Sosiaalihuollon Kanta-uudistus näkyy kirjaamisessa ja asiakkaan tiedonsaannissa

Sosiaalihuollon asiakastietojen tallentaminen Kanta-palveluihin yhdenmukaistaa kirjaamista ja tuo tiedot aiempaa paremmin sekä ammattilaisten että asiakkaiden käyttöön. Uudistuksen taustalla on vuosien valmistelu, ja työ jatkuu vielä käyttöönoton jälkeenkin.

Sosiaalihuollon asiakastietovaranto on ollut syyskuun alusta osa valtakunnallisia Kanta-palveluja. Ammattilainen kirjaa asiakkaan tiedot oman organisaationsa asiakastietojärjestelmään, josta ne tallentuvat Kantaan. Julkisen ja yksityisen sosiaalihuollon asiakastiedot kootaan näin tietoturvallisesti yhteen paikkaan.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella (VAKE) käyttöönottoa on valmisteltu pitkään. Työikäisten asumispalveluiden koordinoiva Apotti-tukihenkilö Kaisa Kari tuli projektiin lisätueksi lokakuussa 2025. Hän on tukenut käyttöönottoa erityisesti Apotin työnkulkujen ja kirjaamisen näkökulmasta sekä auttanut ratkaisemaan valmistelussa esiin nousseita kysymyksiä.

– Kanta asettaa uusia tavoitteita sosiaalihuollon asiakastietojen kirjaamiseen. Käyttöönoton myötä totuttuja kirjaamisen tapoja ja työprosesseja on pitänyt tarkastella uudelleen, Kari kertoo.

Manuaalikonversion kautta kohti käyttöönottoa

Yksi konkreettinen esimerkki käyttöönottoa edeltävästä valmistelutyöstä on ollut manuaalikonversio. Siinä Kanta-tallennusta varten tarvittavat asiakkaan perustiedot ja asiakirjat valmistellaan Apotissa etukäteen. Työn mittakaavaa kuvastaa se, että sosiaalihuollon ammattilaiset ovat esimerkiksi laatineet asiakkailleen jo yli 75 000 asiakkuusasiakirjaa. Asiakkuusasiakirja kokoaa sosiaalihuollon asiakkuuden olennaiset tiedot yhteen, ja sen kautta esimerkiksi asiakkaan OmaKantaan siirtyy tieto siitä, kuka on hänen oma työntekijänsä.

Käyttöönoton valmistelua on tuettu manuaalikonversioklinikoilla, joilla Kari ja hänen kollegansa ovat auttaneet muita sosiaalihuollon ammattilaisia mahdollisten haasteiden ratkaisemisessa. Karin mukaan työ käynnistyi vauhdilla, kun tarvittavat toiminnot saatiin Apottiin, ja sen jälkeen valmistelu eteni mallikkaasti.

– Työssä on tullut vastaan sekä järjestelmään että uusiin toimintatapoihin liittyviä tilanteita, joita on ratkaistu yhdessä ammattilaisten ja Apotti-tukihenkilöiden kanssa. Näin tietojen tallentaminen Kantaan on mahdollisimman sujuvaa heti yhteyden avaamisen jälkeen, Kari kertoo.

Yhteinen tieto palvelee kansalaista, ammattilaista ja johtamista

Kansalaiselle muutos tuo aiempaa laajemman pääsyn omiin sosiaalihuollon tietoihin. Tämä antaa hänelle aiempaa paremman mahdollisuuden tulla kuulluksi, kun hän voi esimerkiksi pyytää perusteltuja korjauksia hänestä tehtyihin kirjauksiin.

– Apotti-alueella asiakkaat ovat voineet jo Maisasta tarkistaa esimerkiksi sovittuja asioita ja seuraavia tapaamisia. Kanta-uudistuksen myötä asiakkaiden mahdollisuus nähdä omia sosiaalihuollon tietojaan laajenee, Kari sanoo.

Ammattilaiselle muutos tuo uusia vaiheita kirjaamisen työnkulkuun. Samalla ajantasainen tieto tukee palvelujen jatkuvuutta ja vähentää tarvetta selvittää samoja asioita uudelleen.

Yhtenäinen kirjaaminen tarjoaa myös uudenlaista potentiaalia tilastointiin, tutkimukseen ja palvelujen kehittämiseen. Vertailukelpoinen tieto auttaa tunnistamaan palvelutarpeita ja seuraamaan toiminnan vaikutuksia. Hyödyt toteutuvat kuitenkin vain, jos tiedot kirjataan laadukkaasti ja yhdenmukaisesti.

Kirjaamisen muutos on myös kulttuurin muutos

Kanta-uudistus ei ole sosiaalihuollossa vain tekninen järjestelmämuutos. Kansalliset tietorakenteet ja kirjaamiskäytännöt ohjaavat entistä tarkemmin sitä, mitä asiakastyöstä kirjataan. Muutos edellyttää työyhteisöltä yhteistä ymmärrystä kirjaamisen merkityksestä ja totuttujen toimintatapojen tarkastelua.

Apotin rooli ei ole rajoittunut pelkästään järjestelmän tuottamiseen, vaan kokonaisvaltaisempaan asiakkaiden suunnittelutyön konsultaatioon. Apotin johtava asiantuntija Susanna Kaisla on tukenut käyttöönottoa erityisesti ammattilaisten työn ja johtamisen näkökulmasta. Hänen mukaansa lähijohdolla on keskeinen rooli uusien käytäntöjen viemisessä koulutuksista päivittäiseen työhön.

– Pelkät järjestelmään rakennetut ratkaisut eivät riitä. Kirjaamisen muutos toteutuu arjen työssä, ja siksi johtamisen tehtävänä on varmistaa yhteiset käytännöt, seurata muutoksen etenemistä ja tukea omaa tiimiä, Kaisla kuvaa.

Valmistelua koskeva päätöksenteko ja suunnittelu ovat säilyneet läpi prosessin VAKEn ja Helsingin vastuulla.

Tunnelmia käyttöönoton jälkeen

Kanta-yhteyden avaamisen jälkeen palveluissa on seurattu uusien työnkulkujen toimivuutta tiiviisti. Käyttöönottoa varten luotu toimintamalli käynnistyi 1. syyskuuta, ja käyttöönoton myötä esiin nousseista havainnoista on tehty aktiivisesti tukipyyntöjä. Työprosessien tarkastelu ja muokkaaminen jatkuvat tarpeen mukaan, kun uudet toimintatavat konkretisoituvat arjessa.

– Moni asia konkretisoituu nyt, kun uudet työnkulut ovat tuotannossa. Työikäisten asumispalveluissa käyttöönotto sujui kaikkineen varsin mallikkaasti, Kari iloitsee.