Järjestelmän käyttö sujuvoitui uuden työtilan myötä

Helsingin suun terveydenhuollossa on toteutettu Apotin työtilauudistuksen pilotti, jonka jälkeen uusi työtila otetaan käyttöön kaikkiin Helsingin suun terveydenhuollon yksiköihin toukokuun aikana. Työtilauudistus on osa kattavaa kehityskokonaisuutta, joka etenee vaiheittain ja koskee laajasti Apotti-järjestelmän käyttäjiä.

Suun terveydenhuollon työtilauudistusta pilotoitiin suu- ja hammaskeskuksessa helmi-maaliskuussa 2026. Työtilauudistuksen yhteydessä on muun muassa järjestelty osioita uudelleen, lisätty oikopolkuja, piilotettu turhia toimintoja ja yksinkertaistettu työnkulkuja yleisimpien käyttötilanteiden osalta.

Pilotin jälkeen uusi työtila otetaan käyttöön kaikissa Helsingin suun terveydenhuollon yksiköissä. Samalla se on suurin tähänastisista työtilauudistuksen piloteista sekä ensimmäinen, joka koskettaa useampaa käyttäjäryhmää, ei vain yhtä: mukana ovat hammaslääkärit, hammashoitajat ja suuhygienistit.

Ammattilaisten oma aktiivisuus on avainasemassa

Hammaslääkäri ja Apotti-asiantuntija Kari Lakoman rooli uudistuksessa on ollut toimia linkkinä ammattilaisten ja Apotin välillä. Hänen mukaansa omaksuminen on sujunut hyvin.

– Heti pilotin ensimmäisenä päivänä meillä oli useampia sijaisia paikalla, ja he pystyivät hyppäämään työhön mukaan vaivattomasti. Tämä nähtiin vahvana signaalina siitä, että näkymät ovat aiempaa selkeämpiä ja loogisempia, eivätkä perustu vain pitkän linjan käyttäjien rutiineihin, kertoo Lakoma.

Hammashoitaja ja Apotti-tukihenkilö Nina Walleniuksen mukaan työtila on otettu hyvin vastaan suu- ja hammaskeskuksen ammattilaisten keskuudessa.

– Olimme selvästikin tottuneet myös sellaisiin ominaisuuksiin, jotka eivät täysin optimaalisesti tukeneet ammattilaisten työtä. Uudistuksessa tehdyt muutokset eivät olleet mullistavia – tarpeettomia elementtejä karsittiin ja keskeiset asiat sijoittuivat loogisemmin, jolloin olennaisten asioiden löytäminen helpottui eikä järjestelmän näkymä tuntunut enää yhtä kuormittavalta, kuvailee Wallenius.

Ennen uudistusta esimerkiksi lähetteiden tekemisen yhteydessä avautui erillinen ponnahdusikkuna, joka hankaloitti potilastietojen samanaikaista tarkastelua. Työtilauudistuksessa ponnahdusikkunan lisäksi käyttöön tuli sivupalkki, josta löytyvät yleisimmät lähetteet ja jossa potilaan muut tiedot ovat samalla näkyvissä.

– Tämä on hyvä osoitus pientenkin muutosten merkityksestä, kun nyt voimme tehdä kirjauksia ja tarkastella tietoja samassa näkymässä, kiittelee Lakoma.

Molemmat rohkaisevat ammattilaisia antamaan rohkeasti palautetta ja kertomaan tarpeistaan. Palautteen annon myötä myös käyttäjän oma ymmärrys voi karttua sen suhteen, mitkä ominaisuudet ovat järjestelmäsidonnaisia ja mitkä taas lainsäädännöstä ja kansallisista määrittelyistä kumpuavia.

– Kannattaa kertoa rohkeasti omat ajatukset ja kehitysehdotukset. Palaute menee kyllä perille ja sillä on aidosti vaikutusta. Vaikka kaikki ei muutu kerralla, pienet parannukset tekevät työstä sujuvampaa yllättävän nopeasti, painottaa Lakoma.

Perusteellinen valmistelu antaa hyvät lähtökohdat

Pilottia edelsi huolellinen valmistelutyö, johon kuului kohdevierailuja pilottiyksiköihin, työn havainnointia paikan päällä sekä ammattilaisten haastatteluja. Lisäksi ammattilaisnäkökulma oli Apotti-asiantuntijan kautta mukana jatkuvasti jo suunnitteluvaiheessa. Apotilta kohdevierailuja olivat tekemässä käytettävyyspäällikkö Mari Tyllinen ja sovelluskehittäjä Jata Kaarnekivi.

– Työn havainnointi sekä haastattelut tarjoavat meille kehittäjille tärkeää ymmärrystä käyttäjien todellisuudesta ja haasteista. Näin saimme suunnitteluun mukaan aidon käyttäjänäkökulman jo varhaisessa vaiheessa, mikä osaltaan näytteli roolia pilotin onnistumisessa, kertoo Tyllinen.

Pilotin aikana oli käytössä yhteinen Teams-chatti, jossa Apotti-käyttäjillä oli mahdollisuus olla suoraan yhteydessä kehitystiimiin.

– Chatin avulla pystyimme varmistamaan, että puhumme samoista asioista ja ymmärrämme toisiamme oikein. Chatissa asia oli helppo tarkistaa heti, vaikka kuvakaappauksen avulla, kuvailee Kaarnekivi.

Loppukyselyn perusteella hammaslääkärien tyytyväisyys kasvoi selvästi pilotin aikana. Muiden ammattiryhmien tyytyväisyys pysyi ennallaan, mutta nämä olivat jo lähtötilanteessa hyvin tyytyväisiä hammaslääkäreihin verrattuna.

– Loppukyselyssä nähtiin, että hammaslääkäreiden kokema kuormitus väheni selvästi pilotin aikana. He kokivat työn sujuvan paremmin ja järjestelmän käytön olevan vähemmän raskasta, iloitsee Tyllinen.

Kokemusten kerääminen ja kehitystyö jatkuvat, ja mahdollisiin havaittuihin puutteisiin voidaan edelleen reagoida tarpeen mukaan.