Uppföljning av projektet

Projektet Apotti inleddes år 2012 och enligt riktlinjerna skulle det klient- och patientdatasystem som utarbetas inom projektet bestå av ett kärnsystem samt kompletterande specialsystem. Dessa system integreras till en sammanhängande helhet där man fäster vikt vid att säkerställa samanvändning av data samt öppna gränssnitt.

Kärnsystemet upphandlades genom förhandlat förfarande åren 2013–2016. Projektets ledningsgrupp valde Epic Systems Corporation till systemleverantör genom ett beslutsförslag i augusti 2015.

Planering 2012−2013

Planeringsskedet inleddes 2012. Då lades grunden för projektet och dess målsättningar, tidtabeller och resurser fastslogs.

Upphandling 2013-2016

Under upphandlingsskedet valdes Epic Systems Corporation till Apottis systemleverantör och Fujitsu Finland Oy valdes till leverantör för användartjänsterna, till exempel maskinsalstjänsterna.

90%
Definition 2013-2018

Under hela processen har systemets användare haft en viktig roll. Tusentals anställda från social- och hälsovården samt andra experter och användare har deltagit i projektet.

75%
Genomförande 2016-2020

För närvarande anpassas och testas det färdiga systemet enligt de godkända definitionerna. Systemet integreras också i andra datasystem.

10%
Lansering 2018-2020

Apottis datasystem lanseras i tre olika skeden. Den första lanseringen sker i november 2018 i Vanda och HUS-Pejas.

 

För närvarande genoms och lanseras projektet

Under genomförandet och lanseringen anpassas det färdiga systemet till projektorganisationernas behov. Vi är beredda på stora funktionella förändringar när systemet tas i bruk. Under lanseringen satsar vi därför särskilt på att bygga upp en god verksamhetsberedskap i projektorganisationerna.De viktigaste uppgifterna under genomförandet är att:

  • anpassa det färdiga systemet till kundernas behov (till exempel hundratals arbetsflöden, ordinationspaket och vårdrekommendationer)
  • integrera flera olika system i de nationella och regionala systemen samt i klientsystemen
  • genomföra tekniska miljöer
  • validera översättningar och terminologi
  • genomföra testningar
  • planera och igångsätta den organisation som ansvarar för systemets underhåll och stöd

Under genomförandet ser vi till att de egenskaper som verksamhetsförändringen förutsätter och att de principer som styr förändringen förverkligas både för varje enskild funktion och för helheten. Under genomförandet byggs även de systemfunktioner som behövs för att systemet ska vara till nytta och som identifierats genom en nyttoanalys. Dessutom kommer man överens om de gemensamma servicemodellerna.

Systemet bearbetas på ett agilt sätt

I datasystemet Epic, som valts till att utgöra kärnan i systemet, ingår färdiga arbetsflöden och innehåll – utgående från bästa praxis bland Epics över 300 kunder. Dessa har varit avgörande för att arbetet ska löpa smidigt. För yrkespersoner inom social- och hälsovården är det betydligt enklare att kommentera färdiga exempel än att definiera olika funktioner från noll.

En annan detalj som möjliggör ett smidigt och agilt arbete är att programutvecklarna och yrkespersonerna från social- och hälsovården dagligen arbetar i samma team och kommunicerar ansikte mot ansikte och inte bara via olika dokument.

Införandet av systemet inleds i slutet av 2018 och pågår till slutet av 2020

Första lanseringen genomförs 9–11.11.2018 inom primärvården och en del av socialvårdstjänsterna i Vanda samt i HUS Pejas sjukhus. De övriga socialvårdstjänsterna i Vanda kommer att inkluderas i systemet under följande lanseringsfas.