Usein kysytyt kysymykset

Jos et löydä vastausta kysymykseesi alla olevalta listalta, niin voit myös lähettää palautetta »


Apotti-hanke

Mikä on Apotti?

Apotti on laaja-alainen sosiaali- ja terveydenhuollon muutoshanke. Hankkeen keskeisenä tavoitteena on alueellisesti yhtenäinen sosiaali- ja terveydenhuollon tieto- ja toiminnanohjausjärjestelmä, joka mahdollistaa toiminnan kehittämisen ja sitä kautta paremman laadun.

Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmän yhdistäminen on kansainvälisesti ainutlaatuista. Alueellisesti yhtenäisessä sosiaali- ja terveydenhuollon järjestelmässä kaikki ihmistä koskeva tieto on ajantasaisesti käytettävissä hoito- ja palvelutilanteissa. Yhteinen järjestelmä tukee sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistä kehittämistä ja tiivistää yhteistyötä eri toimijoiden välillä.

Apotti-järjestelmän kautta saadaan konkreettista tietoa hoidon määrästä, laadusta, vaikuttavuudesta ja kustannustehokkuudesta. Apotti tuottaa jatkuvaa dataa siitä, millaisiin tuloksiin erilaiset käytännöt ovat johtaneet. Mittaaminen mahdollistaa jatkuvan oppimisen ja toimintatapojen uudistamisen.

Apotti ei ole pelkkä IT-hanke, vaan nimenomaan toiminnanmuutoshanke. Apotissa on sovittu yhteisiä toiminnan muutoksen painopistealueita, kuten prosessien yhtenäistäminen ja toimijoiden välinen yhteistyö. Kehityskohteeksi on valittu esimerkiksi lastensuojelun prosessi, jossa kehitetään sekä yhteistä prosessia että yhteisiä toimintamallien kehittämistapoja. Edellä mainitut asiat on otettu huomioon jo järjestelmän vaatimusmäärittelyissä.

Lisäksi hankkeen hyötyarviossa on tunnistettu useita toiminnan kehittämiskohteita, kuten kirjaamisen yhtenäistäminen ja rakenteinen kirjaaminen, joilla on tärkeä vaikutus sekä toiminnan sujuvuuteen, laatuun, että suoraan asiakas- ja potilasturvallisuuteen.

Ketkä ovat mukana hankinnassa?

Apotissa ovat mukana Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri (HUS), Helsinki, Vantaa, Kirkkonummi, Kauniainen ja Tuusula. Hankintayksikkönä mukana on myös KL-Kuntahankinnat Oy, jonka osalta hankinta on hankintalain mukainen puitejärjestely. Tämä tarkoittaa sitä, että kaikki HUS-alueen kunnat voivat seuraavan neljän vuoden aikana hankkia yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun kilpailuttamatta sitä erikseen.

Hanketta varten on yhteistyösopimuksella perustettu hankintayksiköiden omistama Oy Apotti Ab, jossa työskentelee sosiaali-, terveydenhuolto- ja ICT-alan, viestinnän ja juridiikan ammattilaisia.

Hankkeen kumppaneina ovat olleet Aalto-yliopisto, Tampereen yliopisto, Kehitysvammaliitto, VTT, STM, THL, Kuntaliitto, Sitra ja useat suuret sosiaali- ja terveydenhuollon hankkeet Euroopassa ja muualla maailmassa. Apotti toimii yhteistyössä myös UNA-hankkeen kanssa, kuten aiemmin mm. KIILA-hankkeen kanssa.

Miksi uusi tietojärjestelmä on tarpeen?

HUS-kuntien alueella on käytössä satoja erilaisia järjestelmiä, jotka eivät kommunikoi keskenään. Asiakas- ja potilastiedot eivät ole ammattilaisten käytettävissä hoito- tai palvelutilanteessa, eikä tietoja voida hyödyntää toiminnan kehittämiseen. Järjestelmien sirpaleisuus ei mahdollista tiedolla johtamista ja heikentää myös potilasturvallisuutta.

Sekä kustannusten hillitsemisen että hoidon laadun kannalta tietojen yhdistäminen on välttämätöntä. Lisäksi tarvitaan isoja toimintatapojen muutoksia ja tiedolla johtamista. HUS-alueen kuntien väestö muodostaa noin neljäsosan Suomen väestöstä. Uusi tietojärjestelmäpalvelu vaikuttaa yli 1,6 miljoonan suomalaisen sosiaali- ja terveydenhuoltoon.

Miten Apotti linkittyy sote-uudistukseen?

Sote-uudistuksen tavoitteena on hoidon laadun sekä asiakas- ja potilasturvallisuuden paraneminen. Maakunnan on seurattava alueensa väestön hyvinvointia ja terveyttä, järjestämänsä sosiaali- ja terveydenhuollon laatua ja vaikuttavuutta, kustannuksia ja tuottavuutta sekä sitä, miten asiakkaiden palvelujen yhteensovittaminen on toteutunut. Kaikki tämä vaatii tuekseen modernit ja tarkoituksenmukaiset tietojärjestelmät.

Hallituksen syksyllä 2016 tekemien digitalisaatio- ja ICT-linjausten mukaan Suomen kokoisessa maassa järkeväksi erilaisten potilas- ja asiakastietojärjestelmäkokonaisuuksien määräksi arvioidaan 2–3. Lisäksi linjauksessa todetaan, että Apotti-toteutus etenee konkreettisella tasolla tehtyjen sopimusten perusteella ja mahdollisuudet sen käytön laajentamiseen selvitetään.

