Haluatko tietää, miten Apotti-järjestelmää rakennetaan?

Apotti-järjestelmää mukautetaan parhaillaan Suomen sosiaali- ja terveydenhuollon toiveiden mukaiseksi. Viranomaisvaatimuksista saadaan reunaehdot, mutta niiden sisällä toimintaa voidaan tehostaa huomattavasti järkevällä hienosäädöllä.

– Apotti-järjestelmässä on mahdollisuus koota esimerkiksi määräyspaketteja, jolloin lääkäri pystyy tekemään muutamalla klikkauksella kaikki tarvittavat laboratorio- ja muut määräykset. Muuten samaan työhön voisi mennä jopa puoli tuntia. Kun tällaisia paketteja tehdään erikoisalan yleisimmille potilaille, se tehostaa työtä todella paljon, kertoo Apotin kehittämispäällikkö, anestesialääkäri Elisa Nurmi.

Järjestelmän muokkaus alkoi viime vuoden puolella isompien linjausten tekemisellä. Tuolloin noin 3000 sote-ammattilaista pääsi äänestämään siitä, millaisia työnkulkuja järjestelmään rakennetaan.

– Nyt muokataan muun muassa kirjaamispohjia, käynnin yhteenvetoja, kyselylomakkeita, arviointityökaluja ja valintalistoja. Samalla yhtenäistetään toimintatapoja. Kutsumme tätä ACDC-työksi. Nimitys tulee sanoista Apotti Content Design Conferences, Nurmi selittää.

Käyttäjien ääni kuuluu Apotin muokkaustyössä

ACDC-työskentelyn tavoitteet on laadittu yhdessä Apotin järjestelmätoimittaja Epicin kanssa hyödyntäen kokemuksia aiemmista käyttöönotoista. Työtä tehdään 15 ryhmässä, joista jokaisessa on mukana useampien erikoisalojen ja ammattiryhmien edustajia kunnista ja HUS:sta sekä Apotin henkilökuntaa. Sekä sote-asiantuntijoiden että teknologiaosaajien näkemykset kohtaavat.

Työtä koordinoivat Apotin kehittämispäälliköt ja projektipäälliköt. Joka viikko pidetään tilakokouksia, joissa seurataan kaikkien ryhmien edistymistä ja kartoitetaan mahdollisia haasteita. Toiminnan muutostarpeita ja yhtenäistämistarpeita työstetään tarvittaessa erillisissä palavereissa. Myös HUS:n ja kuntien johtoryhmät pidetään ajan tasalla muokkauksen edistymisestä.

– Tila-kokouksiin seinälle tulostettu grafiikka konkretisoi ja visualisoi työn edistymistä ja sen avulla on toivottavasti helpompi viestiä, tähdentää Apotin projektipäällikkö Vilma Vainikainen.

– Yhteistyö ja informaation vaihto on ollut todella hienoa. Asiantuntijat käyttävät tähän paljon aikaansa, kiittelee Apotin projektipäällikkö Eija Karman.

Suunnittelu- ja rakentamistyötä tehdään aalloissa

ACDC-ryhmät kokoontuvat kerran viikossa. Vetovastuu on jaettu erikoisalaansa edustavalle Apotti-asiantuntijalle ja sovelluskehittäjälle, jotka valmistelevat kokoukset ja esittelevät järjestelmän toimintoja ja mahdollisia vaihtoehtoja asiantuntijoille. Asiantuntijat selvittävät ja listaavat kokousten välillä muun muassa erikoisalansa tai -alueensa yleisimpiä asiakasryhmiä, diagnooseja, erikoisalalla tehtäviä toimenpiteitä ja hoitomääräyksiä.

ACDC-palavereissa käydään läpi ehdotuksia esimerkiksi siitä, millaisia alasvetovalikkoja Apotti-järjestelmään kannattaa rakentaa, jotta ne eivät alkaisi liikaa ohjata käyttäjää ja jotta työskentely olisi mahdollisimman mielekästä. Kun valinta on tehty, sovelluskehittäjät tekevät sovitut muokkaukset Apotti-järjestelmään. Sitten tuotokset tuodaan ryhmään uudelleen validoitavaksi ja hyväksytetään yksiköissä.

Apotti-järjestelmää voi muokata helposti käyttöönoton jälkeenkin

Apotti-järjestelmästä pyritään tekemään alussa selkeä ja yksinkertainen, jotta sen käyttö on helppo oppia. Myöhemmin muokkaus jatkuu tarpeiden mukaisesti.

– Vaikkapa perusterveydenhuollossa ACDC-työn lähtökohtana voi olla ensivaiheessa 10 yleisintä diagnoosia. Tästä on hyvä jatkaa muokkaamista, kun perusasiat ovat kunnossa. Juuri muokattavuus tekee järjestelmästä hyvän. Tämä on huomattu Epicin aiemmissakin käyttöönotoissa, Vainikainen toteaa.

– Huomionarvoista on myös, että kun yksi käyttäjä tekee itselleen uuden listan, sen voi helposti kopioida muille, lisää Nurmi.

Sosiaalihuollossa ollaan parhaillaan rakentamassa ACDC-työskentelyn avulla työikäisen väestön elämäntilanteisiin liittyviä hakemuksia ja ilmoituspohjia, esimerkiksi ilmoitusta sosiaalihuollon tarpeessa olevasta henkilöstä. Ilmoituksen voi tulevaisuudessa tehdä sähköisesti nimettömänä.

Muokkaustyö jatkuu ensi kesään asti. Siihen halutaan panostaa, sillä kun järjestelmän käyttö on käyttäjilleen mielekästä, tehostuu sosiaali- ja terveydenhuoltomme toiminta merkittävästi.