Dataskyddsbeskrivning för register över arbetssökande
Registeransvarig:
Oy Apotti Ab
Gjuterivägen 17–19
00380 Helsingfors
Kontaktuppgifter för registerärenden:
hr@apotti.fi
020 719 1850
Om du har frågor angående den registrerades rättigheter kan du även kontakta Oy Apotti Ab:s dataskyddsansvariga på tietosuojavastaava@apotti.fi
Dataskyddsbeskrivning för register över arbetssökande
Personuppgifter som samlas i Oy Apotti Ab:s register över arbetssökande används i rekryteringsprocessen. Personuppgifterna fås i huvudsak direkt av den registrerade när hen söker arbete. Med den registrerades samtycke kan information även hämtas från andra källor. Ytterligare uppgifter om dataskydd och hantering av personuppgifter hittar du i denna dataskyddsbeskrivning.
1. Vilka personuppgifter samlar vi in?
Den arbetssökande matar själv in sina kontaktuppgifter, sitt födelsedatum och kön, uppgifter som inverkar på valet, utbildning, arbetserfarenhet och språkkunskaper samt för arbetet centrala kompetenser, egenskaper och färdigheter i systemet. Om den sökande så vill kan hen till sin ansökan bifoga filer, såsom CV, motivationsbrev eller fotografi samt ange kontaktuppgifter till referenser.
Därtill kan den sökande lämna ytterligare information t.ex. som bilagor till ansökningen eller i samband med arbetsintervjun.
Likaså sparas uppgiften om huruvida den sökande sökt flera arbetsuppgifter i Oy Apotti Ab.
I vissa rekryteringsprocesser genomförs ett lämplighetstest. Med hjälp av testet bedöms den sökandes tekniska och matematiska kunskaper samt logiska slutledningsförmåga. Om lämplighetstestet meddelas uppgiftsspecifikt i rekryteringsannonsen.
Man kan även beställa en arbetsplatsvakt till utvald e-postadress via rekryteringssystemet. I samband med beställningen av vakten hanteras inga andra personuppgifter än e-postadressen.
2. På vilken grund hanterar vi personuppgifter?
Enligt artikel 6 i EU:s allmänna dataskyddsförordning är de lagliga grunderna för hantering av personuppgifter för register över arbetssökande följande:
- Den registrerades samtycke
- Berättigat intresse hos den personuppgiftsansvariga när processen leder till ingående av anställningsavtal
Det är frivilligt för den arbetssökande att lämna information och informationen används vid rekryteringen. Vid vissa rekryteringar används utöver de uppgifter den registrerade lämnat även lämplighetstest som en del av processen. Detta för att objektivt kunna bedöma den sökandes utgångsläge i förhållande till de kunskaper som arbetsuppgiften kräver. Om rekryteringsprocessen leder till en anställning används uppgifterna i registret över arbetssökande för förhandsifyllande av anställningsavtalet, och den anställda arbetssökandes uppgifter överförs till Oy Apotti Ab:s medarbetarregister.
3. Till vem utlämnas personuppgifter?
Personuppgifterna behandlas i regel i ReachMee-rekryteringssystemet som levereras av ReachMee AB.
I en del av rekryteringsprocesserna genomgår de sökande ett lämplighetstest i ett system som levereras av Oy Apotti Ab:s huvudsamarbetspartner Epic Systems Corporation.
4. Till vilka länder utlämnas personuppgifter?
När det gäller Epic Systems Corporations lämplighetstest överförs den registerades namn och testresultat till Förenta staterna. Utlämnandet av uppgifter baserar sig på ett avtal mellan Oy Apotti Ab och Epic Systems Corporation som ingåtts inom ramen för standardiserade dataskyddsbestämmelser godkända av kommissionen. I samband med tidsbokning till lämplighetstest överförs personuppgifter till Doodle AG i Schweiz där den lokala lagstiftningen enligt EU-kommissionen uppfyller dataskyddsförordningens kompatibilitetskrav.
5. Hur skyddas personuppgifterna?
Uppgifterna i registret behandlas i datasystem som har begränsad åtkomst och som bara kan användas med användarkod och lösenord. Användarrättigheterna bestäms enligt arbetsuppgiften, och inträde till uppgifter om arbetsansökningar har utöver HR bara den rekryterande chefen. Oy Apotti Ab:s personal har fått instruktioner om hur personuppgifter hanteras och om hur registrerade data skyddas.
6. Hur länge sparas personuppgifterna?
Den sökandes uppgifter raderas från ReachMee-rekryteringssystemet när det gått 24 månader från att ansökan lämnades om den sökande inte förnyar sin profil innan den går ut. Uppgifter om sådana registrerade sökande som inte lämnat in en ansökan och om sådana personer som bara beställt arbetsplatsvakten raderas 12 månader efter registreringen/arbetsplatsvaktsbeställningen.
Tidsbokningsuppgifter raderas från Doodle inom två veckor från att lämplighetstestet genomförts. Lämplighetstestets resultat förvaras tills vidare och sänds till den arbetssökande i aggregerad form.
7. Vilka rättigheter har den registrerade?
Enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning har den registrerade följande rättigheter:
- Rätt att få tillgång till sina personuppgifter
- Rätt till rättelse av uppgifter
- Rätt till radering av uppgifter
- Rätt till begränsning av behandling
- Rätt att göra invändningar
- Rätt att flytta uppgifter från ett system till ett annat
Den arbetssökande, dvs. den registrerade, har rätt att när som helst återta sitt samtycke genom att skicka e-post till hr@apotti.fi. Den registrerade har dessutom rätt att överklaga till övervakande myndighet. Ytterligare information finns på dataombudsmannens byrås webbplats: tietosuoja.fi/sv/framsida.
Notera att den registrerades rättigheter i vissa fall kan inskränkas. Om du vill använda dina rättigheter kontakta hr@apotti.fi. Vänligen ange i meddelelandet vilken rättighet du vill använda.