Apotismeja

Olen nyt reilut kolme viikkoa katsellut Apotti-ohjelmaa sisältäpäin hankejohtajan näkövinkkelistä. Olen tavannut tulevia uuden potilas- ja asiakastietojärjestelmän loppukäyttäjiä, järjestelmän potentiaalisia toimittajia sekä suuren joukon kuntien ja HUS:n päättäjiä, jotka viime kädessä tekevät päätöksiä hankkeen etenemisestä sen eri vaiheissa.

Kun käyttäjät (lääkärit, hoitajat, sosiaalityöntekijät jne.) pääsääntöisesti tapaavat mieluiten aikaisin aamulla omien töidensä vuoksi, ja toisaalta päättäjät pitävät kokouksiaan yleensä iltaisin, ovat päivät täyttyneet mukavasti aamuvarhaisesta iltamyöhään. Paino sanalla mukavasti, sillä syvällä rintaäänellä voin sanoa, että tämä tehtävä on ehkä innostavampi kuin yksikään aiemmista – ja olen sentään ehtinyt olla työelämässä kokopäiväisesti vuodesta 1988 lähtien.

Parempi ostaa uusi auto kuin lisätä kalliilla uutta teknologiaa vanhaan

Nykyisiä järjestelmiä, erityisesti niiden käytettävyyttä, nopeutta, virheherkkyyttä, integroimattomuutta jne. on arvosteltu paljon eri tahoilla. Useimmat käytössä olevat järjestelmät ovatkin vanhanaikaisia. Tietojärjestelmät ja niissä käytetty teknologia vanhenee ihan samalla tavalla kuin vaikkapa autot, kännykät tai rakennukset. Vanhaa autoakin voi korjailla aikansa kunnes varaosia ei enää saa. Uusimmissa autoissa olevien toiminnallisuuksien – vaikkapa ABS-jarrut, turboahdin, peruutustutka – lisääminen myöhemmin on kallista eikä koskaan integroidu samalla tavalla kokonaisuuteen kuin uusissa autoissa, joissa nämä asiat on huomioitu jo alusta lähtien. Käytettävyyskään ei ole samaa luokkaa.

Tämä sama koskee nykyisiä käytössä olevia järjestelmiä: Ne kyllä toimivat siinä tehtävässä mihin ne on aikanaan hankittu, mutta aika on ajanut useimmista ohi. Ilmankaan niitä ei enää tulla toimeen, kun ympäröivä maailma käyttää hyväkseen tietotekniikkaa.

Tästä asiasta ollaan eri tahoilla hyvin yksimielisiä: mitä nopeammin saamme uuden toimintaa ja prosesseja tukevan järjestelmän, sitä nopeammin sen tuomat hyödyt myös realisoituvat.

Rakenteet vankalla perustalla

Päällimmäinen ajatukseni monien tapaamisten ja kohtaamisten jälkeen on se valtava osaaminen, joka meillä näissä eri tahoissa on yhdistettynä. Eri käyttäjäryhmillä on pitkän kokemuksensa perusteella selkeitä visioita siitä, miten järjestelmä parhaiten tukisi uusia toimintamalleja. Päättäjillä on luonnollisesti huoli uusien toimintamallien ja niitä tukevan järjestelmän tuoman tehokkuuden lisääntymisestä versus tehtävä investointi, kun muutenkin on rahahanat tiukoilla.

On ymmärrettävää, että hankkeen hintalappu herättää keskustelua, kun samalla keskustellaan juustohöylämäisesti tehtävistä säästöistä toiminnoissa, jotka suoraan vaikuttavat ihmisten arkeen.
Myös järjestelmätoimittajat ovat ottaneet tämän hankkeen vakavasti. He ovat laittaneet parhaat sosiaali- ja terveyspuolen- sekä järjestelmäosaajansa nippuun ja lähteneet miettimään kokonaisratkaisua määrittelemäämme tarpeeseen.

Uskaltaisin melkein väittää, että jos kaiken tämän osaamisen voisi niputtaa ilman ympäröivän maailman erinäisiä rajoitteita, niin saisimme maailman parhaan sosiaali- ja terveyspuolen asiakas- ja potilastietojärjestelmän ennätysajassa – ja vieläpä hyvin kohtuullisen hintaan.

Miten pysyä mukana ajanpyörässä?

