Sosiaalihuollon asiakastietovaranto onnistuneesti käyttöön Apotissa

Sosiaalihuollon asiakastiedot siirtyvät nyt Apotti-järjestelmästä suoraan sosiaalihuollon asiakastietovarantoon, niin kutsuttuun sosiaalihuollon Kantaan. Muutos saatiin suunnitellusti käyttöön lakisääteisessä aikataulussa 1.9.2026.

Historiallinen hetki koitti 1.9. klo 0.04, jolloin ensimmäinen sosiaalihuollon asiakaskertomusmerkintä siirtyi Apotti-järjestelmästä Kanta-palveluihin. Tästä eteenpäin Apotin asiakasorganisaatiot käyttävät sosiaalihuollon asiakastietovarantoa osana normaaleja työnkulkuja. Tämä tarkoittaa, että sosiaalihuollon asiakastiedot kulkevat nyt saumattomasti kansallisen tietovarannon kautta, samalla tavalla kuin terveydenhuollossa, ja asiakas pystyy tarkastelemaan kirjauksiaan Maisan lisäksi myös OmaKannasta. 

– Asiakkaalle tämä tarkoittaa myös sitä, että OmaKannasta näkyy hänen sosiaalihuollon omatyöntekijänsä ja tämän yhteystiedot. Tämä selkiyttänee asiakkaalle sosiaalihuollon palvelujärjestelmää, joka usein koetaan vaikeasti lähestyttäväksi, kertoo terveydenhuollon ja sosiaalihuollon palvelujen johtaja Päivi Männistö Oy Apotti Ab:stä.  

188 500 asiakirjaa siirtovalmiina

Apotti-järjestelmää käytetään sekä Helsingin että Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sosiaalihuollon palveluissa, joten muutos koskettaa tällä hetkellä noin 85 000 palvelujen asiakasta.  

– Helsingin ja VAKEn sosiaalihuollon ammattilaiset ovat tehneet valmisteluissa loistavaa työtä. Elokuun aikana oli käynnissä manuaalikonversiovaihe, jossa ammattilaiset kävivät asiakkaiden tiedot läpi ja laativat sekä kuittasivat valtavan määrän asiakkuus- ja asia-asiakirjoja valmiiksi Apotti-järjestelmään. Näin tietojen siirtäminen Kantaan onnistui heti käyttöönoton alkaessa 1.9. Meillä oli elokuun aikana jo 188 500 sosiaalihuollon asiakirjaa valmiina Kanta-siirtoa varten, Oy Apotti Ab:n järjestelmäkehitysjohtaja Jukka Karjunen kertoo.  

– Haluankin kiittää Helsinkiä ja VAKEa pitkäjänteisestä hyvästä yhteistyöstä asian parissa, Karjunen sanoo. – Uudet kansallisten määritysten mukaiset asiakirjat ovat olleet Apotti-organisaatioissa käytössä jo pitkään, mutta nyt pääsimme aloittamaan niiden arkistoinnin Kantaan.  

 – Siirtymän valmistelussa sekä asiakkaillamme että järjestelmätoimittajallamme Epicillä on ollut merkittävä rooli. Kehitystyö on näkynyt tavalla tai toisella myös lähes jokaisen apottilaisen työpöydällä.  

Vaiheikas ja onnistunut yhteinen matka 

Valmistautuminen sosiaalihuollon asiakastietovarantoon siirtymiseen aloitettiin asiakasomistajien kanssa jo loppuvuodesta 2023. Kuluneen kesän aikana tekemisen tahti kiihtyi entisestään, ja askel kerrallaan saavutettiin käyttöönoton edellytyksenä olevia välietappeja. 

Kesäkuussa Apotti läpäisi kaikki 361 sosiaalihuollon Kanta-palveluihin liittyvää yhteistestausta Kelan kanssa. Näissä testauksissa varmistettiin, että järjestelmä täyttää Kanta-palveluiden toiminnalliset vaatimukset ja pystyy käsittelemään tietoja vaatimusten mukaisesti. 

Heinäkuussa Apotti-järjestelmä kirjattiin Lupa- ja valvontaviraston ylläpitämään Astori-rekisteriin. Tätä edelsi hyväksytysti suoritettu ulkopuolisen tahon toteuttama tietoturvallisuuden arviointiprosessi. 

Virallinen käyttöönottokoe, joka tehdään aina kun sosiaalihuollon asiakastietovaranto otetaan ensimmäistä kertaa käyttöön tietojärjestelmässä, läpäistiin onnistuneesti 31.7.2026.  

– Läpäisimme kaikki nämä vaiheet upeasti. Sen lisäksi saimme hyvissä ajoin valmiiksi kaikki sosiaalihuollon ammattilaisille suunnatut ohjeet ja koulutukset, jotka liittyvät asiakastietovarannon käyttöönottoon, myhäilee Karjunen. 

Tilannetta seurataan tiiviisti 

Ensimmäisten viikkojen aikana sekä Apotissa että asiakasorganisaatioissamme seurataan tehostetusti järjestelmän toimivuutta ja uusien toimintatapojen käyttöönottoa.  

– Tarjoamme ammattilaisille koulutusta ja ohjeita ja olemme ongelmanratkaisuvalmiudessa 24/7, kertoo projektipäällikkö Kirsi Vidman-Hakola. 

Toistaiseksi käyttöönotto on sujunut ilman isoja haasteita. 

– Olemme todella tyytyväisiä tämänhetkiseen tilanteeseen, hymyilee Jukka Karjunen. – Meidän osaltamme kaikki on nyt kunnossa. On mahdollista, että tietojen siirrossa silti esiintyy viiveitä, koska kansallisesti palveluntarjoajat siirtyvät Kantaan hiukan eri aikataulussa. Kunhan kaikki ovat mukana, se on yhteiskunnallisesti iso asia, joka helpottaa tiedonsiirtoa ja näkyy myös kansalaisille sujuvampina palveluina, Karjunen pohtii.  

– Tätä on työstetty kauan ja meillä on ollut paljon kehitysresurssia kiinni Kanta-kehityksessä. Nyt sitä pikku hiljaa vapautuu enemmän muuhunkin, joten pystymme taas tehokkaammin jatkamaan järjestelmän käytettävyyden parantamista.