Digitalisaatio ei ole poistanut manuaalista tiedonsiirtoa organisaatioiden välillä

HUSin Jorvin sairaalassa osastonsihteerinä ja Apotti-asiantuntijana työskentelevä Toni Ohvo vastaa kysymyksiin siitä, miten digitalisaatio on muuttanut osastonsihteerin työtä. Artikkeli on viimeinen osa Apotin juttusarjaa, joka käsittelee sote-ammattilaisten työn muuttumista noin kymmenen viime vuoden aikana.

Miten koet, että työsi on muuttunut viimeisen noin 10 vuoden aikana?

Merkittävimpiä muutoksia ovat olleet potilastietojärjestelmien vaihtuminen ja paperisen dokumentoinnin selkeä väheneminen. Vielä kymmenen vuotta sitten monet lähetteet, listat ja muut työssä tarvittavat tiedot kulkivat paperilla, ja myös postitettavia kirjeitä oli huomattavasti enemmän.

Silloin kun aloitin osastonsihteerin työt, niin kaikki viestit potilaan suuntaan kulkivat kirjeitse. Nyt yhä suurempi osa viestinnästä ja asioinnista tapahtuu sähköisesti, kuten Maisa-asiakasportaalin kautta. Täydellisesti paperista ei silti ole päästy eroon, sillä esimerkiksi jotkin osastotyössä tarvittavat listat ja muistiinpanoja vaativat dokumentit ovat edelleen paperisessa muodossa.

Millaisia vaikutuksia digitalisaatiolla ja uusilla järjestelmillä kuten Apotilla on ollut päivittäisiin työtehtäviisi?

Digitalisaatio ja Apotti ovat ennen kaikkea sujuvoittaneet päivittäistä työtäni. Aiemmin osa tehtävistä oli vahvasti muistin, käsin pidettyjen listojen tai erillisten tulosteiden varassa. Apotissa olevat työjonot ovat tuoneet työhöni selkeyttä ja vähentäneet ylimääräisiä työvaiheita.

Samalla eri ammattiryhmien välinen työnjako on täsmentynyt. Esimerkiksi lääkärin tekemä määrittely ajanvarauksen kiireellisyydestä on helposti nähtävillä Apotti-järjestelmästä. Sen myötä prosessin jatko on selkeämpi minulle ja muille työntekijöille. Ennen Apottia ajanvarauksien kiireellisyys ei tullut yhtä selkeästi esiin.

Mitkä ovat olleet suurimmat haasteet, joita olet kohdannut digitalisaation myötä?

Yksi suurimmista haasteista on se, että käytössä on edelleen rinnakkain useita viestintätapoja. Osa asiakkaista asioi digitaalisesti Maisan kautta, kun taas osa toivoo yhteydenottoa edelleen postitse.

Osastonsihteerin näkökulmasta myös yhteistyö eri hyvinvointialueiden ja järjestelmien välillä korostuu jonkin verran, kun hoitoketjut organisaatioiden välillä eivät ole niin saumattomia. Jos potilaalle tehdään esimerkiksi lähete toisen alueen erikoissairaanhoitoon, jossa ei ole Apotti-järjestelmää käytössä, tieto pitää välittää edelleen paperisessa muodossa, kuten faksaamalla.

Onko digitalisaatio tuonut mukanaan uusia mahdollisuuksia tai parannuksia työssäsi? Jos on, niin millaisia?

Asioinnin tavat ovat monipuolistuneet huomattavasti verrattuna aikaan, jolloin esimerkiksi vastaanottopuolella ajanvarauksessa käytössä olivat lähinnä puhelin ja yhteinen sähköpostilaatikko. Maisan myötä potilaat voivat olla suoraan yhteydessä vastaanottopuolelle ja toivon mukaan tulevaisuudessa myös vuodeosastopuolelle. Lisäksi potilaat voivat Maisan kautta vastaanottaa viestejä ja hoitaa esimerkiksi ajanvarauksiin liittyviä asioita aiempaa joustavammin.