Apotti-järjestelmä tukee valmiiksi kaikkia kansainvälisiä asiakas- ja potilastiedon välitysstandardeja, laadunmittausta ja vertaisarviointeja, ja kykenee siten toteuttamaan tavoitteen mukaisen sote-tietointegraation. Koska Apotti on yhteensopiva valtakunnallisen Kanta-tietovaraston kanssa, liikkuu tieto myös kansallisesti.

Maakuntatasolla, jossa asiakkaat ja potilaat pääosin liikkuvat ja käyttävät palveluita, tarvitaan vahva toiminnanohjaukseen ja tiedolla johtamiseen pystyvä alueellinen asiakas- ja potilastietojärjestelmä, kuten Apotti. Sote-uudistusta ei voida toteuttaa ilman toimivaa, laaja-alaista toiminnanohjausta, esimerkiksi sänky- tai palvelutalopaikkojen hallintaa, lastensuojelun moniammatillisen prosessin toiminnanohjausta sekä muiden resurssien ja toiminnan hallintaa.

Teemme Apotti-hankkessa toiminnan muutosta, jonka keskeinen periaate on asiakaslähtöisyys. Organisaatiosta riippumatta lääkärit, hoitajat ja sosiaalityöntekijät tarvitsevat edelleen tietoa johtamiseen sekä potilaiden ja asiakkaiden hyvään hoitoon ja huolenpitoon. Kuntalaiset tarvitsevat helppokäyttöisiä, jatkuvasti kehittyviä sähköisiä palveluja, jotka hyödyntävät sekä valtakunnallisen tason että järjestämisvastuullisen maakunnan tietovarastoja heidän terveydestään ja hyvinvoinnistaan.

Kaiken ympäröivän muutoksen keskellä Apotti-hanke kehittää palveluita juuri näihin tarpeisiin.

Mikä muuttuu uuden järjestelmän myötä?

Apotista hyötyvät niin sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatiot, ammattilaiset kuin heidän asiakkaansa ja laajemmin kaikki veronmaksajat.

Sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistyö

Apotti on maailman ensimmäinen alueellisesti yhtenäinen sosiaali- ja terveydenhuollon järjestelmä. Kaikkea asiakasta tai potilasta koskevaa tietoa pystytään käyttämään ajantasaisesti hoito- ja palvelutilanteissa. Tästä hyötyvät erityisesti ne ryhmät, joille suunnatut palvelut limittyvät toisiinsa, muun muassa mielenterveys-, päihde-, vammais- ja vanhuspalvelujen asiakkaat.

Asiakaslähtöinen toiminta

Asiakasturvallisuus paranee merkittävästi Apotin myötä, kun tiedot löytyvät yhdestä paikasta ja järjestelmä osaa hakea riskipotilaita. Apotti parantaa myös kuntalaisten tiedonsaantia omista palveluistaan. Kuntalaiset voivat hoitaa asiansa etävastaanotolla ja hyödyntää sähköistä palveluportaalia.

Tiedolla johtaminen ja tiedon hyödyntäminen

Apotti-järjestelmästä saadaan jatkuvasti ajantasaista tietoa toiminnasta ja laadusta, mikä mahdollistaa jatkuvan kehittämisen. Yksittäinenkin käyttäjä voi saada tietoa omien potilaidensa tilasta ja hoitonsa tuloksista suhteessa muihin yksikön ammattilaisiin. Järjestelmän avulla pystytään myös kohdentamaan palveluita, jotta palveluita eniten tarvitsevat todella saavat niitä.

Sähköinen asiointi

Apotin sähköisen palveluportaalin kautta kuntalaiset voivat kommunikoida tietoturvallisesti sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten kanssa, vaikka kännykällään (Android, iPhone). Lisäksi portaalin kautta onnistuu mm.

  • tietoturvallinen viestintä ammattilaisten kanssa
  • ajanvaraukset ja ajanvarausten muutokset
  • omien potilas-/asiakastietojen katselu, esim. vireillä olevat hakemukset, päätökset, ajanvaraukset, lääkityslistat, laboratoriotulokset, asiakas- ja hoitosuunnitelmat
  • omien tietojen tallentaminen esim. päiväkirjat, asiakas- tai hoitosuunnitelman tiedot, hoitoihin liittyvät mittaustiedot
  • automaattiset muistutukset
  • hoidon tarpeen arviot
  • kyselyiden ja esitietolomakkeiden etukäteen täyttäminen
  • hakemusten sähköinen täyttäminen
  • ohjeiden ja opastusten saaminen (esim. kuntoutusohjeet tuettuna av-materiaalilla)
  • virtuaalivastaanotot ja etäseuranta
  • puolesta-asiointi.

Yhtenäiset toimintatavat

Apotti-organisaatioiden yhteisten arviointivälineiden avulla luodaan perusta sille, miten organisaatioissa tehdään hoito- ja palvelupäätöksiä. Yhteisen tieto- ja toiminnanohjausjärjestelmän kautta saavutetaan muitakin hyötyjä, esimerkiksi koulutuksen helpottuminen työntekijän vaihtaessa uuteen työpisteeseen.

