Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä:
Oy Apotti Ab
Sturenkatu 16
00510 Helsinki

Yhteystiedot rekisteriasioissa:
hr@apotti.fi
020 719 1850

Mikäli sinulla on kysyttävää rekisteröidyn oikeuksista, voit myös olla yhteydessä Oy Apotti Ab:n tietosuojavastaavaan tietosuojavastaava@apotti.fi.

Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Oy Apotti Ab:n työnhakijarekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään rekrytointiprosessissa. Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyltä hänen hakiessaan työpaikkaa. Tietoa voidaan myös kerätä muista lähteistä rekisteröidyn suostumuksella. Lisätietoa työnhakijarekisterin tietosuojasta ja henkilötietojen käsittelystä löydät tästä tietosuojaselosteesta.

1. Mitä henkilötietoa keräämme?

Hakija tallentaa itse rekrytointijärjestelmään yhteystietonsa, syntymäajan, sukupuolen sekä valintaan vaikuttavat tiedot, kuten koulutuksen, työkokemuksen, kielitaidon, työtehtävän kannalta oleelliset tiedot osaamisesta, ominaisuuksista ja taidoista. Työhakija voi liittää hakemukseensa halutessaan tiedostoja, kuten ansioluettelon, motivaatiokirjeen tai valokuvan sekä kirjata suosittelijoiden yhteystiedot.

Lisäksi hakija voi halutessaan antaa myös muita tietoja esimerkiksi hakemuksen liitetiedostoissa tai haastattelutilanteessa.

Hakijasta tallennetaan tieto myös tieto siitä, jos hän on hakenut useampaa työtehtävää Oy Apotti Ab:ssa.

Osassa rekrytointiprosesseja suoritetaan soveltuvuustesti. Testillä arvioidaan hakijan teknisiä, matemaattisia ja loogisenpäättelyn taitoja. Soveltuvuustestin käytöstä ilmoitetaan tehtäväkohtaisesti hakuilmoituksessa.

Rekrytointijärjestelmästä voi myös tilata työpaikkavahdin ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Työpaikkavahdin tilaamisen yhteydessä ei käsitellä muita henkilötietoja kuin sähköpostiosoitetta.

2. Millä perusteella käsittelemme henkilötietoa?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen art. 6 mukaiset henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet työnhakijarekisterin osalta on lueteltu alla:

1. Rekisteröidyn suostumus
2. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu prosessin johtaessa työsopimuksen solmimiseen

Tietojen ilmoittaminen on työnhakijalle vapaaehtoista ja niitä käytetään rekrytoinnissa. Osassa rekrytoinneista käytetään rekisteröidyn ilmoittamien tietojen lisäksi soveltuvuustestejä osana prosessia. Tämän tarkoituksena on objektiivisesti arvioida hakijan lähtötilannetta työtehtävässä tarvittuihin taitoihin. Mikäli rekrytointiprosessi johtaa työsuhteen solmimiseen, käytetään työnhakijarekisterin tietoja työsopimuksen esitäyttämiseen ja palkatun työnhakijan tiedot siirretään Oy Apotti Ab:n työntekijärekisteriin.

3. Keille välitämme henkilötietoa?

Henkilötietoa käsitellään pääsääntöisesti ReachMee AB:n toimittamassa ReachMee-rekrytointijärjestelmässä.

Osassa rekrytointiprosesseja suorittavat valitut hakijat soveltuvuustestin Oy Apotti Ab:n pääyhteistyökumppanin, Epic Systems Corporationin, toimittamalla järjestelmällä. Soveltuvuustestien varaamisessa käytämme Doodle Ag:n Doodle-ajanhallintajärjestelmää.

4. Mihin maihin siirrämme henkilötietoa?

Epic Systems Corporation soveltuvuustestijärjestelmän osalta rekisteröidyn nimi sekä testin tulokset siirtyvät Yhdysvaltoihin. Tiedonsiirto perustuu komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen solmittuun sopimukseen Oy Apotti Ab:n ja Epic Systems Corporationin välillä. Soveltuvuustestien ajanvarauksen yhteydessä henkilötietoa siirtyy Doodle Ag:lle Sveitsiin, jonka paikallinen lainsäädäntö täyttää Euroopan komission mukaan GDPR:n yhteensopivuusvaatimukset.

5. Miten suojaamme henkilötietoja?

Rekisteriin tallennettuja tietoja käsitellään tietojärjestelmissä, joihin on rajoitettu pääsy ja käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeudet on määritelty työtehtäväperusteisesti ja työhakemustietoihin pääsee HR:n lisäksi rooliin palkkaava esimies. Tämän lisäksi Oy Apotti Ab:n henkilöstöä ohjeistetaan henkilötiedon käsittelystä sekä rekisteröidyn tietojen suojaamisesta.

6. Kuinka kauan säilytämme henkilötietoa?

Hakijan tiedot poistetaan ReachMee-rekrytointijärjestelmästä kun hakemuksen jättämisestä on kulunut 24 kuukautta, ellei hakija uusi profiilinsa voimassaoloa ennen sen vanhentumista. Sellaisten rekisteröityneiden hakijoiden, jotka eivät ole jättäneet hakemusta, sekä pelkästään työpaikkavahdin tilanneiden henkilöiden tiedot poistetaan, kun rekisteröitymisestä/työpaikkavahdin tilaamisesta on kulunut 12 kuukautta.

Doodle-järjestelmästä poistetaan ajanvaraustiedot kahden viikon sisällä soveltuvuustestin suorittamisesta. Soveltuvuustestin tulokset säilytetään toistaiseksi ja ne toimitetaan työnhakijalle kootussa formaatissa.

7. Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet?

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan seuraavat oikeudet:
• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Vastustamisoikeus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Työnhakijalla, eli rekisteröidyllä, on oikeus peruuttaa suostumuksensa koska tahansa lähettämällä sähköpostia osoitteeseen hr@apotti.fi. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Aiheesta lisää tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta: tietosuoja.fi.

Huomaathan, etteivät kaikki rekisteröidyn oikeudet ole rajoittamattomia. Halutessasi käyttää oikeuksiasi, olethan yhteydessä hr@apotti.fi. Kerrothan viestissäsi tarkemmin, mitä oikeutta haluat käyttää.