Hankkeen seuranta

2012
2013
2014
2015
2016
2017
2018
2019
2020
2021
Suunnittelu
2012−2013 / 100 %
Hankinta
2013-2016 / 100 %
Määrittely
2013-2018 / 90 %
Toteutus
2016-2020 / 75 %
Suunnitteluvaihe, 2012−2013
Edistyminen: 100 %
100 %

Esisuunnitteluvaiheessa luotiin perusta hankkeelle ja määriteltiin hankkeen alustavat tavoitteet, sovittiin hankkeen kumppanuuksista, organisoinnista ja hallintakäytännöistä.

Suunnitteluvaiheen alussa täsmennettiin hankkeen tavoitteet, aikataulut ja resurssit. Lisäksi suunniteltiin ja valmistauduttiin hankkeen toteutukseen yksityiskohtaisesti. Suunnitteluvaiheessa valmisteltiin neuvotteluissa tarvittavat materiaalit, sovittiin yhteisesti kehitettävät prosessit ja järjestelmän mahdollistama tuki niille. Lisäksi suunniteltiin ja sovittiin järjestelmän käyttöönottoaikataulu.

Suunnitteluvaiheessa tehtiin myös useita selvityksiä, analyyseja sekä tapaamisia ja vierailuja niin sosiaali- kuin terveydenhuollon organisaatioihin:

  • markkinatilanteen tarkempi selvitys
  • lähialueet selvitys (Viro, Ruotsi, Norja, Tanska)
  • KLAS ja Gartner analyysit
  • kohdevierailut (Viro, Tanska, Espanja, Saksa, USA)
  • kongressit ja toimittajatapaamiset (HIMMS ja WOHIT)
  • muut vertailuhankkeet kaikkialla länsimaissa (muun muassa NHS:n viimeaikaiset suuret kilpailutukset, esimerkiksi NHS Skotlanti)
  • Open source EMR tarjonta
  • vierailut ja selvitykset koskivat myös sosiaalihuoltoa
  • kaksi ilmoitusta teknisestä vuoropuhelusta eri painotuksilla (yli 30 kiinnostunutta)
Hankintavaihe, 2013-2016
Edistyminen: 100 %
100 %

Järjestelmähankinta toteutettiin neuvottelumenettelyllä. Ensimmäisellä neuvottelukierroksella keväällä 2014 oli mukana neljä järjestelmätarjoajaa ja toisella kierroksella 2014−2015 kaksi. Hankkeen ohjausryhmän päätösehdotus oli 17.8.2015, että hankkeen järjestelmätoimittajaksi valitaan Epic Systems Corporation.

Päätösehdotus perustui pisteytykseen, joka määräytyi ratkaisujen laadullisten ominaisuuksien sekä hinnan perusteella. Ohjausryhmän päätösehdotus hyväksyttiin hankintarenkaassa syksyn 2015 aikana. Päätöksentekoon liittyvät perustelumuistiot löytyvät Päätöksenteko-sivuilta.

CGI Suomi Oy valitti tehdyistä hankintapäätöksistä markkinaoikeuteen 5.11.2015. Apotti-hanke ei saanut markkinaoikeudelta hakemaansa täytäntöönpanolupaa toimittajan tekemän valituksen käsittelyaikana. Markkinaoikeus hylkäsi CGI Suomen valituksen ja Apotti teki hankintasopimuksen Epicin kanssa 21.4.2016.

Järjestelmän käyttämiseksi tarvittavien käyttöpalveluiden, kuten konesalipalveluiden kilpailutus käynnistyi 28.8.2015. Oy Apotti Ab:n Hankintayksikkö valitsi osallistumishakemusten perusteella neuvotteluihin kolme toimittajaa: Capgemini Finland Oy:n, Fujitsu Finland Oy:n ja Hewlett-Packard Oy:n. Käyttöpalveluiden kilpailutuksen voitti Fujitsu Finland Oy. Sopimus allekirjoitettiin 30.9.2016.