Rakenteinen kirjaaminen

Apotin myötä sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten kirjaaminen helpottuu, nopeutuu ja tehostuu. Järjestelmä esimerkiksi ohjaa ammattilaista tarjoamalla sopivia vaihtoehtoja. Apottia voi mukauttaa erilaisiin tarpeisiin, ja sen koontinäytöiltä saa nopeammin käsityksen yksikön tai potilaan tilanteesta ja tarvittavista toimenpiteistä. Ja mikä parasta: jatkossa käytössä on vain yksi järjestelmä eli tiedot tarvitsee kirjata vain kerran – aikaa säästyy ihmisille.

Apotin hyödyt

Mitkä ovat hankkeen taloudelliset hyödyt?

Apotti-kuntien sote-menot ovat yli 3,11 miljardia euroa vuodessa ja kustannukset kasvavat 3–5 prosentin vuosivauhtia. Tämä tarkoittaa sitä, että nykymenolla kustannukset kasvavat joka vuosi yli 100 miljoonaa euroa. Tämän käyrän suunnan muuttaminen ei onnistu ilman toimivaa asiakastieto- ja toiminnanohjausjärjestelmää. Tarvitaan isoja toimintatapojen muutoksia ja tiedon tehokasta hyödyntämistä.

Hyötyarvion mukaan hankkeen toiminnalliset eli laskettavissa olevat hyödyt ovat 615 miljoonaa euroa aikavälillä 2016–2025. Hankkeen kustannusten takaisinmaksuajaksi muodostuu näin 7,2 vuotta. Vuosittaiset nettosäästöt ovat käyttöönoton jälkeen 123 miljoonaa euroa.

Merkittävimmän taloudellisen hyödyn arvioidaan tulevan sote-ammattilaisten kirjaamiseen kuluvan ajan vähenemistä. Toinen tärkeä Apotin tuoma hyöty on hoitopäivien väheneminen. Haittatapahtumien, kuten lääkitysvirheiden ja uusintaleikkausten määrä vähenee, kun tieto kulkee ja ammattilaiset saavat järjestelmästä päätöksenteon tukea ja muistutteita. Järjestelmä osaa myös tunnistaa riskipotilaita.

Apotti-järjestelmän avulla saadaan jatkuvaa tietoa toiminnan ja laadun kehittämiseen sekä pystytään kohdistamaan palveluita niitä eniten tarvitseville. On tutkittu tosiasia, että 10 % väestöstä aiheuttaa noin 80 % sote-kustannuksista.

Lisäksi kustannushyötyjä muodostuu tietotekniikan hallinnan ja ylläpidon päällekkäisten kustannusten vähenemisestä. Merkittävää on myös palvelun laadullinen paraneminen, kuten potilasturvallisuuden parantuminen, komplikaatioiden väheneminen ja paremmat hoitotulokset.

Miten hanke hyödyttää sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisia?

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset saavat käyttöönsä yhden, yhtenäisen potilastieto- ja toiminnanohjausjärjestelmän, joka tukee heitä päivittäisessä työssään. Asiakas- ja potilastiedot ovat reaaliaikaisesti käytettävissä, kun niitä tarvitaan, ja järjestelmä ohjaa parhaisiin käytöntöihin. Näin ammattilaisilla on enemmän aikaa keskittyä tärkeimpään: ihmiseen.

Maailman huippuyksiköissä käytössä olevan, toimintavarman järjestelmän etuja ovat mm.

• ammattilaisten työ tehostuu ja aikaa säästyy, kun tiedot löytyvät samasta järjestelmästä
• järjestelmä ohjaa työprosesseja ja toimii ammattilaisten tukena ja muistuttajana stressaavissa ja kiireisissäkin tilanteissa
• järjestelmä ohjaa laadukkaampiin ja tehokkaampiin hoitoihin ja palveluihin
• yhteistyö eri toimijoiden välillä tiivistyy, jolloin toiminnan ja palveluiden kehittäminen helpottuu
• järjestelmä tuottaa jatkuvaa dataa siitä, millaisiin tuloksiin erilaiset käytännöt ovat johtaneet
• mittaaminen mahdollistaa jatkuvan oppimisen ja kehittymisen.

Epic-järjestelmä toimii laajasti myös mobiiliympäristössä. Epic-asiakkaat ovat enenevässä määrin alkaneet ohjelmoida omia Epic-alustaan kytkettyjä mobiilisovelluksiaan paikallisiin tarpeisiinsa, niin ammattilaiskäyttöön kuin potilaiden omiin henkilökohtaisiin laitteisiin.

Miten hankkeen hyödyt näkyvät kuntalaisten arjessa?

Kuntalaista koskevat tiedot ovat ajantasaisia ja hänellä on käytettävissään monipuolinen asiakas- ja potilasportaali sähköiseen asiointiin. Sen avulla yhteydenpito ammattilaisiin helpottuu ja esimerkiksi ajanvaraus onnistuu myös sähköisesti. Apotti tuo myös parannuksia kuntalaisten mahdollisuuksiin vaikuttaa omiin hoitoihinsa ja palveluihinsa. Myös avohoito helpottuu.

