Määrittelyvaihe 2013-2019

 

Hankkeen perusteellisen vaatimusmäärittelyvaiheen aikana luotiin hankkeen toiminnallisuuskartta ja ensimmäinen vaatimusmäärittelyversio, joka sisälsi toiminnalliset vaatimukset, mukautettavuus- ja käytettävyysvaatimukset – yhteensä yli 6000 vaatimusriviä.

Toiminnalliset vaatimukset kerättiin pääosin laaja-alaisissa terveyden- ja sosiaalihuollon työpajoissa, joita pidettiin yli sata kappaletta. Niihin osallistui yli 200 ammattihenkilöä. Lisäksi luotiin tuotevertailuja varten yli 600 sivua käyttäjätarinoita ja selvitettiin esimerkiksi säädöksiin liittyviä vaatimuksia, kansallisia vaatimuksia sekä sosiaali- ja terveydenhuollon integrointiin liittyviä tekijöitä.

Määrittelytyön kuluessa päätettiin toiminnan muutoksen periaatteiksi:

1. Asiakaslähtöinen toiminta
2. Yhtenäiset toimintatavat
3. Kustannustehokas ja laadukas toiminta
4. Tiedolla johtaminen ja tiedon hyödyntäminen
5. Tyytyväiset käyttäjät
6. Uudet innovatiiviset toimintatavat

Määrittelytyön lisäksi hankintavaiheen laajoihin tuotevertailuihin ja testaamiseen osallistui noin 250 Apotin jäsenorganisaatioiden sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaista ja muuta asiantuntijaa. Osallistujia oli muun muassa seuraavista ammattiryhmistä: hoitajat, lääkärit, johdon ja hallinnon edustajat, sosiaaliohjaajat, sosiaalityöntekijät ja tietohallinnon edustajat.

Syksyn 2016 aikana järjestettiin Linjaustilaisuuksia, joihin kutsuttiin tuhansia sote-ammattilaisia tekemään linjauksia siitä, miten sosiaali- ja terveydenhuollon työnkulut mukautetaan Apotti-järjestelmään. Muokkausta vaativat työnkulut tuotiin saadun palautteen perusteella uudestaan näytille vuoden 2017 aikana, jolloin ne tarkastettiin ja varmistettiin, että ne ovat soveltuvia hankeorganisaatioiden ympäristöissä käytettäviksi.

Linjaustilaisuuksien valmistelutyön tehneet, HUSista ja kunnista Apotti-asiantuntijoiksi valitut sote-ammattilaiset jatkavat tiivistä yhteistyötä eri alojen asiantuntijoiden kanssa koko hankkeen ajan.

Järjestelmän sisältöjen muokkausta tehdään lähes käyttöönottohetkeen saakka työpajoissa, joista jokaisessa on mukana useampien erikoisalojen ja ammattiryhmien edustajia kunnista ja HUS:sta sekä Apotin henkilökuntaa. Niin sote-asiantuntijoiden kuin teknologiaosaajien näkemykset kohtaavat.