Valitettavasti maailma ei ole hankejohtajan näkövinkkelistä kuitenkaan näin täydellinen. Monessa asiassa – enkä puhu nyt erityisesti Apotti-hankkeesta – päättämättömyys ja päätöksenteon hitaus on ainoa todellinen ongelmamme ja sen vuoksi toimeenpanoon ei tunnuta koskaan pääsevän. Koko muu maailma muuttuu ympärillä niin nopeasti, että jatkuvasti tuleva uusi informaatio muuttaa näkökulmia ennen kuin ehditään päättämään mitään. Tietokonetermein olemme lopulta sellaisessa luupissa, että juoksemme jatkuvasti polkupyörän rinnalla ehtimättä hyppäämään koskaan sen kyytiin.

Eniten huolta ja keskustelua herättäneet asiat hankkeessa ovat kokemukseni mukaan:

1) Toimittajaloukku, jonka Vantaan valtuustotapaamisen jälkeen lupasin erikseen lisätä kriittisiin riskeihin – ja hyvä niin. Näin se pysyy varmasti agendalla koko ajan, sillä kriittiset riskit ja niihin varautuminen on osa jatkuvaa raportointia esim. hankkeen ohjausryhmälle. Tähän liittyen anekdoottina täytyy todeta tuon some-ilmiön reaaliaikaisuus: Kun palasin kotiin Vantaan valtuuston esittelytilaisuudesta, sain jo lukea Twitteristä, että toimittajaloukku lisätään riskeihin. Some siis antaa käytännön mahdollisuuden reaaliaikaiseen action pointien hallintaan!

2) Kun-nämä-kuitenkin-aina-epäonnistuvat-ja-olemme-kaulaamme-myöten-kusessa -mentaliteetti. Tämä ajattelumalli lienee varmin tapa epäonnistua. Jos jo etukäteen päättää, että asiat menevät pieleen, niin ihan varmasti tapahtuukin. Unohtakaamme siis se, koska uudet toimintatavat ja niitä tukeva järjestelmä tulee helpottamaan niin kaikkien sitä käyttävien asiantuntijoiden kuin näitä palveluja käyttävien kuntalaistenkin arkea merkittävästi.

3) Toimittajat alkavat laskuttaa kaikesta sopimuksenteon jälkeen. Liittyy tuohon kohdan yksi toimittajaloukkuun. Tähän on erityisen paljon jo nyt kiinnitetty huomiota. Kaikille osapuolille on korostettu, että sopimuksellisesti haluamme varmistaa paitsi valittavan tuotteen/tuotteiden ja niiden ylläpitoon ja implementointiin liittyvät maksut, myös luonnollisesti esim. jatkossa tehtävän työn (integrointi, lisättävät erityisjärjestelmät jne.) hinnan. Toisin sanoen sopimuksen tekohetkellä meillä pitää olla käsitys koko toiminnallisen laajuuden implementoinnista ja sen hinnasta vaikka se ei välittömästi tapahtuisikaan.

4) Osaammeko kysyä tuotteen valintaa tehtäessä oikeat kysymykset eli saammeko riittävästi tulevaisuuteen tähtäävän ja myös tulevaisuuden tarpeet täyttävän kokonaisuuden? Jos peilaamme tulevia vaatimuksia pelkästään nykytiedon varassa, emme ehkä ollenkaan osaa kysyä ja vaatia asioita, jotka muutaman vuoden päästä ovat luonnollinen osa jokaista tämän alan järjestelmää. Tulevaisuutta on vaikea ennustaa, mutta pyrimme huomioimaan kaikki trendit ja käyttämään parasta osaamista oikeiden kysymysten asettamiseksi neuvotteluvaiheessa.

Kesä on kuumimmillaan ja hanketoimiston väkikin pitää ansaitun hengähdystauon pääsääntöisesti heinäkuun aikana. Elokuu alkaakin sitten taas erittäin kiireisenä. Kaikki osapuolethan ovat uudesta yhteistyösopimuksesta jo tahoillaan päättäneet. Samoin toinen vaadittava päätös liittyen hankintailmoitukseen on Keravaa lukuun ottamatta ehditty tekemään, joten elokuun lopussa pääsemme julkaisemaan pyynnön osallistumishakemusten jättämiseen. Siitä alkaa erittäin tiivis vajaan puolentoista vuoden jakso, jonka jälkeen yksi vaihe on ohi ja meillä on hyvä sopimus!

Aurinkoista ja rentouttavaa kesää kaikille!

Hannu Välimäki
Hankejohtaja