Asiakasyhteistyö keskiössä Apotti-koulutusten kehittämisessä

Vuoden 2025 alussa Oy Apotti Ab:n osaamisen kehittämisen tiimeissä käynnistyi mittava kehitystyö, jonka tavoitteena on uudistaa uusien Apotti-käyttäjien oppimispolkuja sekä ylläpitokoulutusten sisältöjä. Työn ytimessä on tiivis ja systemaattinen yhteistyö Apotin asiakasorganisaatioiden kanssa.

– Periaatteemme on, että emme kehitä mitään enää ilman, että osallistamme myös asiakkaamme kehitystyöhön. Tällä pyrimme varmistamaan, ettemme tee mitään turhaa ja että kehityksen lopputulos palvelee aina asiakastarvetta, kertoo Apotin osaamisen kehittämisen johtaja Mia-Riitta Lehtonen.

Kohderyhmäkohtaiset työpajat tukevat tarkkaa kohdentamista

Koska Apotti-järjestelmän käyttäjäryhmät ovat laajoja ja tarpeet moninaisia, oppimispolkujen kehitystyö on jaettu kohderyhmittäin Apotin toimintamallin mukaisille työjaksoille. Yhteinen kehittäminen aloitetaan aina kohderyhmäkohtaisella määrittelytyöpajalla kunkin asiakkaan kanssa.

Apotin asiakasorganisaatiot ovat nimenneet työpajoihin osallistujat itse.

– Työpajojen aikatauluttaminen useita kuukausia etukäteen on ollut asiakkaidemme toive, jonka toteuttaminen on mahdollistanut, että olennaiset asiantuntijat pääsevät mukaan, Lehtonen sanoo.

– Koimme kotihoidossa työpajamallin erittäin hyväksi tavaksi. Saman pöydän äärellä asian käsittely yhteisesti keskustellen oli tuottoisaa, kertoo kotihoidon Apotti-asiantuntija Pia Tarri Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimesta.

– Apotti-koulutusten kehittämisen työpajan ajoitus tuli HUS Apteekin näkökulmasta kuin tilauksesta. Olimme pidempään miettineet ja luonnostelleet ehdotusta koulutusten muokkaamiseksi muuttuneista koulutustarpeista johtuen. Koulutuksiin osallistujien taustat ovat erilaisia ja myös kokemus Apotin käytöstä vaihtele, kuvailee seniorifarmaseutti Paula Nikkanen HUS Apteekista.

Hyvin suunniteltu on puoliksi opittu

Jokainen työpaja on valmisteltu huolella. Osallistujille on lähetetty ennakkokysely, joka ohjaa valmistautumista ja jäsentää tulevan työpajan sisältöä. Erityisen tärkeää on ollut se, että kaikki lähtee liikkeelle puhtaalta pöydältä: Mitä juuri tähän kohderyhmään kuuluvan uuden Apotti-käyttäjän pitää tietää ensimmäisenä työpäivänään?

– Ennakkotehtävän anto auttoi hyvin valmistautumisessa, sen pohjalta päästiin jouhevasti suoraan asiaan. Itse tehtävänanto olisi voinut olla vielä selkeämpi, Tarri kertoo.

– Ennakkotehtävä auttoi vahvistamaan ajatuksia, mihin suuntaan koulutuksia tulisi kehittää. Halusimme tehdä koulutuksista mukautuvampia, jotta ne palvelisivat sekä uusia että kokeneempia HUS-apteekkilaisia, kommentoi Nikkanen.

Aitoa vuorovaikutusta lähityöpajoissa

Alkuvuoden aikana pidetyt työpajat ovat olleet erityisen onnistuneita. Työpajat on toteutettu Apotin toimistolla lähitapaamisina, mikä on vaikuttanut yhteistyöhön erittäin positiivisesti. Moniin työpajoihin osallistujat ovat saapuneet lähes valmiiden ehdotusten kanssa, joita on voitu helposti tarkentaa yhdessä.

– Työpajassa kävimme läpi HUS Apteekin ehdotuksen koulutusten kehittämisestä Apotin asiantuntijoiden kanssa keskustellen ja tarpeen mukaan muokaten. Yhteistyö oli sujuvaa ja vaivatonta, Nikkanen summaa.

Yhteinen tavoite: vähemmän on enemmän

Sekä Apotin että asiakasorganisaatioiden yhteinen tavoite on ollut karsia koulutussisällöistä ylimääräiset ja keskittyä olennaiseen. Oppimispolkuja on selkeytetty ja tiivistetty kohderyhmäkohtaisesti.

– Erityisen ilahduttavaa on ollut huomata, että Apotin tarpeet ja asiakkaidemme tarpeet ovat kohdanneet todella hyvin. Esimerkiksi koulutussisällön karsiminen ja oppimispolkujen sisällön supistaminen ovat olleet yhteisiä tavoitteita, Lehtonen sanoo.

Validointi varmistaa laadun

Valmiit sisällöt käydään läpi asiakasorganisaatioiden edustajien kanssa, jotka validoivat oppimispolkujen sisällöt ennen julkaisua. Tarvittaessa järjestetään yhteinen katselmointi, jonka jälkeen sisällöt etenevät julkaisuvaiheeseen. Uudet oppimispolut otetaan käyttöön koulutusaikataulujen mukaisesti seuraavassa aikataulutusjaksossa.

– Kaiken kaikkiaan toteutus oli hyvä, kun saimme vielä työpajan jälkeen kommentoida suunnitelmaa sekä sisältöä. Todella odotettu ja tarpeellinen kehittämistyö, Tarri summaa.

Uudistunut yhteistyömalli on jo nyt osoittanut toimivuutensa. Asiakasorganisaatioiden tiivis osallistuminen koulutusten kehittämiseen varmistaa, että lopputulos palvelee juuri oikeita tarpeita.