Lisäksi Apotin työkorit ovat parantaneet yksiköiden sisäistä ja välistä yhteistyötä merkittävästi. Aina ei tarvitse soittaa, vaan työkorin kautta on helppo tavoittaa eri ammattilaisia erilaisiin kysymyksiin liittyen.

Miten potilaat ovat reagoineet digitaalisten palveluiden lisääntymiseen?

Olen huomannut, että potilaiden suhtautuminen digitaalisiin palveluihin on ollut pääosin myönteistä. Erityisesti reaaliaikainen tieto ajanvarauksista ja mahdollisuus hoitaa asioita sähköisesti koetaan hyödyllisiksi. Osa potilaista tarvitsee toisaalta enemmän tukea uusien palvelujen käyttöön.

Myös eri palvelujen roolit voivat aiheuttaa epäselvyyttä: Maisan, OmaKannan ja muiden alueellisten sovellusten erot eivät aina ole selkeitä käyttäjille. Tämä voi näkyä arjessa hämmennyksenä siitä, mitä palvelua missäkin tilanteessa pitäisi käyttää. Täällä Espoon alueella Jorvissa tällaisia tilanteita tulee silloin tällöin vastaan, kun potilas siirtyy perusterveydenhuollon piiristä erikoissairaanhoitoon.

Koetko digitalisaation tai uusien järjestelmien vaikuttaneen potilasturvallisuuteen ja hoidon laatuun?

Kehitys on ollut potilasturvallisuuden ja hoidon laadun näkökulmasta pääosin myönteistä. Kun potilaan tiedot löytyvät Apotti-järjestelmässä yhteisistä työjonoista eikä eri yksiköillä ole omia listojaan, kokonaisuus pysyy paremmin hallinnassa. Aina on tietenkin olemassa inhimillisten virheiden mahdollisuus, mikäli joku ammattilainen unohtaa tehdä kirjauksen järjestelmään, eikä ketjussa seuraava ammattilainen satu sitä huomaamaan.

Oletko saanut riittävästi koulutusta ja tukea uusien työkalujen käyttöönotossa?

Olen saanut hyvin tukea, mutta toivon päivityksiä koskeviin koulutuksiin enemmän syventymistä ja ammattiryhmäkohtaista sisältöä. Tällöin olisi mahdollisuus omaksua muutoksia järjestelmässä jo ennen päivityksiä, joilla on merkitystä oman työn sujuvoitumiseen.

Onko yhteistyö kollegoidesi kanssa muuttunut digitalisaation ja esimerkiksi Apotti-järjestelmän myötä?

Aiemmin asioita hoidettiin pääasiassa puhelimitse, kasvokkain tai sähköpostilla. Nyt yhteydenpito tapahtuu potilaita koskevissa asioissa Apotin työkoreissa ja muissa asioissa Teamsissa. Työkorien etuna on läpinäkyvyys, kun viestit, vastaukset ja työn eteneminen näkyvät useammalle henkilölle, jolloin asia ei jää yhden ihmisen varaan. Tämä varmistaa asioiden edistämisen esimerkiksi poissaolojen aikana ja nopeuttaa tiedonkulkua.

Miten näet sote-alan tulevaisuuden digitalisaation näkökulmasta, minne ollaan menossa?

Sähköisen viestinnän määrä lisääntyy tulevaisuudessa varmasti edelleen. Maisan käyttöasteen nousu ja Apotti-järjestelmän työkorit ovat tästä hyviä esimerkkejä.

Toivon, että tulevaisuudessa myös organisaatiorajat ylittävä viestintä ja tiedonsiirto kehittyisivät niin, että tieto liikkuisi nykyistä sujuvammin ja reaaliaikaisemmin eri toimijoiden välillä. Se vähentäisi puhelimitse ja paperilla hoidettavaa yhteydenpitoa ja nopeuttaisi yhteistyötä koko hoitoketjussa.