Apotti-järjestelmästä vähennettiin ilmoituksia

Apotti-järjestelmän käytettävyyttä on parannettu laajassa hankkeessa, jossa on vähennetty hoitohenkilökunnan työskentelyä keskeyttäneitä suosituksia ja varoituksia. Muutokset perustuvat käyttäjäpalautteeseen ja järjestelmästä kerättyyn dataan. 

Apotin alkuvuosina järjestelmään lisättiin runsaasti niin sanottuja OPA-suosituksia (Our Practice Adviser), jotka ohjasivat ammattilaisten työtä esimerkiksi potilaan lääkityksen, tutkimusten tai hoidon suhteen. Osa suosituksista oli niin sanottuja keskeyttäviä OPA-ilmoituksia, jotka ilmestyivät ponnahdusikkunoina ohjelman työtilanäkymään. 

– Apotti-hankkeen alkuvaiheessa lisäsimme järjestelmään suosituksia varsin surutta, eikä meillä ollut vielä riittävää käsitystä siitä, miten tällaisia ilmoituksia tulisi parhaiten käyttää suomalaisessa terveydenhuollossa, kertoo Apotin vastuutuoteomistaja Anna-Riitta McNicoll. 

Asiakaspalaute ja järjestelmän data osoittivat, että keskeyttävät ilmoitukset kuormittivat käyttäjiä liikaa, vaikka niiden tarkoitus on ollut vähentää hoito- ja lääkintävirheitä. Arviolta 94 prosenttia keskeyttävistä suosituksista ohitettiin, eikä niihin reagoitu toivotulla tavalla. Apotti-järjestelmästä kerättyä dataa voi monelta osin kätevästi seurata SlicerDicer-koontinäyttöohjelmasta, ja sitä kautta pystyttiin seuraamaan, millaisia hoitosuosituksia ja työtä keskeyttäviä varoituksia sote-alan ammattilaisille eniten tulee ohjelmassa vastaan.  

Alustavan kartoitus- ja analyysityön jälkeen iso osa aiemmista ponnahdusikkunoista poistettiin ja korvattiin vähemmän häiritsevillä ilmoituksilla, jotka näkyvät järjestelmässä mutta eivät pysäytä työskentelyä. Vakavissa, potilaan terveyttä koskevissa tilanteissa keskeyttävät ilmoitukset kuitenkin säilytettiin, mutta nekin analysoitiin ja muokattiin käyttäen hyväksi käytettävyysohjeita, jotta suositukset tulisivat oikeille ihmisille oikeaan aikaan. 

– Liiallinen hälytysähky on ongelma, koska silloin myös oikeasti tärkeät varoitukset saattavat jäädä huomaamatta. Nyt ilmoituksia on karsittu ja niiden tarkoituksenmukaisuutta seurataan tarkemmin, hankkeessa mukana ollut potilasturvallisuuspäällikkö Sabrine Ben Aziza sanoo. 

Muutosten odotetaan tehostavan työntekoa, vaikka tarkkaa vertailudataa vaikutuksista ei ole käytettävissä. Järjestelmän taustayhtiö Epic muutti projektin aikana asetuksia, minkä vuoksi aiemmin kerättyjä työaikatietoja ei voitu enää käyttää vertailuun. 

Asiantuntijoiden mukaan hanke on ollut merkittävä perusparannus Apotti-järjestelmän käytettävyyden kannalta. Jatkossa uusia OPA-suosituksia seurataan tiiviimmin ja tarvittaessa niitä muokataan käyttäjäpalautteen perusteella. Terveyden- ja sosiaalihuollon työntekijät näkevät muutoksesta ennen kaikkea sen, että tarpeettomia hälytyksiä ilmestyy vähemmän. 

– Täydellistä tilannetta ei välttämättä saavuteta koskaan, mutta olemme ottaneet palautteen vakavasti ja muokanneet järjestelmää ammattilaisten tarpeiden mukaiseksi, Ben Aziza sanoo.