Asiakas-/potilasturvallisuus ja hoidon laatu paranevat, kun potilaan asiakas- ja hoitotiedot ovat ammattilaisten käytettävissä helposti saavutettavina hallinnollisista rajoista riippumatta. Esimerkiksi kun potilas siirtyy leikkaus- tai teho-osastolta vuodeosastolle, ei tietoja tarvitse enää siirtää toiseen tietojärjestelmään. Kun lääkitystiedot siirtyvät saumattomasti ja ovat ammattilaisten käytettävissä, vältytään mm. turhilta päällekkäisiltä kokeilta.

Sähköiset esitietolomakkeet ja ammattilaisen nopeampi pääsy kaikkiin tarvittaviin potilas- ja asiakastietoihin nopeuttavat vastaanottokäyntejä. Vastaanotolla ammattilaisella on myös enemmän aikaa ihmiselle, kun hänen ei tarvitse muistaa kaikkia asioita ulkoa. Järjestelmä tuo relevantin tiedon esille ja tukee ammattilaisen toimintaa.

Erityisesti hyötyvät ne ryhmät, joille suunnatut palvelut limittyvät toisiinsa, muun muassa mielenterveys-, päihde-, vammais- ja vanhuspalvelujen asiakkaat.

Apotin tietoturva

Miten tietoturva varmistetaan?

Terveydenhuollon potilastietoja ja sosiaalihuollon asiakastietoja käsittelevien järjestelmien tietoturva on äärimmäisen tärkeä asia. Apotti tarjoaa ensiluokkaisen ja jatkuvasti kehittyvän tietoturvallisen ympäristön, joka tukee luotettavasti sosiaalihuollon toimintaa, potilaiden laadukasta hoitoa ja kansalaisten asiointia.

Tiedon saatavuus ja luotettavuus ovat olleet keskeisessä asemassa Apotin järjestelmähankinnan sekä käytön ja ylläpidon suunnittelun kaikissa vaiheissa. Korkealaatuinen tietoturva koostuu monista tekijöistä: korkeatasoisista sovelluskomponenteista, tietoturva-auditoinneista, tietoturvan huomioivista työmenetelmistä ja henkilöstön osaamisesta.

Tietoturva mobiililaitteissa

Vaaditaan erityistä huolellisuutta, jotta mobiililaitteissa voidaan käsitellä luottamuksellisia tietoja. Terveydenhuollon järjestelmissä riittävän tietoturvan savuttaminen edellyttää tietoliikenneyhteyksien salausta, päätelaitteiden hallintaa, auditoituja ja turvalliseksi todettuja sovelluksia sekä käyttäjien teknistä tunnistamista. Lisäksi jos esimerkiksi sairaalakäytössä oleva mobiililaite katoaa tai varastetaan, tulee keskitetyn laitehallinnan pystyä viipymättä inaktivoimaan ja tyhjentämään se etäyhteydellä. Nämä on kaikki huomioitu Apotissa.

Riittävä tietoturvan taso vaatii myös käyttäjältä hieman vaivaa. Hyvä esimerkki on kansallinen Kanta-palvelu, joka antaa kansalaiselle näkymän resepti- ja potilaskertomustietoihinsa, mutta vaatii toimiakseen salatun yhteyden ja vahvan tunnistautumisen ennen omien tietojen katselua.

Sovellukset, tunnistautumismenetelmät ja suojausteknologiat kehittyvät kaiken aikaa tehokkaammiksi ja huomaamattomammiksi. Apotissa tavoitteenamme on aina mahdollisimman helppo käyttö tarpeellisen tietoturvallisuuden antamissa puitteissa.

Missä Apotin tietovarannot säilytetään?

Apotin tietovarannot ja tuotantoympäristö sijaitsevat Suomen maaperällä, samankaltaisissa tiloissa, joissa ylläpidetään pankkien, valtionhallinnon ja puolustusvoimien järjestelmiä. Tämänkaltaisissa tuotantoympäristöissä kaiken sisään- ja ulosmenevän tietoliikenteen valvonta ja monitorointi tietovuotojen ja hyökkäysten havaitsemiseksi ja torjumiseksi on keskeinen osa tuotannon normaalia ylläpitoa.

Tietoja ei siirretä ulkomaille. Käyttöpalveluiden toimittajaksi valittiin Fujitsu Finland Oy syksyllä 2016. Palveluna hankittavat konesalit, pilvipalvelut ja kaikki asiakas- ja potilastieto sijaitsevat Suomessa.

Apotti-järjestelmätoimittajalla ei ole oikeutta saada asiakas- ja potilastietoja tietoonsa. Tämä on erikseen vahvistettu järjestelmätoimittajan kanssa tehtävissä sopimuksissa.

Tapauksissa, joissa järjestelmätoimittaja joutuu näkemään yksittäisiä asiakas- ja potilastietoja voidakseen tarjota sovitun tukipalvelun, rajataan näkymä vain asian ratkaisemiseksi välttämättömään, ja järjestelmätoimittaja sitoutuu tietojen salassapitoon.

Oy Apotti Ab:lla on myös oikeus auditoida järjestelmätoimittajan (tässä tapauksessa Epicin) toiminta muun muassa henkilötietojen käsittelyyn liittyvien sopimusehtojen noudattamisen osalta.

Järjestelmätoimittaja Epic

Miksi kyseinen toimittaja valittiin?

Kyseessä oli julkinen EU-kynnysarvot ylittävä hankintamenettelyn mukainen hankinta, jossa toimittajaksi valittiin parhaiten kriteereihin vastannut yritys, tässä tapauksessa amerikkalainen Epic Systems Corporation.