Apotin hankintastrategiset linjaukset:

  • asiakas- ja potilastietojärjestelmä koostuu ydinjärjestelmäkokonaisuudesta sekä sitä täydentävistä erityisjärjestelmistä, jotka integroidaan yhtenäiseksi kokonaisuudeksi tietojen yhteiskäyttö ja avoimet rajapinnat varmistaen
  • hankinta toteutetaan järjestelmähankintana ja erillisenä käyttöpalveluhankintana
  • järjestelmähankinnassa haetaan päävastuullista toimittajaa tai toimittajayhteenliittymää, joka vastaa mahdollisimman laajasta, yhtenäisestä järjestelmäkokonaisuudesta ja siihen liittyvistä järjestelmäpalveluista
  • järjestelmäkokonaisuus muodostuu markkinoilla olevista alan kehittyneistä tuotteista, jotka ovat joustavasti muokattavissa
  • järjestelmäkokonaisuutta voidaan täydentää tarvittaessa erillishankinnoilla ja sillä voi olla useita toimittajia
  • järjestelmähankinta toteutetaan neuvottelumenettelyllä
  • hankittavien järjestelmien ja palveluiden hallinta toteutetaan keskitetysti
Määrittelyvaihe, 2013-2018
Edistyminen: 90 %
90 %

Apotissa on kyse laaja-alaisesta toiminnanmuutoshankkeesta, ei vain järjestelmähankinnasta. Hankkeessa mukana olevien kuntien ja HUS:in hankintastrategiassa määriteltiin, miten hankinta tehdään ja millaisia asioita uudelta ratkaisulta haettiin.

Vaatimusten määrittely

Perusteellisen vaatimusmäärittelyvaiheen aikana luotiin hankkeen toiminnallisuuskartta ja ensimmäinen vaatimusmäärittelyversio, joka sisälsi toiminnalliset vaatimukset, mukautettavuus- ja käytettävyysvaatimukset – yhteensä yli 6000 vaatimusriviä. Toiminnalliset vaatimukset kerättiin pääosin laaja-alaisissa terveyden- ja sosiaalihuollon työpajoissa, joita pidettiin yli sata kappaletta. Niihin osallistui yli 200 ammattihenkilöä. Lisäksi luotiin tuotevertailuja varten yli 600 sivua käyttäjätarinoita ja selvitettiin esimerkiksi säädöksiin liittyviä vaatimuksia, kansallisia vaatimuksia, sekä sosiaali- ja terveydenhuollon integrointiin liittyviä tekijöitä.

Määrittelytyön kuluessa päätettiin toiminnan muutoksen periaatteiksi:

  1. Asiakaslähtöinen toiminta
  2. Yhtenäiset toimintatavat
  3. Kustannustehokas ja laadukas toiminta
  4. Tiedolla johtaminen ja tiedon hyödyntäminen
  5. Tyytyväiset käyttäjät
  6. Uudet innovatiiviset toimintatavat

Määrittelyissä varmistettiin, että määrittelyihin sisältyi toiminnan muutoksen edellyttämät, ja sitä tukevat vaatimukset esimerkiksi sähköisen asioinnin ja tiedolla johtamisen suhteen. Sosiaalihuollon prosessien geneerinen toteutusmalli suunniteltiin sisältäen rakenteet toiminnan ohjaukseen, seurantaan sekä laadun ja vaikuttavuuden mittaamiseen.

Sisällön suunnittelu

Käyttäjät ovat olleet keskeisessä roolissa kaikissa vaiheissa koko prosessin ajan. Määrittelytyön lisäksi hankintavaiheen laajoihin tuotevertailuihin ja testaamiseen osallistui noin 250 Apotin jäsenorganisaatioiden sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaista ja muuta asiantuntijaa. Osallistujia oli muun muassa seuraavista ammattiryhmistä: hoitajat, lääkärit, johdon ja hallinnon edustajat, sosiaaliohjaajat, sosiaalityöntekijät ja tietohallinnon edustajat. Käyttäjät ovat olleet keskeisessä roolissa kaikissa vaiheissa koko prosessin ajan.

Syksyn 2016 aikana järjestettiin Linjaustilaisuuksia, joihin kutsuttiin tuhansia sote-ammattilaisia tekemään linjauksia siitä, miten sosiaali- ja terveydenhuollon työnkulut mukautetaan Apotti-järjestelmään. Muokkausta vaativat työnkulut tuotiin saadun palautteen perusteella uudestaan näytille vuoden 2017 aikana, jolloin ne tarkastettiin ja varmistettiin, että ne ovat soveltuvia Apotti-organisaatioiden ympäristöissä käytettäviksi.

