10 vuotta Apotin matkassa

Hannu Välimäki muistelee blogissaan Apotin ensimmäistä 10 vuotta. Matkaa, joka alkoi hankkeena ja johti maailman ensimmäiseen sosiaali- ja terveydenhuollon yhdistävään asiakas- ja potilastietojärjestelmään. Apotin tarina on 10 vuotta rohkeaa uudisraivaajatyötä, jossa teknologia, yhteistyö ja muutos ovat kulkeneet käsi kädessä. Tämä on blogin ensimmäinen osa.

Apotin tarina alkoi hankkeena vuonna 2012, Sirius-hankkeen muodossa. Sen tavoitteena oli kartoittaa asiakas- ja potilastietojärjestelmien tarjontaa Suomessa ja kansainvälisesti. Alkuperäinen tarve nousi HUSin tarpeesta vaihtaa oma potilastietojärjestelmänsä, mutta pian mukaan tulivat myös sote-uudistuksen ensiversiot, jotka korostivat perusterveydenhuollon roolia sairauksien ennaltaehkäisyssä.

Ajatus yhteisestä järjestelmästä erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon välillä sai jalansijaa. Kun Vantaa liittyi keskusteluun, mukaan keskusteluun otettiin myös sosiaalihuollon toiminnot, sillä erityisesti paljon palveluja käyttävät ihmiset ovat usein sekä sosiaalihuollon että terveydenhuollon asiakkaita. Näin syntyi visio maailman ensimmäisestä sosiaali- ja terveydenhuollon yhdistävästä asiakas- ja potilastietojärjestelmästä.

Hankejohtajaksi ja hankintaprosessin pyörteisiin

Pitkällisen prosessin päätteeksi minut valittiin hankejohtajaksi keväällä 2013. Syksyllä julkaisimme hankintailmoituksen, ja seuraavat vuodet kuluivat intensiivisessä hankintaprosessissa. Mieleeni ovat jääneet erityisesti pitkät illat lautakunnissa, konsernijaostoissa ja valtuustoissa, joissa vietiin hankintapäätöksiä eteenpäin kunnissa ja HUSissa. Toisinaan käsittelyvuoroa sai odottaa pitkäänkin.

Merkittävä osa prosessia olivat myös pudonneiden kilpailijoiden tekemät valitukset markkinaoikeuteen: niitä oli yhteensä viisi, joista yksi eteni korkeimpaan hallinto-oikeuteen. Valitukset hylättiin, ja jokaisessa tapauksessa todettiin, että hankintalakia oli noudatettu. Aikaa vei lisäksi laaja tuotevertailu ja demotilaisuudet, joita järjestettiin ensin neljälle ja lopulta kahdelle kilpailutuksen loppusuoralla olevalle järjestelmätoimittajalle. Näihin tilaisuuksiin osallistui satoja sote-ammattilaisia.

Digitaalinen rakennustyömaa keskellä toimintaa

Uuden järjestelmän tuominen ympäristöön, jossa on satoja vanhoja järjestelmiä usealla eri asiakkaalla ja jossa toiminnan on jatkuttava keskeytyksettä 24/7, muistuttaa merkittävän rakennuskompleksin rakentamista keskelle kaupunkia. Kaivetaan kuoppa varoen rikkomasta vesiputkia, sähkölinjoja, viemäreitä, tunneleita ja muuta infrastruktuuria. Junien on kuljettava, sähkön toimittava, veden virrattava ja ihmisten päästävä liikkumaan koko ajan.

Kun uusi rakennus vihdoin avataan, käyttöönotto on kuin ”big bang”. Ihmiset alkavat virrata sisään, ja vaikka suunnittelu olisi ollut huolellista, puutteita paljastuu: opasteet eivät olekaan selkeimmät, autohalli on liian ahdas, vessat väärässä paikassa. Sen jälkeen alkaa systemaattinen parantaminen – aivan kuten suuren järjestelmätoimituksen jälkeenkin usein tapahtuu.

Yhtiön perustaminen ja ensimmäiset askeleet

Oy Apotti Ab merkittiin kaupparekisteriin 7.7.2015. Aloitin toimitusjohtajana, mutta muuta henkilöstöä ei vielä ollut – hanke jatkui Helsingin kaupungin alaisuudessa. Vuoden 2016 alussa noin 30 hengen hanketoimisto siirtyi Apotin palkkalistoille.

Helsingin kaupungintalolla järjestettiin 21.4.2016 juhlallinen tilaisuus, jossa allekirjoitettiin hankinta-, toimitus- ja palvelusopimukset Epic Systems Corporationin kanssa. Samoihin aikoihin aloimme valmistella järjestelmän konfigurointia, ja syksyllä 2016 Apotissa aloitti suuri joukko rekrytoituja sovelluskehittäjiä ja muuta tarvittavaa henkilöstöä.

Seuraavat pari vuotta kuluivat järjestelmän konfigurointi- ja käännöstyössä sekä laajojen integraatioiden suunnittelussa, kehittämisessä ja testaamisessa. Suurin yksittäinen ponnistus oli Kanta-integraatio, joka toteutettiin ensimmäistä kertaa Suomessa näin laajassa mittakaavassa, kun täysin uusi järjestelmätoimittaja Epic tuli markkinoille. Samalla opettelimme yhteistyötä sekä asiakkaiden että uuden amerikkalaisen järjestelmätoimittajan kanssa. Toimintamallit ja kulttuurierot vaativat aikaa ja yhteistä oppimista.

Samaan aikaan järjestelmän vaatima tietoturvallinen infrastruktuuri rakennettiin alusta alkaen. Sen toimittajaksi valikoitui kilpailutuksen jälkeen Fujitsu Finland. Ennen ensimmäisiä käyttöönottoja varmistimme myös, että voimme tarjota asiakkaille vuorokauden ympäri palvelevan tukipisteen heti ensimmäisestä päivästä lähtien.