Syksyllä 2013 hankinnan käynnistyessä laadittiin yhdessä mukana olevien kuntien ja HUS:n yhteinen hankintastrategia, jossa määriteltiin, miten hankinta tehdään ja millaisia asioita uudelta ratkaisulta haetaan. Hankinta toteutettiin päätettyjen strategisten linjausten mukaisesti, joista keskeisimpiä olivat:

• Asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuus koostuu ydinjärjestelmäkokonaisuudesta sekä sitä täydentävistä erityisjärjestelmistä, jotka liitetään yhtenäiseksi kokonaisuudeksi avoimien rajapintojen avulla

• Järjestelmäkokonaisuus muodostuu markkinoilla olevista alan kehittyneistä tuotteista, jotka ovat joustavasti konfiguroitavissa

• Järjestelmäkokonaisuutta voidaan täydentää tarvittaessa erillishankinnoilla ja sillä voi olla useita toimittajia

Valintakriteereissä hinnan osuus oli 40 % ja laadullisten kriteerien 60 %. Epic täytti parhaiten asetetut kriteerit, joissa painottuivat
• käytettävyys
• joustavuus
• avoimuus ja
• mukautettavuus.

Epicin käyttöönotot ovat olleet erittäin onnistuneita. Epic-järjestelmällä on maailmanlaajuisesti yli 350 käyttäjäorganisaatiota, jotka kaikki ovat ottaneet sen onnistuneesti käyttöön ja joista suuri osa on huomattavasti suurempia ja monimutkaisempia kuin Apotti. Järjestelmä kehittyy jatkuvasti.

Lisää tietoa löytyy: http://www.healthcareitnews.com/news/epic-takes-back-best-klas?page=1

Accenture toimii Apotti-hankkeessa Epicin alihankkijana. Accenture tukee Epiciä ja Apottia näiden toimeksiannosta järjestelmän implementoinnissa ja ylläpidossa. Lisäksi Accenture suunnittelee ja toteuttaa Apottiin sosiaalitoimen maksatuksen ratkaisun.

Miksi hankittiin valmis tuote?

Hankintastrategiassa päätettiin, että HUS-kuntien alueelle halutaan toimintavarma ja luotettava järjestelmäkokonaisuus, joka muodostuu markkinoilla olevista alan kehittyneistä tuotteista, jotka ovat joustavasti muokattavissa. Hankinnassa olennaista oli, että emme ole ainoa taho, joka kehittää järjestelmää vaan Apotti-alueelle haluttiin järjestelmä, joka kehittyy jatkuvasti. Hankinnassa varmistettiin myös, että järjestelmässä on avoimet rajapinnat ja että pystymme itse muokkaamaan järjestelmää. Nykyjärjestelmien kohdalla jokainen pieni muutos maksaa kalliin hinnan.

Jokainen maailman 50:ksi parhaimmaksi rankatuista terveydenhuollon yksiköistä on päätynyt käyttämään modernia, valmista potilastieto- ja toiminnanohjausjärjestelmää.

Itse tekemistä on kokeiltu niin Suomessa (muun muassa Uranus) kuin maailmalla. Esimerkiksi amerikkalainen terveydenhuollon organisaatio Kaiser Permanente laittoi noin 2 miljardin dollarin panostuksen oman järjestelmän rakentamiseen, kunnes siirtyi Epic-järjestelmään.

Uusia käyttöönottoja on tällä hetkellä meneillään esimerkiksi eHealth-mallimaassa Tanskassa, jossa jokaisella viidellä alueella on tai on tulossa yksi potilastietojärjestelmätoimittajalta hankittu potilastietojärjestelmä. Tanskan pääkaupunkiseudun alue on ottanut onnistuneesti käyttöönsä Epic-järjestelmän.

Miten Epic-järjestelmää voi muokata tulevaisuuden tarpeisiin?

Epicin mukautettavuuden tasoa testattiin perusteellisesti hankintamenettelyn aikana ja sen todettiin vastaavan erittäin hyvin hankintastrategian linjauksia. Epic on käyttäjäorganisaation itse tai kolmannen osapuolen toimesta mukautettavissa tulevaisuuden muutoksiin ja toimintatapoihin ilman valmistajan panosta.

Apotti-järjestelmä on modulaarinen kokonaisuus, joka koostuu ytimen päälle rakennettavista toiminnallisista moduuleista (esimerkiksi sairaala-apteekki) sekä ns. valmiista sisällöstä. Käytämme Apotissa esimerkiksi nykyistä laboratoriosovellusta sekä muun muassa nykyisiä kuvantamisarkisto-, logistiikka-, taloushallinnon, henkilöstöhallinnon ja ensihoidon järjestelmiämme osana Epiciin kytkettyä integroitua kokonaisuutta.

Oy Apotti Ab:lla on mahdollisuus
• hankkia tarvitsemansa moduulit järjestelmätoimittaja Epic:ltä tai muulta toimittajalta
• muokata tai tehdä tarvitsemansa moduulit itse Epic-alustalla
• täydentää järjestelmää avoimen rajapinnan kautta lisäsovelluksilla ja rakentaa näin kattava ekosysteemi ytimen ympärille.

