Lähijohdon työn havainnointi auttaa optimoimaan Apotti-järjestelmän käyttöä

Sen lisäksi, että Apotti-järjestelmä on asiakas- ja potilastietojärjestelmä, on se myös toiminnanohjausjärjestelmä ja johtamisen työväline. Johtamisen työvälineenä esimerkiksi koontinäytöt kokoavat yhteen näkymään oleellista tietoa, muun muassa raportteja tai raportoinnin työkaluja.

Alkuvuodesta 2022 pohdimme Helsingin, Kauniaisten, Keravan ja Vantaan edustajien kanssa, kuinka yhdessä tukisimme lähijohtoa parhaiten siinä, että he pystyisivät hyödyntämään Apotti-järjestelmää päivittäisjohtamisessa. Ajankohta oli otollinen: viimeisin laaja käyttöönotto oli toteutettu vuoden 2021 lopulla, ja olimme siirtyneet hankevaiheesta eteenpäin.

Apotti-järjestelmän kehittämisen hankevaiheessa esihenkilöt oli tunnistettu yhdeksi keskeiseksi voimavaraksi järjestelmän käyttöönotossa ja toiminnanmuutoksessa. Järjestelmän olisi tuettava esihenkilötyötä yhtä hyvin kuin asiakas- ja potilastyötä tekevien ammattilaisten työtä. Halusimme tästä johtuen keskittää huomiomme myös itse esihenkilöihin: miten he käyttävät järjestelmää, miten järjestelmä vastaa heidän tarpeisiinsa, millaisissa johtamiskysymyksissä järjestelmää hyödynnetään ja millaista tukea he tarvitsevat järjestelmän käyttöön päivittäisjohtamisessaan.

Kerromme tässä kirjoituksessa vuoden 2022 kohde- eli käytettävyysvierailuista, joita teimme Apotin asiakasorganisaatioihin. Johtamisen tuki -prosessimme on nyt havaintojen analysointivaiheessa, mikä tarkoittaa, että käymme Apotti-organisaatioiden edustajien kanssa läpi laajaa havaintoaineistoa, tunnistamme keskeisiä teemoja ja pohdimme yhdessä tarvittavia tukitoimia. Hyödynnämme näitä havaintoja Apotti-järjestelmän kehittämisessä. Palaamme analyysiin ja toimenpiteisiin toisessa blogikirjoituksessa myöhemmin tänä vuonna.

Vierailuilta tarkempaa tietoa järjestelmän käytöstä

Aloitimme tapaamalla perusterveydenhuollon ja sosiaalihuollon esihenkilöitä ja havainnoimalla heidän järjestelmänkäyttöään. Suunnittelimme vierailut yhdessä kuntien edustajien, Apotti-asiantuntijoiden ja Apotin käytettävyysasiantuntijan kanssa. Kunnissa tavattavat sosiaali- ja terveydenhuollon esihenkilöt edustivat laajasti eri palveluita. Toteutimme vuoden 2022 aikana 39 vierailua.

Tapaamiset olivat luonteeltaan vapaamuotoisia, mutta kaikissa niissä noudatettiin samaa etukäteen suunniteltua keskustelurunkoa. Kävimme esihenkilöiden kanssa läpi muun muassa sitä, miten he päivittäin käyttävät järjestelmää sekä miten he hyödyntävät järjestelmän eri toiminnallisuuksia työssään.

Vierailut olivat erittäin antoisia ja hyödyllisiä, ja joihinkin esihenkilöiden tarpeisiin ja kysymyksiin pystyimme vastaamaan jo niiden aikana. Tavatut henkilöt olivat hyvin eri vaiheessa Apotti-järjestelmän käyttäjinä – osa oli vasta aloittanut ja osa oli käyttänyt järjestelmää jo vuosia. Saimme toivomaamme tietoa esimerkiksi raportoinnin ja tiedolla johtamisen hyödyntämisestä.

Järjestelmän kehittämiseen liittyviä havaintoja kertyi paljon. Kuulimme myös monista hyvistä käytännöistä, joiden jakaminen voisi hyödyttää muitakin käyttäjiä. Vuoden 2023 suunnitelmissa onkin järjestää lähijohdolle oma verkostotapaaminen, jossa yhtenä teemana ovat hyvät käytännöt.

Ensimmäiset huomiot

Olemme tähän mennessä käyneet läpi huomioitamme pääasiassa koontinäytöistä ja raportoinnista.  Koontinäyttöjä pidetään yleisesti ottaen hyvinä, mikäli ne tuottavat esihenkilön työn kannalta oleellista tietoa. Esihenkilön pitäisi pystyä koontinäyttöjen avulla hahmottamaan kokonaiskuvaa yksikössä tehtävästä työstä ja esimerkiksi suuntaamaan työpanosta sinne, missä sitä tarvitaan.

Havaitsimme, että lähijohdossa koontinäyttöjä hyödynnetään vielä suhteellisen vähän, mutta kiinnostusta niiden käyttöön on. Yksi tavoitteemme onkin myös tunnistaa ja analysoida koko järjestelmän mahdollista alihyödyntämistä.

Taustasyynä koontinäyttöjen toistaiseksi vähäiselle käytölle on esimerkiksi se, että kaikille koontinäytöille ei vielä näyttäisi nousevan esihenkilön työn kannalta oleellista tietoa. Osa haastateltavista myös koki koontinäyttöjen olevan liian yleisellä tasolla oman työnsä näkökulmasta. Koontinäyttöjen käyttöön toivottaisiin opastusta sekä lisää varmuutta sen suhteen, miten eri raportointitiedot nousevat koontinäytöille. Jatkamme näiden havaintojen analysointia yhdessä asiakasorganisaatioiden kanssa.

Teemme parhaillaan suunnitelmaa siitä, miten voimme tukea esihenkilöitä entistä paremmin Apotti-järjestelmän toiminnanohjausominaisuuksien, kuten koontinäyttöjen, hyödyntämisessä. Hyödynnämme saamaamme tietoa myös käytettävyyden parantamiseen keskittyvässä Apotti 2.0 -ohjelmassa.

Blogin kirjoittivat Apotin johtava asiantuntija Susanna Kaisla ja kehityspäällikkö Laura Kosonen.