Ajanvarauksen tehostamisesta hyötyy ammattilainen ja asiakas

Apotti-järjestelmän ajanvaraustoimintoja tehostetaan. Uudistus on osa Apotin Digitaalisen asioinnin kehitysohjelmaa, jota tehdään yhdessä Apotin omistajaorganisaatioiden HUS-yhtymän, Helsingin sekä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen (VAKE) ammattilaisten kanssa. Tavoitteena on tehdä ajan varaamisesta sujuvampaa, vähentää ammattilaisten manuaalista työtä ja parantaa palvelujen saatavuutta.

Uudistuksissa tärkeimpinä tavoitteina ovat ammattilaisten työn helpottaminen ja automaation tehokkaampi hyödyntäminen. HUSissa ajanvarausmääräysten uudistus tukee strategista yhden jonon tavoitetta: asiakas voidaan ohjata hoitoon sopivaan toimipisteeseen sijainnista riippumatta, mikä tasaa jonotusaikoja ja edistää tasavertaista hoitoon pääsyä.

Kokonaisuudessa esimerkiksi optimoidaan Helsingin ja VAKEn palveluiden ajanvarauksia sekä otetaan käyttöön uusi ajanvarausmääräysmalli HUSin erikoisaloilla. Kaikissa Apottia käyttävissä organisaatioissa lisätään Maisa-ajanvarauksia, laajennetaan peruutusaikajonojen käyttöä sekä tehdään teknisiä perusparannuksia, jotka liittyvät järjestelmän suorituskykyyn, työjonojen hallinnointiin ja lähetetyönkulkuihin.

Ammattilaisen työnkulku kevenee, asiakas voi saada ajan helpommin

Sote-ammattilaiselle uudistus tarkoittaa selkeämpää ja kevyempää työnkulkua. Ajanvaraukset kohdentuvat määräyksen tietojen perusteella suoraan oikeille ajanvarauspohjille ja sopiville ammattilaisille, ja esimerkiksi ajan kestoa, ajanvaraustyyppiä ja aikalohkoa voidaan ohjata automaattisesti. Samalla erillisten ajanvaraustyyppien ja määräysten määrä sekä niiden ylläpitotarve vähenevät.

Asiakkaalle näkyvä hyöty on mahdollisuus vaikuttaa omaan asiointiinsa aiempaa enemmän. Uudistus mahdollistaa Maisan itseajanvarauksen laajentamisen, ja automaattiset peruutusaikajonot puolestaan auttavat vapautuneiden aikojen tehokkaammassa hyödyntämisessä. Tavoitteena on, että asiakkaalle sopiva aika löytyy helpommin ja käyttämättä jäävien aikojen määrä vähenee.

Uudistus etenee palvelu kerrallaan

HUSissa uutta ajanvarausmääräysmallia on pilotoitu Tukielin- ja plastiikkakirurgian yksikössä, josta sitä laajennetaan vaiheittain muille erikoisaloille.

Helsingissä ja Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella ajanvarauksia optimoidaan palvelukohtaisesti. Kehitystä on jo tehty tai tehdään parhaillaan muun muassa Helsingin koulu- ja opiskeluterveydenhuollossa sekä VAKEn suun terveydenhuollossa ja terveysasemapalveluissa.

Ajanvaraustoimintojen muutokset mahdollistavat myös tarkemman raportointitiedon tiedolla johtamisen tueksi. Raportoinnin kehitys on vielä kesken, mutta hyötyjä on jo nähty.

Tiivis yhteistyö kehittämisessä olennaista

Eri palvelujen tarpeita on käyty läpi yhdessä HUSin, Helsingin ja VAKEn ammattilaisten kanssa, ja tarjolla olevista ratkaisuista on valittu kuhunkin palveluun toimivimmat vaihtoehdot.

Uudistuksia otetaan käyttöön vaiheittain, ja niiden toimivuutta seurataan palautekyselyillä ja haastatteluilla. Jatkokehitys perustuu käyttäjien kokemuksiin ja saatuihin palautteisiin, jotta ratkaisuja voidaan tarkentaa seurantajaksojen aikana.

– Tavoitteenamme on, että uudistus ei olisi vain tekninen muutos, vaan yhteinen toimintatapojen kehittämisen kokonaisuus, joka hyödyttää sekä palveluja käyttäviä asiakkaita että ajanvarausten parissa työskenteleviä ammattilaisia, tiivistää tuotepäällikkö Hanna Lepistö Oy Apotti Ab:stä.