Yhtenäiset ydintoiminnallisuudet ja tietomalli ovat tehokkaan toiminnanohjauksen, tiedonkeräämisen ja laadunseurannan lähtökohta. Epic-kokonaisuus vastaa moduulien välisen tiedon-, työnkulkujen ja yhteentoimivuuden sujuvuudesta sekä hyvästä käytettävyydestä. Moduulien välisiä integraatioita on erittäin vaikea toteuttaa itsenäisesti.

Lisäksi suuri osa toiminnallisuuksista toteutetaan alustan työkaluilla sisältöinä, joita saadaan
• Epic Foundation -järjestelmästä
• itse tekemällä
• muilta Epic-käyttäjiltä (yhteisöllisyyden hyödyntäminen)
• teettämällä ulkopuolisilla.

Apotti-malli tarjoaa todellista lisäarvoa sosiaali- ja terveydenhuollon kehitykseen: uusien toimintatapojen ja niitä tukevien palvelujen kehittäminen tapahtuu nopeimmin hyväksi todetun, kehitysvälineet tarjoavan alustan päälle.

Keitä oli mukana valmistelemassa hanketta?

Hankkeessa on käytetty yli 500 terveyden ja sosiaalihuollon, ICT:n, juridiikan, käytettävyystieteiden ja muiden ammattilaisen työpanosta ja osaamista. Kumppaneina ovat olleet myös Aalto-yliopisto, Tampereen yliopisto, Kehitysvammaliitto, VTT, STM, THL, Kuntaliitto, Sitra ja useat suuret sosiaali- ja terveydenhuollon hankkeet Euroopassa ja muualla maailmassa. Esimerkiksi toiminnalliset tuotearvioinnit on toteutettu yli 200 sote-ammattilaisen toimesta.

Apotin kustannukset

Mitä uusi järjestelmä maksaa?

Hankkeen kokonaiskustannusarvio kymmenessä vuodessa on 575 miljoonaa euroa.
Itse järjestelmän kustannus on 385 miljoonaa euroa. Hinta sisältää:

• järjestelmän käyttöoikeudet
• toteutus- ja käyttöönottoprojektit, mukaan lukien tarvittavat integraatiot
• ylläpidon, tuen sekä järjestelmän uudet versiot 10 vuoden sopimuskaudelle
• varauksen mahdolliseen tuntihinnalla teetettävään erikseen tilattavaan työhön.

Apotin arvioituun hintaan kuuluu itse järjestelmän käyttöoikeuden kustannusten lisäksi sen toteutukseen, käyttöönottoon, koulutukseen, muihin järjestelmäintegraatioihin ja itse käyttöön liittyvät kustannukset sekä erikseen kilpailutettava käyttöpalvelun hankinta projektikustannuksineen vuoteen 2025 saakka.

Lisäksi kokonaishinnassa on huomioitu Oy Apotti Ab:n kustannukset 10 vuoden ajalle. Oy Apotti Ab:n henkilökunta osallistuu keskeisesti järjestelmän käyttöönottoon ja toteutukseen yhdessä toimittajien kanssa ja sen jälkeen edelleen kehittämiseen ja järjestelmän tukeen ja koulutukseen.

Nykyisten hankintarenkaan käytössä olevien toimimattomien potilastietojärjestelmien kustannuksen on arvioitu olevan 45 miljoonaa euroa vuodessa ilman merkittäviä investointeja. Toteutuksen ja käyttöönottojen jälkeen vuosittainen kokonaiskustannus on noin 43 miljoonaa euroa vuodessa (noin 1,4 % hankinnassa mukana olevien yksiköiden sosiaali- ja terveydenhuollon yhteenlasketuista 3,1 miljardin euron vuosittaisista kokonaiskuluista).

Analyysin perusteella investointi maksaa itsensä takaisin 7 vuodessa.

Hankkeen teettämän kustannushyötyanalyysin (päivitetty syksyllä 2015) mukaan yhteinen palveluhankinta tulee halvemmaksi kuin nykyinen kustannusrakenne. Kaikkiin tietojärjestelmäkäyttöönottoihin sisältyy tuottavuuslaskua ensimmäisten kuukausien aikana, kun järjestelmän käyttöön ei vielä ole totuttu ja siihen kouluttaudutaan. Tämä on huomioitu hankkeen kustannushyötylaskelmassa.

 

Miten kustannukset jakautuvat kuntien ja HUS:n välillä?

Hankinnan aikaiset kustannukset jaetaan siten, että HUS maksaa puolet ja kunnat toisen puolen väkilukujensa suhteessa. Toteutus- ja käyttöönotto koko alueelle maksetaan Oy Apotti Ab:n omistusten mukaisessa suhteessa (HUS 46 %, HKI 38 %, Vantaa 13 %, Kirkkonummi 2,5 % ja Kauniainen 0,5 %). Lopullinen ylläpidon ja tuen kustannusten jako täsmentyy hyvissä ajoin ennen järjestelmän käyttöönottoa.

Viroon on hankittu terveydenhuollon tietojärjestelmä 10 miljoonalla, miksi meillä ei päästä samaan?

Virossa toteutettiin erittäin tehokkaasti ja hyvin keskitetty tiedonvälitys- ja arkistointipalvelu, mikä ei ole potilastietojärjestelmä. Täten Viron palvelua ei voi verrata Apotti-hankkeen kohteeseen eli operatiiviseen asiakas- ja potilastietojärjestelmään, missä asiakas- ja potilastietokanta on yksi osa järjestelmää. Myös Virossa on sairaaloilla ja terveydenhuollon yksiköillä käytössään erilliset operatiiviset potilastietojärjestelmät. 

