Hankinta

Uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta käynnistyi syksyllä 2013. Silloin pääkaupunkiseudun kunnat (Helsinki, Kauniainen, Kirkkonummi, Vantaa) ja HUS muodostivat hankintarenkaan, jossa yhtenä sopijapuolena on myös KL-Kuntahankinnat Oy. Asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintamenettely alkoi 30.8.2013,  kun pyyntö osallistumishakemusten jättämiseen julkaistiin.

Kukin hankintarenkaan jäsen on oma hankintayksikkönsä. Jokainen hankintayksikkö on tehnyt erikseen päätöksensä osallistumisestaan hankintaan. Kunnat, HUS ja KL-Kuntahankinnat Oy tekevät myös päätöksen neuvotteluihin otettavista tarjoajista, mahdollisista välikarsinnoista ja lopuksi vielä itse hankinnasta.

Hankinnan aikaiset kustannukset jaetaan siten että HUS maksaa puolet ja kunnat toiset puolet väkilukujensa suhteessa. Toteutus- ja käyttöönotto koko alueelle maksetaan Oy Apotti Ab:n omistusten mukaisessa suhteessa (HUS 46 %, HKI 38 %, Vantaa 13 %, Kirkkonummi 2,5 % ja Kauniainen 0,5 %). Lopullinen ylläpidon ja tuen kustannusten jako täsmentyy hyvissä ajoin ennen järjestelmän käyttöönottoa. Tähän mennessä hankinnan määrittely- ja suunnittelutyöhön, hankintaprosessiin sekä tuotevertailuun on osallistunut 500 ammattilaista.

Hankintamenettelyn eteneminen 2013−2016

Syksyllä 2013 hankinnan käynnistyessä laadittiin yhdessä mukana olevien kuntien ja HUS:n yhteinen hankintastrategia, jossa määriteltiin miten hankinta tehdään ja millaisia asioita uudelta ratkaisulta haettiin. Hankinta tehtiin  neuvottelumenettelyllä. Ensimmäisessä vaiheessa toimittajat jättivät osallistumishakemuksensa määräaikaan 4.11.2013 mennessä. Hankinta toteutettiin päätettyjen strategisten linjausten mukaisesti. Toimittajaksi valikoitui taho, joka täytti parhaiten strategiassa määritellyt kriteerit.

Hankintamenettelyn viimeisessä vaiheessa jäljellä olivat tarjoajat CGI Suomi Oy ja Epic Systems Corporation. Ohjausryhmän päätösehdotus oli 17.8.2015, että hankkeen järjestelmätoimittajaksi valitaan Epic Systems Corporation. Päätösehdotus perustui pisteytykseen, joka määräytyi ratkaisujen laadullisten ominaisuuksien sekä hinnan perusteella. Laadullisia ominaisuuksia olivat ratkaisun käytettävyys, toiminnallisuus, laajuus, avoimuus ja ylläpidettävyys sekä tarjoajan käyttöönottokyky. Valinnassa laatukriteereillä oli 60 prosentin ja vertailuhinnalla 40 prosentin painoarvo.

Ohjausryhmän päätösehdotus hyväksyttiin hankintarenkaassa syksyn 2015 aikana. Järjestelmän käyttämiseksi tarvittavien käyttöpalveluiden, kuten konesalipalveluiden kilpailutus käynnistyi 28.8.2015. Oy Apotti Ab:n käyttöpalveluiden kilpailutukseen saapui määräaikaan 16.10.2015 mennessä seitsemän osallistumishakemusta. Hankintayksikkö valitsi osallistumishakemusten perusteella neuvotteluihin kolme toimittajaa: Capgemini Finland Oy:n, Fujitsu Finland Oy:n ja Hewlett-Packard Oy:n.

CGI Suomi Oy valitti tehdyistä hankintapäätöksistä markkinaoikeuteen 5.11.2015. Apotti-hanke ei saanut markkinaoikeudelta hakemaansa täytäntöönpanolupaa toimittajan  tekemän valituksen käsittelyaikana. Markkinaoikeus hylkäsi CGI Suomen valituksen 21.3.2016. Näin ollen Apotti pääsee jatkumaan seuraavaan vaiheeseen, jossa ensin tehdään lopullinen hankintasopimus Epicin kanssa ja sen jälkeen edetään nopeasti toteutus- ja käyttöönottovaiheeseen.

 

Päätöksenteon taustamateriaalit

Virallinen tarjouspyyntömateriaali 24.4. 2015 (lukuun ottamatta salassapidettäviä liitteitä 22 ja 44, JulkL 24 § 1 mom 7)

Hankintamenettelydokumentit 16.9.2015

Hankintamenettelydokumentit 28.8.2015

Hankintamenettelydokumentit 30.8.2013

Oy Apotti Ab: Asiantuntijapalvelut – Puitejärjestely 17.10.2016

Verkko-oppimisympäristö

Sähköisen oppimisympäristön palvelut

Ulkoinen päätöksenteon tuki

SMS Gateway –hankintamateriaali

eKirje –palvelun hankintamateriaali