Receptcentret. För att underlätta arbetet jobbar vi som bäst på att ta fram en AI-baserad lösning. Hälften av alla rapporterade patientskador utgörs av medicineringsfel, så den ökning i medicineringssäkerheten som closed loop kan ge är av stor betydelse. På Institutet för hälsa och välfärd drivs för närvarande ett projekt med syftet att förnya Receptcentret bl.a. genom strukturering av dosanvisningen, så att nyttan med läkemedelssäkerheten utöver Apotti även når riksomfattning.

Apottisystemet ersätter bl.a. HUS nuvarande patientdatasystem och andra HUS-interna system. Dessa system har haft sina egna datalager och databaslösningar. När patientuppgifter och tjänster (t.ex. bokningar, in- och utskrivningar) överförs från gamla system till Apotti bildas det i vissa situationer nya servicehändelser samtidigt som gamla avslutas. Nya servicehändelser inverkar inte på dokumentationen av vården men det kan hända att dokument som gäller en och samma vårdperiod dyker upp i flera servicehändelser.

Hälsovårdens registreringar är inte alltid slutförda när patienten lämnar mottagningen. Uppgifterna förmedlas till arkivet först när dokumenten för besöket är klara. Dröjsmålet ställs i vissa fall in med flit så att man kan säkerställa att dokumenten överförs kontrollerat. Om det finns tekniska eller strukturella problem förknippade med hur sjukhusen ansluter sig till Kantatjänsterna kan överföringen av dokument till Kanta avbrytas tillfälligt eller informationen genereras senare. En eventuell fördröjning inverkar inte på förpliktelsen att spara patientuppgifter eller innehållet i dem. Det är bara fråga om att medborgaren ser uppgifterna med en eftersläpning.

I samband med att Apottisystemet lanserades hämtade man patientuppgifter bl.a. för att skapa ett gemensamt register (hälso- och sjukvårdslag) för sjukvårdsdistriktet. Uppgifterna hämtades för att säkerställa det tekniska genomförandet och ingen person har studerat uppgifterna. Detta var ett sätt att säkerställa dataskyddet efter att Apottisystemet tagits i bruk.

Apottis klientportal Maisa är en elektronisk kommunikationskanal mellan medborgaren och yrkespersonerna inom social- och hälsovården. Via Maisa kan du sköta dina ärenden oberoende av tid och plats. Maisa påminner dig om kommande möten, nya meddelanden eller till exempel färdiga undersökningsresultat. Dessa s.k. impulser får du efter eget val per e-post eller sms eller till mobilappen.

E-tjänstportalen www.maisa.fi och mobilappen Maisa ger dig en bra överblick över dina hälsovårdsuppgifter och erbjuder ett enkelt och datasäkert sätt att kommunicera med ditt vårdteam. Mobilappen kan hämtas från appbutikerna IOS och Android.

Olika organisationer använder Maisaappen på olika sätt för sina tjänster. Rikta vänligen din feedback direkt till den verksamhetsenhet inom social- och hälsovården som du anlitar. Läs mera: https://www.maisa.fi. Frågor och svar finns här: https://ukk.maisa.fi/sv/