”Viron järjestelmä” on käsitteenä lähellä valtiovarainministeriön palveluväylähanketta. Kansallinen palveluväylä on tiedonvälityskonsepti, jossa eri toimintaympäristöjen palveluiden tarvitsema tieto on saatavilla avointen rajapintojen yli kaikille tietoa tarvitseville palveluille. Kukin palveluväylään liitetty järjestelmä hallitsee omia tietojaan. Palveluväylä itsessään ei tee mitään, vasta siihen liitetyt palvelut muodostavat toimivan kokonaisuuden. Asiakas- ja potilastietojärjestelmä sen sijaan on potilastietojen tallennuspaikan, laajan toiminnanohjausjärjestelmän ja sähköisen asioinnin monipuolinen kokonaisuus. Se muun muassa tukee ammattilaisia työssään, auttaa potilaita itsehoidossa, toimii johdon tukena toiminnan kehittämisessä jne.

Suomessa kansallisen palveluväylän rakentamista aloitetaan parhaillaan pilottihankkeilla. Lisää tietoja palveluväylästä löytyy valtionvarainministeriön sivuilta. Apotti-järjestelmä liitetään kansalliseen palveluväylään.

Mitä Apotissa tapahtuu seuraavaksi?

Missä vaiheessa hanke on nyt?

Apotti-hanke on edennyt suunnitellussa aikataulussa toteutus- ja käyttöönottovaiheeseen. Syyskuussa 2017 käynnistyivät sovellustestaukset. Järjestelmän rakentaminen alkoi vuoden 2016 lopulla, jolloin myös ensimmäiset startupit valittiin mukaan Apotin ekosysteemiin.

Järjestelmätoimittaja Epic Systems Corporationin kanssa allekirjoitettiin hankinta-, toimitus- ja palvelusopimukset huhtikuussa 2016. Käyttöpalveluiden tarjouskilpailun voitti Fujitsu Finland Oy syksyllä 2016. Palveluna hankittavat konesalit, pilvipalvelut ja kaikki asiakas- ja potilastieto tulevat sijaitsemaan Suomessa.

Kevällä 2016 aloitettu Oy Apotti Ab:n laaja rekrytointi toteutus- ja käyttöönottovaiheen resursoimiseksi on saatu päätökseen. Oy Apotti Ab:ssä työskentelee muun muassa asiakasorganisaatioiden valitsemat 65 Apotti-asiantuntijaa, joista moni tekee edelleen osan viikosta töitä kunnissa ja HUS:ssa, sekä sovelluskehittäjiä, joiden kanssa yhteistyössä toteutetaan järjestelmän mukautusta asiakasorganisaatioiden tarpeiden perusteella. Apotti-järjestelmästä tulee siis todella käyttäjiensä näköinen järjestelmä, joka palvelee tulevaisuudenkin tarpeita.

Järjestelmän toteutuksen yhteydessä toiminnan muutoksen edellyttämät ominaisuudet toteutetaan järjestelmään pääosin omana toimintana järjestelmän mukautustyökaluilla ja ne koulutetaan käyttäjille käyttöönoton aikana.

Miten järjestelmä mukautetaan suomalaisiin tarpeisiin?

Terveydenhuollon toiminta on ammattilaisen ja potilaan kannalta hyvin samankaltaista kaikissa länsimaissa. Toiminnan muutoksen toteuttamisessa voidaan hyödyntää Epicin sisältämää laajaa valmista sisältöä, jonka Epicin asiakaskunta on yhdessä Epicin kanssa kehittänyt. Siihen kuuluu kattava kokoelma:
• näkymiä
• työnkulkuja
• raportteja
• määräyspaketteja
• lomakkeita
• päätöksentuen logiikkaa
• jne.

Esimerkiksi Tanskassa, jossa erikoissairaanhoito on julkisomisteista samaan tapaan kuin meillä, on pystytty hyödyntämään noin 80 % Epicin valmiista sisällöstä sellaisenaan, luonnollisesti tanskan kielelle käännettynä.

Keskeistä on, että Epic-järjestelmässä valmista sisältöä voidaan mukauttaa ja luoda itse niiltä osin kuin prosessit ovat erilaisia.

Erilaisia valmiita raportteja on Epicin Userwebissä käyttäjäorganisaatioiden ilman veloitusta toisilleen jakamana noin 80 000 kappaletta. Epic mahdollistaa oman keskinäisen vertailutiedon lisäksi myös kansainvälisen benchmark-vertailun.

Muut kysymykset

Miten on varmistettu, että Epicin rajapinnat ovat avoimia?

Hankinnan yhteydessä on yksityiskohtaisesti määritelty ja vaadittu toteutettavaksi rajapinnat tarkoituksenmukaisiin kansallisiin, alueellisiin ja organisaatiokohtaisiin järjestelmiin. Näiden rajapintojen käyttö ja tietosisältö on maksutta tilaajan hallinnassa.

