Peruutusajat hyötykäyttöön – potilas saa hoidon nopeammin

Helsingissä suun terveydenhuollossa perutaan paljon hoitoaikoja. Apotti-järjestelmä mahdollistaa ajanvarausten analysoinnin sellaisella tarkkuudella, joka voi tulevaisuudessa tuottaa kuukaudessa tuhansia lisävastaanottoaikoja kuntalaisten käyttöön.

Suomen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujärjestelmällä on vaikea yhtälö ratkaistavanaan. Hoidon ja palveluiden kustannukset ovat nousussa ja alaa vaivaa samaan aikaan sekä työntekijäpula että työpaikkojen puute. Samalla vanheneva väestö kaipaa entistä enemmän sote-palveluita. Yhtä hopealuotia asian ratkaisuksi tuskin löytyy, mutta palveluiden tuottavuuden parantamiselta odotetaan paljon. 

Apotin järjestelmäkehityksen tuoteomistaja Nelli Rita kertoo, että tuottavuuden parantamisessa pienistä puroista voi kasvaa iso virta. 

Ritan tiimi on kuluneen kevään aikana saanut valmiiksi projektin, jossa on analysoitu Helsingin suun terveydenhuollon yksiköiden peruutusaikojen tarjontaa ja käyttöastetta vuosina 2024 ja 2025. Projektissa on tarkasteltu kunkin yksikön aikatauluja ja ajanvarausten käyttöä yksityiskohtaisesti Apotti-järjestelmästä saadun datan avulla.  

Vuosien 2024 ja 2025 välillä potilaille tarjottujen peruutusaikojen määrä ja niiden käyttöaste ovat kasvaneet huomattavasti. Tärkein selitys peruutusaikojen tehokkaampaan käyttöön on peruutusaikajonon eli niin kutsutun FastPass-toiminnon tehostaminen 28:ssa Helsingin hammashoidon toimipisteessä. 

Peruutusaikajono-toiminto mahdollistaa potilaille nopeamman hoitoon pääsyn ja vastaanotoille peruttujen ajanvarausten hyötykäytön. Peruutusaikajono toimii siten, että hoitoa odottavalle potilaalle voidaan tarjota aiempaa hoito- tai vastaanottoaikaa, jos joku muu peruu oman ajanvarauksensa. Tarjolla olevaa aikaa tarjotaan tekstiviestitse. Jos potilas ei ehdi tai voi ottaa vastaan tarjottua aikaa, ajanvaraus palautuu terveydenhuollon ammattilaisen varattavaksi uuden potilaan käyttöön.  

Peruutusaikajono on parhaimmillaan nopeuttanut potilaiden hoitoon pääsyä jopa 25 päivällä. Keväällä 2025 kerätyn datan mukaan peruutusaikajono-toiminnallisuus nopeutti potilaan hoitoon pääsyä keskimäärin 19,8 päivällä. 

–  Helsingin terveydenhuollossa vastaanottoaikojen määrät ovat valtavat. Pienikin prosentuaalinen parannus työn tuottavuudessa tai hoivatyön optimoinnissa on merkittävä parannus kuntalaisten hyvinvointiin ja säästää verovaroja. Edelliseen vuoteen verrattuna teimme kaksi keskeistä muutosta: peruutusaikojen tarjonta ajastettiin lähtemään kahdesti vuorokaudessa ja lisäksi lyhensimme tarjottujen aikojen voimassaoloaikaa. Jos henkilö ei ota aikaa vastaan, se voidaan näin tarjota nopeammin seuraavalle, Rita sanoo. 

Alustavat tulokset ovat lupaavia. Yksiköissä, joissa on käytössä Apotti-järjestelmästä löytyvä peruutusaikajono-toiminto, on huomattavasti vähemmän käyttämättä jääneitä hoitoaikoja, ja vuosien 2024 ja 2025 välillä on merkittävää kasvua sekä tarjottujen aikojen määrässä että käytössä.  

Valtaosa potilaille tarjotuista peruutusajoista jää edelleen käyttämättä ajanvarausten vanhentumisen takia. Peruutusaikojen käyttöaste voi parantua, kun potilaat tottuvat uuteen palveluun ja reagoivat nopeammin uusiin ajanvaraustarjouksiin.  

Suun terveydenhuollon ajanvarausten käyttöä tarkastelemalla voidaan nähdä, johtuvatko käyttämättä jääneet ajat ajanvarauksia peruneista asiakkaista vai esimerkiksi hoitohenkilökunnan riittämättömyydestä. Tiedon keräämisen tarkoituksena on tehdä ajankäytöstä entistä tehokkaampaa. 

– Yksi meidän ehdotuksemme terveysasemille ja oikeastaan kaikille terveyspalveluiden yksiköille on peruutusaikajonon aktiivisempi käyttö. Se voisi auttaa varattujen potilas- ja asiakasaikojen tehokkaammassa hyödyntämisessä. Peruutusaikajonoon ei ole pakko lisätä kaikkia yksikön ajanvarauksia, vaan mukaan voi ottaa esimerkiksi vain yhden ajanvaraustyypin, kuten lääkärin vastaanoton, ja jättää muut ajanvaraustyypit ammattilaisten varattaviksi, Rita sanoo.  

Projekti kattoi kaikki Helsingin perushammashoidon yksiköt. Osana projektia tehdystä selvityksestä käy ilmi, että Helsingissä ajanvaraukset käytetään keskimäärin hyvin tehokkaasti. Helsingin kaupungin terveys- ja päihdepalveluiden kehityspäällikkö Tiina Aho kertoo, että peruutusaikajonolla voidaan saada merkittävää hyötyä asiakkaille, mutta toiminnallisuuden käyttö vaatii totuttelua. Ahon mukaan peruutusaikajono auttaa hyödyntämään vastaanottoaikoja tehokkaammin ja lyhentää odotusaikoja lääkärille tai hoitajalle. 

– Päällimmäisenä toimenpiteenä on peruutusaikajonon tehokkaampi käyttö, Aho sanoo. 

Maisa-sovellus avuksi 

Ritan mukaan on ollut myös tärkeää tarkastella, onko terveydenhuollon yksiköillä mobiiliajanvaraus ja -ilmoittautuminen Maisa-sovelluksen kautta käytössä. 

– Olemme havainneet, että Maisan kautta hoitokäynnille ilmoittautuminen sitouttaa asiakkaita käynteihin. Maisan käyttö todennäköisesti kasvattaa varattujen potilas- ja asiakasaikojen käyttöastetta, Rita sanoo. 

Jos ajanvarausten käyttöä tarkastelemalla havaitaan, että tietynlaisia ajanvarauksia jää käyttämättä tiettyinä aikoina viikosta, luonteva ratkaisu on Ritan mukaan suositella terveysasemille muutoksia ajanvarausten rakenteeseen. Lisäksi Apotti-järjestelmässä on mahdollista tausta-automaation avulla helpottaa ja nopeuttaa ajanvarausten tekemistä. Näin on tehty esimerkiksi neuvolassa, jossa lapsen iän perusteella muokataan neuvolakäynnin kestoa. 

– Uskon, että ajanvarausten käyttöä tehostamalla tulemme saamaan enemmän irti terveydenhuollon resursseista. Se tarkoittaa sekä nopeampaa hoitoon pääsyä että säästöjä sote-kustannuksissa, Rita sanoo.