Linjaustilaisuuksien valmistelutyön tehneet, HUS:sta ja kunnista valitut Apotti-asiantuntijat jatkavat tiivistä yhteistyötä eri alojen asiantuntijoiden kanssa koko hankkeen ajan. Sisältöjen muokkausta tehdään lähes käyttöönottohetkeen saakka.

Kokonaisuutena tähän mennessä hankkeeseen on osallistunut tuhansia sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöä sekä muita asiantuntijoita ja loppukäyttäjiä.  Mukana on ollut myös hankkeen ulkopuolisia tahoja, kuten VTT, Tampereen Yliopiston tietojärjestelmätieteen laboratorio, Aalto-yliopiston käytettävyyslaboratorio, Kehitysvammaliitto sekä kansalaiskäyttäjistä koottu testiryhmä.

Toteutusvaihe, 2016-2020
Edistyminen: 75 %
75 %

Apotti-järjestelmä toteutetaan ja testataan hyväksyttyjen määrittelyjen pohjalta. Järjestelmän käyttöönotossa varaudutaan suureen toiminnalliseen muutokseen ja siksi projektissa panostetaan erityisesti toimintavalmiuden luomiseen asiakasorganisaatioissa.

Toteutuksen ja käyttöönoton keskeisimpiä tehtäviä ovat:

  • valmisjärjestelmän mukautus asiakkaiden tarpeisiin (esimerkiksi satoja työnkulkuja, määräyspaketteja ja hoitosuosituksia)
  • lukuisten järjestelmäintegraatioiden toteuttaminen kansallisiin, alueellisiin ja asiakaskohtaisiin järjestelmiin
  • teknisten ympäristöjen toteuttaminen
  • käännöstyön ja terminologian validointi
  • testaukset
  • järjestelmän ylläpito- ja tukiorganisaation suunnittelu ja käynnistys
  • koulutukset
  • vanhan asiakas- ja potilastiedon siirtäminen Apotti-järjestelmään.

Toteutusta tehtäessä varmistetaan, että toiminnan muutoksen edellyttämät ominaisuudet ja ohjaavat periaatteet toteutetaan kunkin toiminnallisuuden sekä kokonaisuuden suhteen. Hyötyanalyysissä tunnistettujen hyötyjen vaatimat järjestelmätoiminnallisuudet rakennetaan toteutuksen yhteydessä. Lisäksi sovitaan yhteiset palvelumallit mukaan lukien seuranta ja asiakkaiden segmentaatiomallit.

Toteutuksen rinnalla viimeistellään teknisen ja toiminnallisen käyttöönoton suunnitelmat. Lisäksi koulutetaan tämän hetkisen arvion mukaan noin 35 000 työntekijää käyttämään asiakas- ja potilastietojärjestelmää.

Järjestelmän käyttöönotot alkavat vuoden 2018 lopulla ja ne jatkuvat vuoteen 2020 saakka. Ensimmäinen käyttöönotto toteutetaan 9.-11.11.2018 Vantaan perusterveydenhuollossa ja osassa sosiaalihuollon palveluja sekä HUS:n Peijaksen sairaalassa. Loput Vantaan sosiaalihuollon palvelut otetaan käyttöön seuraavan käyttöönoton yhteydessä.

Käyttäjien koulutuksessa keskitytään sujuvan käytön oppimisen lisäksi toiminnan muutoksen edellyttämiin järjestelmän käyttötapoihin ja toimintamalleihin. Käyttötapoja ja toimintamalleja ovat esimerkiksi Epic-järjestelmän rakenteinen kirjaaminen, sähköisen asioinnin toimintamallit ja toiminnan ohjauksen elementit. Näiden toteutumista johdetaan ja seurataan käyttöönoton jälkeen.

Toteutus- ja käyttöönottovaiheen tavoitteena on jakaa asiakasorganisaatioiden käyttöönotto selkeisiin kokonaisuuksiin. Vaihe päättyy järjestelmän hyväksyttyihin käyttöönottoihin.