Tämän vaaditun perustason lisäksi Epic-järjestelmän rajapintateknologiat ja niiden toiminnallinen laajuus on arvioitu yhteistyössä VTT:n kanssa ns. AAP (Apotti Avoimet Rajapinnat) -arviointiosuudessa. Hankintarenkaan asiantuntijoiden toteuttama arvioinnin pisteytys perustuu keskeisiin käyttötapauksiin ja niistä toteutettuihin demonstraatioihin.
Avointen rajapintojen vaatimus on Apotti-hankkeen hankintaprosessissa tarjouspyynnön liitteessä B13 määritelty seuraavasti:

”Avoimen palvelurajapinnan kautta kolmannen osapuolen toteuttamille sovelluksille mahdollistetaan tietoturvallinen ja tapauskohtaisesti konfiguroitavissa oleva yhteys Järjestelmän tietoihin. ”Avoimella” tarkoitetaan tässä sitä, että Apotti-organisaatio voi vapaasti (Järjestelmän toimittajasta riippumatta) hyödyntää rajapintaa siirtämään tietoja Järjestelmän ja muiden sovellusten ja sovelluskomponenttien kanssa. AAP-rajapinnan tulee toteuttaa seuraavissa kappaleissa kuvatut vaatimukset. Avoimen rajapinnan kutsut voidaan varmentaa tarkoituksenmukaisesti tunnistamalla rajapintoja käyttävät sovellukset ja sovelluksia käyttävät henkilöt.”

Apotti-hankkeessa saadaan siten laajat rajapinnat tilaajaorganisaation tavoitteen mukaiseen käyttöön.

Tietojärjestelmätieteessä käsite ”avoimet rajapinnat” voidaan määritellä myös vaihtoehtoisella tavalla, jossa prioriteettinä pidetään käyttäjäorganisaation ulkopuolisten, jopa käyttäjäorganisaatiolle tuntemattomien kolmansien osapuolten mahdollisuutta saada vapaasti käyttöönsä järjestelmän rajapintakuvaukset ja rajapinnat. Näiden rajapintojen kautta kolmas osapuoli voi, ilman järjestelmän omistajaorganisaation tukea tai lupaa, ohjelmoida suoraan tuotantojärjestelmään liittyviä ohjelmistokomponentteja tai hyödyntää sen tietovarantoja. Täysin avoimen ohjelmistolaboratorion avaaminen asiakas- ja potilastietoa sisältävissä ja toimintakriittisissä järjestelmissä ei kuitenkaan koskaan tapahdu avaamalla pääsyä suoraan tuotantoympäristöön tai sen kaikkiin rajapintoihin.

Tämän laajemman määritelmän mukainen kokeiluun ja kolmansien osapuolten tuotekehitykseen tarkoitettu ns. sandbox-ympäristö on kuitenkin mahdollista rakentaa Epic-alustan pohjalle, ja tällaisen ympäristön hyödyntämisestä on myös esimerkkejä Epiciä käyttävillä asiakkailla. Tällöin on oleellista, että julkiseen käyttöön avatut rajapinnat ja tietosisällöt valitaan ja rajataan huolellisesti ja niistä suodatetaan pois esimerkiksi kaikki luottamuksellinen potilastieto. Näin toimittaessa kaikille avoimet rajapinnat ovat toiminnaltaan ja tietosisällöltään rajatumpia kuin varsinaiset tuotantoympäristön sisäiset rajapinnat, eikä niiden kautta pysty esimerkiksi henkilötiedon sokkoutuksen purun kautta pääsemään käsiksi luottamuksellisiin potilastietoihin.

Edellä mainitun lisäksi tarjouspyyntömateriaaliin liittyy rajapintamäärityksiä, jotka ovat julkisuuslain mukaan salassa pidettäviä tietoturvallisuusperusteella asiakas- ja potilastietoa tietoa käsittelevän nykyisen tuotantoympäristön suojelemiseksi. Nämä ovat siis olemassa olevien järjestelmien kuvauksia.

Miten järjestelmän ylläpito ja IT-tuki järjestetään?

Lähituki on kuntien ja HUS:n omissa organisaatioissa. Oy Apotti Ab vastaa tuesta, jos lähituki ei pysty auttamaan. Mikäli halutaan mukauttaa järjestelmää uudella tavalla tai liittää kokonaan uusia järjestelmän osia kokonaisuuteen, vastaa Oy Apotti Ab niiden toteuttamisesta. Käyttäjäorganisaatiot voivat tehdä itse esimerkiksi uusia raportteja ja näkymiä.

Palveleeko Apotti luotettavasti myös todella suurilla käyttäjämäärillä?

Käyttäjien keskuudessa on noussut esiin kysymys, riittääkö Apotti-järjestelmän kapasiteetti varmasti erikoissairaanhoito–perusterveydenhuolto–sosiaalihuolto -laajuiseen toimintaan. Vastaus on yksiselitteinen: skaalautuminen ei ole Apotti-järjestelmälle haaste.

Apotti ei suinkaan ole järjestelmätoimittaja Epicin käyttäjämääriltään suurin asiakas. Epicin suurimmalla asiakkaalla, Kaiser Permanentella, on noin 177 000 käyttäjää, eli lähes yhtä paljon kuin Suomen sote-ammattilaiset yhteensä.

Järjestelmän skaalautumista on myös testattu erinomaisin tuloksin, sekä Suomessa että Tanskassa.


Etkö löytänyt vastausta kysymykseesi? Lähetä palautetta »